?Das komplette B?ro k?nnte ich jetzt ?ber mein Handy steuern.? Inhaber Nico Proietto strahlt ?ber das ganze Gesicht. In ganz kurzer Zeit gelang es seinem Digiscout, Standardaufgaben und wiederkehrende Prozesse zu digitalisieren, so dass nun bis zu 80 Prozent mehr Zeit bleibt, die Kunden zu beraten. Kunden der GGV AG Grenzg?ngerversicherungen sind Menschen, die in Deutschland leben und in der benachbarten Schweiz arbeiten, die sich dort kranken- und sozialversichern m?ssen. Das sechsk?pfige Team aus L?rrach ber?t zu allem Wissenswerten rund um den Arbeitsantritt und vermittelt auch gleich die grenz?berschreitenden Versicherungsl?sungen.
Gestartet war der Auszubildende zum Kaufmann f?r B?romanagement mit der Idee, die veraltete Kundendatenbank in ein professionelles CRM (Customer-Relationship-Management) zu ?berf?hren. Doch wochenlang sah es so aus, als bliebe das eine sch?ne Idee. Denn alle recherchierten Softwarel?sungen erwiesen sich als zu komplex oder entsprachen nicht den eigenen Anforderungen. Aber er blieb am Ball und stie? letztendlich auf eine Open Source-L?sung, die er selbst so anpassen konnte, dass sie perfekt f?r den Bedarf der GGV AG passt.
Die ?bertragung von ?ber 50.000 Kundendaten funktionierte problemlos. ?Unsere alten Vorgehensweisen waren schon sehr umst?ndlich?, erinnert sich Digiscout Vivian M?llers. ?Wenn ein Vertrag digital einging, musste dieser f?r unsere Archivierungssoftware beispielsweise ausgedruckt und wieder neu eingescannt werden?. Ebenso war der Abgleich mit den unterschiedlichen Systemen umst?ndlich und zeitaufwendig.
Aber mehr noch: Das Team hatte Feuer gefangen und digitalisierte gleich auch noch die komplette Buchhaltung, die Lohnabrechnungen inklusive Mitarbeiterverwaltung, Urlaubsplanung sowie Zeiterfassung und die Telefonanlage. Somit k?nnen die M?glichkeiten des CRM-Systems voll ausgesch?pft werden, denn es verf?gt ?ber die entsprechenden Schnittstellen zu den einzelnen Abteilungen und unterschiedlichen Anwendungen. Gerade die Buchhaltung wurde f?r eine Digitalisierung als besonders kritisch und zeitraubend angesehen. Umso mehr ist man begeistert, wie einfach auch das ging und welches enorme Einsparpotenzial an Papier, Zeit und Kosten die neuen L?sungen brachten. Vor allem die Mitarbeiter sind ?ber die optimierten Prozesse entlastet und freuen sich ?ber die vereinfachten sowie fortschrittlichen Arbeitsabl?ufe.
Zu Recht sind sie bei GGV stolz darauf, mehr erreicht zu haben, als sie sich vorgenommen hatten. Die Jury des RKW hat den Erfolg des Projekts mit der Nominierung f?r den bundesweiten Wettbewerb honoriert in der Kategorie der Unternehmen mit bis zu neun Besch?ftigten.