Im Rahmen des Digiscouts?-Projekts haben Aleksandar (Auszubildender zum Fachinformatiker mit Fachrichtung Systemintegration) und Rilind (Auszubildender zum Kaufmann im Gro?- und Au?enhandel) bei der Leicher Engineering GmbH beschlossen, das hauseigene Kantinenmanagement, inklusive der Planung und Monatsabrechnung, zu optimieren bzw. zu digitalisieren. Bereits zu Beginn der Ausbildung ist Aleksandar dieses Digitalisierungspotential aufgefallen. So geh?rte es zu den ersten Aufgaben seines Azubialltags, die Daten der Monatsabrechnung der Kantine immer zum Monatsende von einem Computer auf einen andern zu ?bertragen. Die Besonderheit dieser Aufgabe lag im ?Altersunterschied? der beiden Computer bzw. des Betriebssystems: Windows 3.1 versus Windows 10 ? f?r alle, die sich jetzt fragen: ?Was ist Windows 3.1?? Windows 3.1 war das Betriebssystem von Microsoft Windows aus den Jahren 1992 und 1993. Ein Oldtimer, wenn man so will. Dem Alter entsprechend mussten die Daten ? wie es vor 18 Jahren noch ?blich war ? zuerst auf einer viereckigen Diskette gespeichert werden. Anschlie?end wurden sie dann von Aleksandar mithilfe eines spezifischen Programms und Programmierungsbefehlen ausgelesen, kontrolliert, korrigiert, zusammengefasst und ausgedruckt. Das Druckergebnis sind stolze 80 Seiten, die dann zur finalen Abrechnung an die Assistenz der Gesch?ftsf?hrung ?bergeben wurden.
Bereits damals hatte sich Aleksandar gefragt, ob das nicht ?anders? gehen k?nnte. Als Sebastian Binderberger, Ausbilder und Leiter im Business Development, den Azubis das Projekt Digiscouts? vorstellte, war f?r die beiden sofort klar: das ist ihre Chance, die Idee eines digitalen Kantinenmanagements umzusetzen. Die Azubis verschwendeten keine Zeit. Der Projektsteckbrief war schnell geschrieben und das ?GO? f?r die Projektumsetzung seitens der Gesch?ftsf?hrung gegeben.
Neben dem Grundgedanken, dass mit Hilfe von Digitalisierung die Abrechnung der Essenbestellungen deutlich vereinfacht werden konnte, fielen noch weitere wichtige Erkenntnisse auf: Das Azubi-Duo erkannte bspw. Vorg?nge ?doppelter Arbeiten?. So f?hrte der Koch, weil er sich nicht auf das Programm verlassen konnte, zus?tzlich eine Liste dar?ber, von wem was gegessen wurde. Am Ende des Tages glich der Koch seine Notizen mit dem Programm ab und korrigierte, was falsch war. Eine weitere Erkenntnis: oft kam es vor, dass Mitarbeitende vergessen hatten, sich f?r das Mittagsessen anzumelden oder statt dem urspr?nglich bestellten Gericht ein anderes w?hlten. Die Azubis erkannten auch, dass eine zuverl?ssige Essensbestellung f?r den Koch von essenzieller Bedeutung war. Denn die intransparente Essensbestellung erschwerte die Planbarkeit der Men?s als auch eine korrekte Abrechnung. Zudem hatte die ungenaue Essenplanung eine Lebensmittelverschwendung zur Folge.
Auf das Jahr hochgerechnet summierte sich so unsere Lebensmittelentsorgung auf fast zwei Tonnen, was etwa acht Mahlzeiten pro Tag entspr?che. Zudem kostete uns die j?hrliche Entsorgung 422,40 Euro. Das hei?t, wir haben Essen weggeworfen und daf?r auch noch viel Geld gezahlt. Das ist weder umweltfreundlich noch nachhaltig, so Aleksandar und Rilind.
Das Projekt der Azubis?
? umfasste alle Komponenten eines ?echten? Digitalisierungsprojekts, sprich Projektmanagement, Hardware, Software und eine anschlie?ende Implementierung.
Auf die genaue Projektplanung der Azubis folgte die Einrichtung einer neuen Workstation. Das hei?t, der Koch bekam einen neuen Computer (inkl. eines neuen Betriebssystems). Anschlie?end wurde ein neues Programm mit Visual Basic (Programmiersprache von Microsoft) von Azubi Aleksandar geschrieben. Ein zus?tzliches Ampelsystem, dass dem Koch zuk?nftig eine direkte ?bersicht aller angemeldeten Essenbestellungen erm?glicht.
Teamwork!
Rilind und Aleksandar haben sich schon sehr f?hr im Projekt mit zentralen Verantwortlichkeiten auseinandergesetzt und sich die Aufgaben entsprechend aufgeteilt. Rilind ?bernahm die gesamte Projektorganisation und -leitung. Aleksandar k?mmerte sich um die Workstation und das Programm. Die anschlie?ende Implementierung verantworteten beide zusammen.
?High five?
Mit ihrer Projektidee des digitalen Kantinenmanagements hatten sich Aleksandar und Rilind f?nf Ziele gesetzt, die sie sechs Monate sp?ter im Digiscouts?-Projekt realisiert haben. Hut ab an dieser Stelle, f?r so viel Engagement und Bereitschaft. Aleksandar und Rilind ist es gelungen:
- den Koch von seiner ?doppelten Arbeit? der ?handschriftlichen Notizen? zu entlassten
- ihm eine automatische ?bersicht der Essenbestellungen bereitzustellen, die sich selbst?ndig aktualisiert
- den Mitarbeitenden eine flexible Essenbestellung oder -stornierung
- ein direktes Reporting am Monatsende an die Assistenz der Gesch?ftsf?hrung zu erm?glichen
- last but not least, eine effiziente und ressourcenschonende Lebensmittelplanung
Durch das Digiscouts-Projekt haben die Azubis die Bedeutung des Projektmanagements verstanden und gelernt, damit umzugehen. Die laufende interne Abstimmung und die Pr?sentation von Zwischenergebnissen, teilweise vor einem gro?en Publikum, wirken sich positiv auf die Kommunikationsf?higkeit der Auszubildenden aus. Unsere Azubis werden den Erfolg ihres Projektes Ende des Monats im Unternehmen sehen, wenn es vollst?ndig ausgerollt wurde. Das f?rdert die Identifikation und Verbundenheit mit unserem Betrieb und macht den Azubialltag abwechslungsreich. Wir als Unternehmen profitieren au?erdem von der hohen Motivation unserer Azubis und ihrer digitalen Kompetenz, so Sebastian Binderberger, Ausbilder und Leiter im Business Development Leicher Engineering GmbH.
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