Im Rahmen des Digiscouts?-Projekts haben die drei Azubis Dana, Medina und Manuel bei TELE 5, einem privaten Fernsehsender beschlossen, die interne und externe Kommunikation zu optimieren.
Im Gespr?ch mit dem Digiscouts-Team von TELE 5 ?ber das Projekt habe ich erfahren, was sich hinter der Idee ?der Optimierung der internen und externen Kommunikation? verbirgt und was die Azubis am meisten gelernt haben.
Damals ? ?ber die Ausgangssituation und Inspiration zum Projektvorhaben
Der Arbeitsalltag von TELE 5 wurde fr?her von Slack, einem webbasierten Instant-Messaging-Dienst zur Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen, begleitet. Dieses dient der internen wie externen Kommunikation und dem Datenaustausch, zum Beispiel mit Dienstleistern f?r die Produktion von Clips, f?r Programmierungen, Filmschnitte, Jugendschutzabstimmungen etc. Da Slack aber ohne klare Kommunikationsstrukturen und -Regeln ? in Sachen Austauschorganisation ? genutzt wurde, entstand mit der Zeit ein Durcheinander und eine Un?bersichtlichkeit. So kamen die Azubis auf die Idee, die Kommunikation und den Datenaustausch in Microsoft Teams zu ?bertragen. Motivation und Ziel waren: durch die Migration in Microsoft-Teams die Kommunikation und den Datenaustausch zu strukturieren und damit nachhaltig sowie ?bersichtlicher zu gestalten. Zudem verf?gte das Unternehmen ?ber vorhandene Lizenzen f?r Microsoft Office 365, das bedeutete keine zus?tzlichen Kosten. Im Gegensatz, es ergab sich sogar Einsparpotential, durch das zuk?nftige Wegfallen der Lizenzkosten f?r Slack. Der Vorteil des Tool-Umzuges lag vor allem darin, dass zuk?nftig die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, gleichzeitig an einem Dokument arbeiten k?nnen. Dateien werden direkt sortiert und ?bersichtlich in einem gesonderten Reiter abgelegt. Durch das Einbinden der weiteren Funktionen aus dem Office-Paket ergab sich zus?tzlich die M?glichkeit, die Projektzusammenarbeit intern wie mit den Externen noch effizienter und transparenter zu gestalten.
Ein Perspektivwechsel und Res?mee der Betreuerinnen
Arbeitsnahe Lernerfahrungen ? Eigendynamiken von Projekten, Grenzen erleben und nachhaltige Erkenntnisse gewinnen
Das Projekt ist mit gro?er Euphorie gestartet und voller Begeisterung ging es an die ersten Schritte. Die Auszubildenden machten sich schnell und proaktiv auf die Suche nach den einzelnen Bed?rfnissen der Mitarbeitenden in Bezug auf Digitalisierung bzw. Erleichterung durch Digitalisierung. Es waren auch zeitnah gewisse Themen im Fokus. Hier fand ein regelm??iger Austausch mit den Ausbildern statt und das Projektvorhaben war schl?ssig und nachvollziehbar. Das Feedbackgespr?ch mit RKW Coach Josef Wissinger war ebenfalls sehr hilfreich, erz?hlen die Betreuerinnen. Dieses gab Gelegenheit, durch externe Augen das Projektvorhaben der Azubis und die Umsetzung, mit Blick auf den zeitlichen Aufwand pr?fend zu hinterfragen.
Wir als Betreuerinnen haben uns hier sehr zur?ckgehalten, das Ziel war f?r uns, den Auszubildenden freie Hand zu geben. In der Umsetzungsphase merkten wir jedoch, dass die Kommunikation von Seiten der Auszubildenden geringer wurde. Nach einigem Nachhaken wurde klar, dass es ein zu gro?er Umfang f?r ein Digiscouts-Projekt ist und die Azubis in eine Art ?berforderung schlitterten. Tina Siglreithmayr, Senior Sales Projektmanagerin.
R?ckblickend betrachtet wurden f?r diese ?berforderung drei Aspekte genannt: das erste eigenst?ndige Projekt mit all seinen T?cken, ein zu gro?er zeitlicher Aufwand und zu wenig gezieltes Fachwissen. Im gemeinsamen Gespr?ch mit den Auszubildenden wurde die Projektumsetzung rekapituliert. Was die Azubis bisher geleistet hatten, das eigendynamische Wachsen von Komplexit?ten im Projekt und der damit einhergehende (neue) Zeitaufwand. Die Azubis gewannen so eine neue Sichtweise auf ihr Projekt aber auch die Akzeptanz, an dieser Stelle ihr Digiscouts?-Projekt als ?umgesetzt und abgeschlossen? anzuerkennen. Erleichterung, Zufriedenheit und Freude auf die Abschlussveranstaltung stellte sich seitens der Azubis wieder ein.
Es kann auch manchmal f?r das Unternehmen die bessere L?sung sein, ein Projekt mit einem Zwischenergebnis zu beenden ? wenn etwa der Punkt der Nicht-Machbarkeit ? aufgrund der Komplexit?t und Umfangs ? f?r Azubis erreicht ist. Es war ein ?Lernen am Modell? m?glich, was den Azubis erlaubt zuk?nftig in der ?echten Arbeitswelt? Gefahren und T?cken von Projekten rechtzeitig zu erkennen und entsprechend professionell zu handeln.
Trotz, oder (vielleicht) gerade wegen des nicht ?bilderbuchreifen Projektverlaufs? verbuchen die Betreuerinnen und Azubis ihr Digiscouts?-Projekt als Erfolg. Hier d?rfen Auszubildende ihre Lernerfahrungen, was Projektabwicklungen betrifft, machen. Sie erhalten die M?glichkeit mit Schwierigkeiten, aber auch Erfolgen umzugehen und aus diesen zu lernen. Es wird ihren Arbeitsalltag dahingehend ver?ndern, dass diese Lernerfahrungen mit eingebracht werden, fassen Siglreithmayr und Wiedemann zusammen.
Was wir mitnehmen ist: die Begeisterung, dass Azubis die M?glichkeit haben solche Lernerfahrung zu machen und eigene ?berlegung unsere k?nftigen Azubis auch in Projektmanagement-Einheiten zu schulen. Wir sind sehr stolz auf unsere Azubis, wir sehen alles im Rahmen des Projekts Entstandene als vollen Erfolg und freuen uns, dass wir Teil des Projektes sein durften. Irene Wiedemann, HR Managerin.