?Unsere Digiscouts Saskia und Leonie haben sich von Beginn an neugierig und ambitioniert gezeigt. Das spiegelte sich auch in den gefundenen Digitalisierungspotenziale in der Stadtverwaltung Haldensleben wieder?, sagt Vanessa Bohn, Ausbildungsbetreuerin bei der Stadt Haldensleben. ?Ohne Scheu sind sie auf unsere Mitarbeitenden zugegangen, haben sich erkundigt und selbstst?ndig aus ihrer bisherigen Erfahrung ein Bild gemacht. Sie haben so etliche Vorg?nge und Formulare gefunden, die sowohl kurz- als auch l?ngerfristig digitalisiert werden m?ssen.? Daraus sind drei Favoriten entstanden: QR-Codes f?r Bu?geldbescheide, die digitale Anmeldung zu Ferienfreizeitangeboten und zum Ferienpass der Stadt Haldensleben sowie ein digitaler Ausbildungsnachweis, der letztendlich auch von den Azubis umgesetzt wurde.
Azubis pr?sentieren Projektideen vor Presse
Leonie Hahne und Saskia Speer, beides Auszubildende zur Verwaltungsfachangestellten, stellten die Projektideen ? und das ist bei den Digiscouts eine absolute Premiere ? dem Coach bei einem Pressegespr?ch vor. Die beiden meisterten diesen extra Druck mit Bravour. ?Gemeinsam haben wir uns f?r den digitalen Ausbildungsnachweis entschieden. Somit konnten Absprachen und Beratungsgespr?che mit den Institutionen getroffen werden, die mit dem bisherigen Ausbildungsnachweis der Auszubildenden gearbeitet haben?, erkl?rt Bohn.
Ausbildungsnachweis: zeitintensiv und aufwendig
Die Dokumentation von Ausbildungsinhalten (Ausbildungsnachweis) erfolgt bei der Stadt Haldensleben seit vielen Jahren in den Ausbildungsberufen schriftlich auf bestimmten Vordrucken. Dabei wird w?hrend der Arbeitszeit oder im Anschluss daran jede T?tigkeit des Tages festgehalten, die sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. ?So sind wir als Projektteam auf den digitalen Ausbildungsnachweis gekommen, der in der Datensicherung sehr viel zuverl?ssiger ist als einfaches Abheften. Zudem kann der Ausbildende, der die Nachweise regelm??ig sichten und unterschreiben muss, seine Zeit besser einteilen und kann zwischendurch auf alle Ausbildungsnachweise zugreifen?, erkl?rt die Auszubildende Hahne.
Digiscouts-Projekt: Vorbild f?r andere Kommunen
F?r diesen digitalen Ausbildungsnachweis wurden f?r die Auszubildenden Probooks im Rahmen des Projektes angeschafft, um ihnen die Handhabung noch etwas zu vereinfachen. So werden hochgerechnet f?r sechs Azubis ? drei Jahre ca. 1.000 Formularausdrucke gespart. ?Die B?rgerinnen und B?rger profitieren vielleicht nicht im gro?en Ma?e, aber es spart den betroffenen Mitarbeitenden Zeit, die dann f?r die Bearbeitung von deren Anliegen genutzt werden kann. Nat?rlich m?chte die Stadt Haldensleben im Rahmen der Digitalisierung der ?ffentlichen Verwaltung auch eine gewisse Vorbildfunktion einnehmen, um auch andere Verwaltungen und auch andere Betriebe zu motivieren, einen weiteren Schritt in Richtung digitale Zukunft zu wagen?, sagt Speer.
Benefits von Azubiprojekten
?Wir als Auszubildende sind in dem Punkt gewachsen, dass wir alleine die Koordination der einzelnen Projektbereiche (technische Beschaffung / Voraussetzungen, rechtliche Abkl?rung, Zustimmung versch. Institutionen) ?bernommen haben und unsere verf?gbare Zeit gleichm??ig f?r alle Bereiche einteilen mussten, was uns erfolgreich gelungen ist. Zudem konnten wir uns in Sachen Arbeitsorganisation und Teamarbeit weiterentwickeln, da man mit der Zeit einen Sinn daf?r entwickelt hat, wer sich im Team wie am besten einbringen konnte. So war die Arbeitsaufteilung immer fair und schaffbar f?r jeden Einzelnen?, erl?utert Hahne.
Speer erg?nzt: ?Wir haben uns viel mit der rechtlichen Seite des digitalen Ausbildungsnachweises und generell der Digitalisierung besch?ftigt. Mit der Zeit bekamen wir ein gewisses ?Know-How? bez?glich des digitalen Fortschritts. Wir erfuhren einiges ?ber die regionale Stellung der Verwaltung im Wandel der Digitalisierung, was uns ein besseres Bild des aktuellen Standes der Stadt Haldensleben geben konnte.?
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