"Fachkr?ftemangel war f?r uns immer ein gro?es Thema. Als Dienstleistungsunternehmen ist unser Produkt ja der Mitarbeitende? sagt Manuel Pistner, Gesch?ftsf?hrer der Bright Solutions GmbH, einem IT-Unternehmen aus Darmstadt. Bright Solutions bietet ein vielf?ltiges Leistungsportfolio, von Softwareentwicklung ?ber Projektmanagement bis hin zu digitalem Marketing und Marketingstrategieentwicklung. "Fr?her? sagt Pistner war es "nur Softwareentwicklung in einem sehr spezifischen Bereich?. Fr?her, das war 2018 und das damalige Unternehmen l?sst sich kaum noch mit dem heutigen vergleichen.
Eine existenzielle Krise als Wendepunkt hin zur virtuellen Organisation
Damals sah sich Pistner mit seinem festen Stamm an Mitarbeitenden in einem st?ndigen Dilemma: ?Entweder hatten wir zu wenige Kunden, um kostendeckend zu arbeiten oder wir hatten zu viele Auftr?ge und uns fehlten Mitarbeitende, um die Auftr?ge zu stemmen.? Zwar sa? das Unternehmen mit der TU Darmstadt quasi direkt an der Quelle f?r junge IT-Fachkr?fte. Aber diese waren so gefragt, sodass selbst der Standortvorteil verpuffte.
Pistner dr?ngte sich immer ?fter die Frage auf: "Es gibt so viele gute Leute weltweit. Warum beschr?nke ich meine Suche auf einen so engen Radius rund um meinen Standort?"
Er begann mit ein paar Freelancern zusammenzuarbeiten, die er pers?nlich europaweit rekrutierte. Oftmals fanden diese flexiblen Fachkr?fte aber nach wenigen Monaten in den USA Unternehmen, die noch mehr bezahlen konnten. Gleichzeitig besch?ftigte er sich mit der Idee eines globalen virtuellen Teams:
Mit Hilfe von Technologie flexible Teams zug?nglich zu machen mit genau den F?higkeiten, die ben?tigt werden, genau dann, wann ich sie brauche.
Ein faszinierender Gedanke, doch Pistner blieb zun?chst skeptisch.
Der Wendepunkt kam im Jahr 2018 in Form einer unternehmensbedrohlichen Krise. Bei einem gro?en Projekt wurde ein Arbeitspaket ?bersehen: die Migration von 8.000 Webseiten. Viel zu sp?t fiel das Vers?umnis dem Projektmanager auf. "Zu sp?t, um neue Mitarbeitende einzustellen. Lokale Partner einbinden? Zu kostspielig.? Versuche, das Arbeitspaket outzusourcen scheiterten: Vier Tage vor der ?bergabe an die Kundschaft lie? auch das letzte beauftragte Dienstleistungsunternehmen Pistner mit einem Berg an offener Arbeit im Stich. Mit dem R?cken zur Wand rekrutierte Pistner am n?chsten Tag 23 Freelancer ?ber Onlineplattformen und organisierte die Zusammenarbeit mit diesen. Ein verzweifelter letzter Versuch, der gl?ckte. In den verbliebenen vier Tagen leisteten die Freelancer ganze Arbeit und migrierten erfolgreich mehrere tausend Seiten. Danach war f?r Pistner klar, dass er in Zukunft nur noch so arbeiten wollte.
Abl?ufe, Tools und F?hrungskultur: Virtuelle Teams sind mehr als Freelancer
"Da drau?en gibt es ja gen?gend Leute. Die Frage ist nur, wie finde ich die Richtigen, wie f?hre ich sie und wie mache ich ihre Interessen zu meinen?? Pistners L?sung f?ngt schon bei der Teamzusammenstellung an: "Denn 80 % der Freelancer auf den Plattformen sind Anf?nger.? Seine Recruiter bekommen deshalb klare Stellenbeschreibungen an die Hand und ein ausgefeiltes Assessment, um die Spreu vom Weizen zu trennen.
Der Kern sind Klarheit und Transparenz ?ber Ziele und Zust?ndigkeiten sowie eine Kultur der Unterst?tzung statt eines Top-down-Managements.
Was ist das Ergebnis, wenn eine Rolle ihre Arbeit gut macht? Wie k?nnen wir Fortschritt und Ergebnis transparent machen f?r alle Beteiligten? Diese Fragen gilt es genau zu beantworten, um eine solide Orientierung zu schaffen, sei es f?rs Recruiting, f?rs Onboarding oder f?r jeden einzelnen Freelancer.
Pistner setzt zudem auf strukturierte, aber asynchrone Arbeits- und Kommunikationsprozesse. Damit sind auch verschiedene Zeitzonen und unterschiedliche Arbeitszeiten keine H?rden mehr. Die Teams agieren in diesem Rahmen selbstorganisiert. "Mir ist es egal, was die Mitarbeitenden machen. Was z?hlt ist, dass sie definierte Ergebnisse abliefern und daf?r die notwendige Unterst?tzung erhalten.? Eine digitale Infrastruktur und definierte Prozesse unterst?tzen die dezentrale und selbstorganisierte Zusammenarbeit. Bestandteile dieses digitalen F?hrungssystems sind etwa Onboarding-Videos, Taskmanagement, Chats, Videoreportings, Dateiablage, automatisierte Zielerreichungskontrollen ?ber Chatbots oder ein Vier-Augen-Reviewprinzip zur Qualit?tssicherung. Dabei spielen die Automatisierung der Abl?ufe und der Einsatz von K?nstlicher Intelligenz eine zunehmend gr??ere Rolle.
Virtuelle Teams: Auch ein Modell f?r andere Unternehmen?
Heute arbeitet Bright Solutions nur noch virtuell. Die zw?lf festangestellten Mitarbeitenden betreuen die Kundschaft und koordinieren ein Netzwerk aus 158 Freelancerinnen und Freelancern, mit v?llig unterschiedlichen Spezialisierungen.
Bei uns geht es heute nicht mehr so sehr darum, die richtigen Kompetenzen im Unternehmen zu haben, sondern vor allem darum, die richtigen Teams, mit den richtigen Skills zusammenstellen und f?hren zu k?nnen.
Eine neue Kernkompetenz, die dem Unternehmen ein breites Leistungsportfolio erm?glicht und es flexibel und agil macht in einem sehr dynamischen Markt.
Manuel Pistner, das sp?rt man zu jedem Moment, ist begeistert von einer stressfreieren Art der Unternehmensf?hrung und den gewonnenen strategischen M?glichkeiten. Deshalb hat er seine Prinzipien bereits auf ein weiteres Softwareunternehmen ?bertragen. Mit Erfolg: Das Unternehmen konnte seinen Umsatz verdoppeln und den Gewinn verdreifachen.
Inzwischen hat er ein weiteres Unternehmen gegr?ndet und begleitet damit andere dabei, vom globalen Talentpool zu profitieren und virtuelle Teamarbeit zu etablieren. "Aktuell stehen zwar Agenturen und digitale Dienstleistungsunternehmen im Fokus. Aber das System funktioniert f?r alle Unternehmenstypen und -abteilungen, die physisch nicht vor Ort sein m?ssen. In vielen Unternehmen etwa das gesamte Marketing und die ganze Administration.?
Das Unternehmen:
Bright Solutions GmbH
Branche: IT-Dienstleistungen
Mitarbeitende: 12
Ort: 64293 Darmstadt
URL: www.brightsolutions.de
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