?Zu Beginn des Projektes haben wir uns ?berlegt, wo wir im Arbeitsalltag am meisten Papier ben?tigen und wie wir das digital l?sen k?nnten. Danach haben wir auch die Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Abteilungen mit ins Boot geholt und sie gefragt, f?r welche Vorg?nge sie das meiste Papier verbrauchen?, erz?hlt Jessica Strobel, Auszubildende zur Immobilienkauffrau.
Das Ergebnis des vierk?pfigen Azubi-Teams war eindeutig: vor allem f?r die ?bergabe und Abnahme von Wohnungen und H?usern an die Mieterinnen und Mieter fiel sehr viel Papier an. ?Die Abnahme und ?bergabe von Objekten wird aktuell sehr umst?ndlich bearbeitet. Die unterschiedlichen Vertr?ge k?nnen wir auch ganz einfach digital erstellen und abspeichern?, wei? Melina Schramm, Auszubildende zur Kauffrau f?r B?romanagement.
Tablet statt Papier: mit dem ?GO? der Gesch?ftsf?hrung
Die Idee, die ganzen Vorg?nge papierlos auf einem Tablet abzubilden, pr?sentierte das Azubi-Team der Gesch?ftsf?hrung. Die Reaktion nach der Projektvorstellung war durchweg positiv. ?Zwar mussten wir unsere Kostenkalkulation im Nachgang etwas anpassen, die vollste Unterst?tzung bei der Durchf?hrung hatten wir aber sicher?, erz?hlt Julia Flotta, angehende Kauffrau f?r B?romanagement.
Bis zu 20 Seiten Papier f?r die Mieterin oder den Mieter
Bisher erfolgten die Wohnungsabnahmen und -?bergaben bei der Metzger GmbH + Co. KG komplett in Papierform. ?Wenn beispielweise einem neuen Mieter eine Wohnung ?bergeben wurde, nahmen wir zu den Terminen die komplette Mieterakte und das ?bergabeprotokoll in Papierform mit?, erkl?rt der angehende Immobilienkaufmann, Ayzenna Arndt. ?Das Protokoll ist ein Durchschlagpapier, das vor Ort ausgef?llt und unterschrieben wird. Anschlie?end bekommt der Mieter den Durschlag mit. In Summe erh?lt der Mieter so ca. zehn bis 20 Seiten Papier.? Hinzu kam, dass kurzfristige ?nderungen oder Anpassungen von Daten oder einem Ort nicht m?glich waren.
Digitale Wohnungs?bergabe und -?bernahme: so funktioniert?s
Anstatt die Mieterakte in Papierform mitzunehmen, haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter alle Unterlagen auf dem Tablet in einem entsprechenden Programm gespeichert und k?nnen diese auch von unterwegs bearbeiten. Es muss nichts mehr manuell abgespeichert bzw. abgelegt werden und Bestandsaufnahmen wie Fotos und Z?hlerst?nde k?nnen direkt vor Ort auf dem Tablet aufgenommen werden. Das ?bergabeprotokoll kann bei geeigneter Internetverbindung vor Ort oder nachtr?glich im B?ro als PDF-Datei per Mail versendet werden.
Digitale Mietverwaltung: Vorteile f?r den Betrieb und die Kundschaft
?Von dieser Digitalisierung profitieren zum einen die Kundinnen und Kunden, da sie deutlich weniger Papier verwalten m?ssen. Sie k?nnen Ihre Unterlagen gesammelt digital ablegen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter profitieren davon, weil sie weniger Zeit ben?tigen, da sie die entsprechenden Unterlagen nicht manuell ausf?llen und ausdrucken m?ssen, nur um die unterschriebene Version im Nachgang wieder einzuscannen?, fasst Strobel zusammen.
Durch die Digitalisierung konnten so Zeit, Kosten und Ressourcen gespart sowie Fehlerquellen reduziert werden. ?Das Projekt, insbesondere die Anschaffung von Tablets und der zus?tzliche mobile Zugriff auf die firmeninternen Server, wird zudem ein wichtiger Grundbaustein sein, um weitere Vorg?nge digitalisieren zu k?nnen und generell mobiles Arbeiten zu erm?glichen?, erg?nzt die Ausbilderin, Sabine Dolderer.
Nach dem Azubiprojekt ist vor dem Azubiprojekt
?Wir wurden seitens der Gesch?ftsf?hrung aufgefordert und motiviert, auch ?ber das Digiscouts-Projekt hinaus Ideen und Vorschl?ge miteinzubringen, die im besten Fall in neue, kleinere Projekte m?nden k?nnen. Diese k?nnten dann auch durch ein kleines Team aus Azubis durchgef?hrt werden?, sagt Schramm. ?Die Offenheit und Aufgeschlossenheit gegen?ber neuen Arbeitsmethoden, die wir in dem Gespr?ch erfahren haben, hat uns zus?tzlich motiviert, weiter an dem Projekt zu arbeiten.?