Wie Azubis zu gefragten Experten im Unternehmen werden

Volker Scherz, Auszubildender zum Fachinformatiker f?r Systemintegration bei der IT4Trade GmbH erz?hlt im Interview, wie er durch sein Digiscouts-Projekt zum gefragten Experten im Unternehmen wurde.

Welches Problem im Betrieb ist dir w?hrend deiner Ausbildung immer wieder begegnet?

Es fehlten M?glichkeiten, Probleme von Kundinnen und Kunden, wie beispielsweise eine RMA-Anfrage (Return Material Authorization) oder technische Hilfe, einfach und schnell im Auge zu behalten oder an Kolleginnen und Kollegen zu ?bergeben. Im alten System wurden solche Aufgaben ?ber teils lange E-Mail-Ketten gel?st. Dies hat einige Probleme zur Folge, wie z.B. mangelnde ?bersichtlichkeit bei komplexen L?sungswegen oder im schlimmsten Fall eine Verz?gerungen bei der L?sungssuche, da eine E-Mail untergegangen ist.

Wie hast du das Problem innerhalb des Digiscouts-Projektes gel?st?

Nach diversen Gespr?chen mit der Gesch?ftsf?hrung und einer detaillierten Prozessanalyse und -anpassung, entschieden wir uns f?r ein individuell angepasstes Ticketsystem, das zu einer effizienten Vereinfachung der Kommunikation und der internen Bearbeitung beitr?gt.

Welche Vorteile bietet das Ticketsystem f?r den Betrieb?

Das Ticketsystem bietet die M?glichkeit der Projektrealisierung f?r umfangreichere Anfragen, da nun kurze Kommunikationswege abteilungs?bergreifend vorhanden sind. Dies ist speziell wichtig f?r die Vision des Unternehmens. Damit k?nnen wir ebenso weiterf?hrende Dienstleistungen f?r regionale Kundschaft anbieten. Dabei wurde auch auf die Ausbauf?higkeit des Ticketsystems gesetzt, sobald neue Prozesse mit weiteren Abteilungen entstehen. Ein sekund?rer, aber positiver Nebeneffekt ist, dass die Umsetzung intern und ohne gro?e Kosten umsetzbar ist.

Wie hast du das Digiscouts-Projekt umgesetzt?

Zun?chst habe ich die Projektziele exakt definiert und in Meilensteine unterteilt. Dabei habe ich auch eine Kosten-Nutzen- und Risiko-Analyse durchgef?hrt, bei der ich erneut m?gliche Ticketsysteme beleuchtet habe. Nachdem die Gesch?ftsf?hrung dem Projekt zustimmte, begann ich mit der Analyse der Prozesse in vereinbarten Abteilungen. Anschlie?end habe ich ein IST/SOLL-Vergleich durchgef?hrt und mithilfe von Prozessmanagement-Tools modelliert. Dann begann die technische Umsetzung, bei der geplante Verz?gerungen, wie beispielsweise das Erlernen eines neuen Betriebssystems und Systemumgebung, hinzukam. Dabei musste ich auch diverse Umstellungen der Netzwerkinfrastruktur ber?cksichtigen, um den Betrieb des Ticketsystems zu erm?glichen.
W?hrend der gesamten Laufzeit dokumentierte ich den Ablauf in meinem eigenen Doku-Wiki, dass ich in einem Nebenprojekt ebenfalls implementierte.

Welche Herausforderungen kamen auf dich im Laufe des Projektes zu?

Da ich der einzige Auszubildende bin, wurde die komplette Steuerung und Projektplanung von mir selbst ?bernommen. Eine der gr??ten Herausforderungen war es, sich in ein komplett unbekanntes Gebiet einzuarbeiten. Ich musste z. B. ein komplett neues Betriebssystem erlernen. Des Weiteren gab es Probleme bei dem Zeitmanagement. In beiden F?llen war mein Ehrgeiz an dem Erlernen der neuen Materie sehr gro?, sodass ich mithilfe eines Priorit?tenplans dennoch meine Meilensteine erreichen konnte. Jeder Meilenstein diente erneut als Ansporn. Dabei habe ich auch alle notwendigen Kenntnisse vom neuen Betriebssystem erlangt, um das Projekt umsetzen zu k?nnen. F?r die inhaltliche Zuarbeit organisierte ich mir Unterst?tzung aus den jeweiligen Abteilungen.

Inwiefern konntest du durch das Digiscouts-Projekt dein Wissen bzw. deine Kompetenzen erweitern?

Auch wenn noch viel tiefergehendes Wissen fehlt, konnte ich durch die intensive Besch?ftigung mit dem neuen Betriebssystem eine gute Basis aufbauen. Au?erdem habe ich viel ?ber die Ideenfindung bis hin zur Projektierung und Umsetzung gelernt. Alle Fragen rund um das Ticketsystem und die kleinen Nebenprojekte erhalte ich von den Kolleginnen und Kollegen nun direkt.

Herr Clau?, Sie als Ausbildender und Gesch?ftsf?hrer haben das Digiscouts-Projekt intensiv mitbegleitet. Was k?nnen Sie als Fazit festhalten, wie sich ihr Azubi durch das eigenst?ndige Projekt entwickelt hat?

Als Ausbildender konnte ich feststellen, dass die Selbstst?ndigkeit von Herr Scherz deutlich zugenommen hat. Er ist nun in der Lage, Prozesse zu erkennen und L?sungen zu entwickeln. Dies gilt auch f?r die technischen Umsetzungen, die er in unserem Unternehmen betreut. Es f?llt auf, dass er h?ufiger als Ansprechpartner zu technischen Themen gefragt wird. Seine Fachkenntnisse haben sich in verschiedenen Bereichen deutlich erweitert. Gerne ?bergeben wir erneut Projekte dieser Art unseren Auszubildenden. Seine Qualifikationen als Fachinformatiker werden durch sein Engagement und die Leidenschaft bei der Umsetzung von L?sungen unterstrichen.

Vielen Dank f?r das Interview!