Was oder besser gesagt, welche Prozesse lassen sich digitalisieren, wenn das eigene Ausbildungsunternehmen ein innovatives Software-Unternehmen ist, das mit dem Slogan ?Your Partner for digital Transformation? wirbt? Auf den ersten Blick scheinen schon viele interne Prozesse digitalisiert zu sein, auf den zweiten Blick gibt es auch bei der Software Factory noch Optimierungspotenzial. Das stellten auch die beiden Azubis Jozefina Grgic und Niklas Stegmiller fest, als sie sich auf die Ideensuche f?r ein Digitalisierungsprojekt begaben. Ausgebildet werden die beiden Azubis bei der Software Factory GmbH, die ma?geschneiderte, anforderungsgerechte und leistungsf?hige Softwarel?sungen und Produkte f?r Gro?unternehmen und den Mittelstand entwickelt. Jozefina befindet sich im dritten Ausbildungsjahr zur Kauffrau f?r B?romanagement und Niklas im zweiten Lehrjahr zum Fachinformatiker f?r Anwendungsentwicklung.
?ber Menschen, die suchend durch die G?nge irren und akrobatisch am Sichtschutz vorbei in den Raum blicken
Eine Mitarbeiterbefragung lieferte interessante Ansatzpunkte. Dabei kristallisierte sich heraus, dass die Buchung der gemeinsam genutzten Besprechungsr?ume immer wieder zu Problemen f?hrt.
?ber die gesamte Fl?che des Gro?raumb?ros verteilt, verf?gt das Unternehmen ?ber zwei gro?e und neun kleine Besprechungsr?ume ? mit schicken Glast?ren und -w?nden. Da im modernen Open Space B?ro ?berwiegend agil und auch remote gearbeitet wird, dienen diese R?ume als R?ckzugsm?glichkeit f?r stilles Arbeiten, Team-Meetings, Besprechungen oder auch um Kunden und G?ste zu empfangen. Vor dem Projekt Digiscouts? wurden die R?ume teilweise ?ber den E-Mail-Kalender, meist jedoch ad hoc reserviert. Bisher fehlte dem Unternehmen eine vollst?ndige ?bersicht ?ber die Belegung der Besprechungsr?ume, um die freien Kapazit?ten auf einen Blick zu erkennen. Die einzige L?sung auf der Suche nach einem freien Raum war oftmals, mit einer akrobatischen ?bung am Sichtschutz vorbei verbunden, um die Belegung der R?ume zu pr?fen.
Nicht selten kam es auch zu Doppelbelegungen und die bereits laufenden Meetings mussten unterbrochen und gegebenenfalls auch vertagt werden, sobald die Reservierung von anderen Kollegen eingefordert wurde. Ein Prozedere, das immer wieder zur Verwirrung und Verlust wertvoller Arbeitszeit f?hrte.
Digitale Transparenz f?r die Buchung von Besprechungs- und Arbeitsr?umen
Das Azubi-Team nahm sich dieses Alltagsproblem an und schlugen der Gesch?ftsf?hrung die Digitalisierung des Raumbelegungsprozesses als Projekt Digiscouts? vor.
Jozefina Grgic: ?Unser Ziel war es, einen transparenten Raumbelegungsprozess zu schaffen. Die Kolleginnen und Kollegen sollen sich nicht mehr untereinander absprechen, wer wann einen Raum ben?tigt. Zudem soll die lange Suche, nach einem vermeintlichen freien Raum oder dem gesuchten Mitarbeitenden wegfallen. M?gliche Doppelbelegungen eines Raumes sollen vermieden werden und es soll eine ?bersicht geschaffen werden, auf der man alle R?ume und die sich darin befindlichen Personen auf einen Blick klar sehen kann.?
Niklas Stegmiller: ?Daf?r haben wir zun?chst die M?glichkeit der Raumbuchung ?ber unseren E-Mail-Kalender beibehalten. Die Kolleginnen und Kollegen k?nnen bei der Raumreservierung wie bisher den gew?nschten Besprechungsraum und seine Verf?gbarkeit einsehen und ausw?hlen. Zudem entwickelten wir mithilfe der IoT Plattform ThingWorx eine Software und verbanden diese mit den E-Mail-Kalendern. ?ber ein Tablet, das in unseren R?umlichkeiten zentral angebracht wurde, erhalten zuk?nftig alle Kolleginnen und Kollegen Einsicht auf die Raumbelegung. Die Verf?gbarkeiten freier R?ume k?nnen sie so direkt am Morgen ? auf dem Weg in die K?che, f?r den ersten Kaffee ? checken.?
Jozefina Grgic: ?Da wir eine Softwareentwicklungsfirma sind, hatten wir den Ehrgeiz dazu, unser eigenes Tool zu entwickeln, welches eine ?bersicht ?ber die verschiedenen R?ume am entsprechenden Tag gibt. Technisches Highlight ist, dass jeder Raum digital in seiner aktuellen Verf?gbarkeit und Auslastung eingesehen werden kann. D.h. man erkennt, wann der gew?hlte Raum belegt ist, wer sich zu den gebuchten Terminen in dem Raum aufh?lt und wann dieser wieder frei wird.?
Niklas Stegmiller: ?Au?erdem haben wir noch Ideen, unser Tool zu erweitern, beispielsweise mit der M?glichkeit, direkt am Tablet kurzfristig einen Raum zu buchen, wenn man schnell eine Besprechung abhalten oder auch f?r einen kurzen Zeitraum in Ruhe arbeiten m?chte. Die Sensibilisierung der Kolleginnen und Kollegen die Raumreservierung haupts?chlich ?ber ihren E-Mail-Kalender durchzuf?hren, stellte neben der Projektumsetzung einen weiteren wichtigen Bestandteil unseres Digiscouts-Projekts einer digitalen Raumbuchung dar. Denn nur wenn sich in der Praxis alle an die Raumbuchung halten, kann unser Projekt ein Erfolg f?r unser Unternehmen werden.?