Hero ? Group. Hero ? Glas, Hero ? Fire, Yachtglass. Ein Familienunternehmen, welches Glas seit Jahrzehnten veredelt. Das Projekt ?Hero-Azubi? ist von unseren Auszubildenden Miguel Schmock von Ohr, Markus Schuchart und Anneke Kofoet erarbeitet worden. Unser Ziel ist die Implementierung eines Ausbildungsmanagement-Systems, kurz AmS.
Das Projekt
Auszubildende erhalten bei uns zu Ausbildungsbeginn einen Ordner voller wichtiger Dokumente. Dieser ist sehr hilfreich, aber auch schwer und unhandlich. Unsere Idee war es diesen Ordner zu digitalisieren, sodass jeder Azubi online darauf Zugriff hat. Ebenso wollten wir f?r die verschiedenen Abteilungen Arbeitsschritte erleichtern und somit den Papierverbrauch reduzieren.
Unser Ziel war es den Informationsaustausch zwischen Ausbildenden und Auszubildenden zu verbessern. Dies soll durch einen gemeinsamen Kalender geschehen. Zudem sollte auch ein strukturierterer Ablauf des Azubi-Onboardings entstehen, sodass jede zust?ndige Abteilung wei?, wie die Prozessabfolge ist und wann F?lligkeiten anstehen.
Der Nutzen
Aber was genau ist der Nutzen? Die Ausbildenden sollten immer genau wissen, wo ihre Azubis sind und welche Aufgaben dieses auch von anderen Abteilungen erhalten haben. Dadurch ist eine genauere Einsch?tzung der F?higkeiten m?glich und Aufgaben k?nnen besser auf den Azubi angepasst werden.
Auch die Informationsbeschaffung ist einfacher, Kosten k?nnen eingespart werden und der gesamte Prozess wird ?kologischer.
Die Umsetzung
Aller Anfang ist schwer, auch bei uns. Wir hatten anfangs unsere Startschwierigkeiten und mussten hohes organisatorisches Talent beweisen. Zudem hat Corona die Kommunikation im Unternehmen erschwert. Wir haben Kontakt mit Partnerunternehmen aufgenommen und konnten so gewisse Synergie-Effekte live miterleben.
Wir haben Workflows zu verschiedenen Prozessen erstellt und konnten so das Onboarding von Auszubildenden, das Beantragen von Urlaubsantr?gen und Feedbackgespr?che visualisieren. Diese Prozesse konnten wir leicht mithilfe des Office 365 Programms digitalisieren. Anfangs wussten wir nicht, welches Programm am besten f?r die Visualisierung der Workflows geeignet ist. Somit haben wir eine Reihe von Programmen ausprobiert. Wir konnten uns mit dem Programm ?Miro? am besten anfreunden, da hier die gleichzeitige Bearbeitung an einem Workflow m?glich war. Dies spart Zeit und es macht Spa? gemeinsam Dinge zu entwickeln.
Zum Schluss konnten wir das Projekt trotz zeitlicher Schwierigkeiten gut durchf?hren und kleine Arbeitsschritte erleichtern.
Ausblick in die Zukunft
Und wie geht es weiter bei uns? Wir wollen kontinuierlich an dem Projekt weiterarbeiten, die Prozesse weiterhin optimieren und andere Prozesse digitalisieren. Somit weiten wir unser Projekt zur Digitalisierung von Arbeitsabl?ufen auf weitere Abteilungen aus und freuen uns auf die zuk?nftigen Herausforderungen.
Digiscouts? AutorInnen: Miguel Schmock von Ohr, Markus Schuchart und Anneke Kofoet
