Drei M?rkte im Main-Kinzig-Kreis geh?ren zur Habig Superm?rkte KG, die gef?hrt wird von Elke und Manfred Habig. Rund 100 Mitarbeiter arbeiten in den Filialen in Bad Soden-Salm?nster, Steinau an der Stra?e und Bad Orb. Auf zwei Dinge legt die Familie besonderen Wert: Fachkr?fte in den M?rkten und regionale Produkte in den Regalen. W?hrend eines INQA-Audits ?zukunftsf?hige Unternehmenskultur? wurde ein g?ngiges Problem thematisiert, das leicht in Verbindung zu bringen ist mit dem Einzelhandel: Wie die eigenen Mitarbeiter verl?sslich mit Informationen versorgen, insbesondere die neuen Auszubildenden und Fachkr?fte? ?An einen Tisch k?nnen wir all unsere Mitarbeiter nicht bekommen, das machen uns alleine schon die ?ffnungszeiten unm?glich?, erkl?rt Elke Habig. Wie bewillkommnet man also neue Mitarbeiter? Wie macht man ihnen all die Informationen zug?nglich, die sie vom ersten Arbeitstag an ben?tigen, und gibt ihnen das Gef?hl, gleich Teil des Teams zu sein und gut aufgenommen zu werden?
Die Willkommensmappe
An der Idee wie an der Umsetzung einer Willkommensmappe war Anke Tattusch beteiligt, die in der Verwaltung der Habig Superm?rkte KG arbeitet. Immer wieder kamen und kommen Mitarbeiter mit Fragen; meistens sind sie nicht neu: ?Im Grunde genommen handelt es sich bei unserer Willkommensmappe um eine Sammlung von Antworten auf oftmals gestellte Fragen und den wichtigsten Informationen, die man als neuer Mitarbeiter bei uns im Hause braucht.? Die Gesch?ftsf?hrerin erg?nzt, dass dies auch der Grund sei, warum man entgegen sonstiger Gewohnheit die Mappe nicht jedem zu Beginn in die Hand dr?cke, sondern diese in den Personalr?umen ausl?gen. ?Die Inhalte werden best?ndig erg?nzt und aktualisiert, da bietet sich diese L?sung an?, so Elke Habig. Eine weitere M?glichkeit, auch wenn es bei diesem Beispiel aus dem Lebensmittelhandel nicht so leicht umsetzbar w?re, besteht darin, die gesammelten Informationen im firmeneigenen Intranet zur Verf?gung zu stellen. Dort fiele die Aktualisierung ebenfalls leicht. Doch nicht immer sind die Mitarbeiter im n?tigen Ma?e PC-affin, wie das etwa bei Personen der Fall ist, die im B?roumfeld arbeiten.
Neben dem Gef?hl des Willkommenseins und Unterst?tztwerdens vermitteln die Mappen auch ein Gef?hl von Sicherheit. Sich alles von Anfang an merken gelingt niemandem. Da ist es gut, zu wissen, wo man die Informationen findet, die man im Arbeitsalltag ben?tigt. Vier Funktionen nennt Simone Back vom RKW Hessen, die eine Willkommensmappe im Allgemeinen erf?llen kann: ?Den Aspekt der Wertsch?tzung: Wer neu in ein Unternehmen kommt, wird fast erschlagen von den vielen Regelungen und erforderlichen Kompetenzen. Die Willkommensmappe ist ein sch?nes Signal: Schau her, wir wissen, wie es Dir am Anfang geht und helfen Dir, indem wir Dir wichtige Informationen zum immer wieder Nachschlagen zur Verf?gung stellen. Der Aspekt der Entlastung: Die Willkommensmappe hilft dem Arbeitgeber, Informationen systematisch zu vermitteln, ohne nachdenken zu m?ssen: Hab ich jetzt alles erkl?rt und gesagt? Sie ist eine Art Checkliste oder sogar Mini-Qualit?tsmanagement f?r den Betrieb bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Dar?ber hinaus finden auch bestehende Mitarbeiter hier Regelungen zum Nachschlagen, die im Laufe der Zeit vergessen gehen oder bei denen man sich nicht im Klaren ist: Wie war das nochmal bei uns geregelt? Der Aspekt der Verbindlichkeit: Eine Willkommensmappe hilft gerade kleineren Unternehmen, Regelungen allgemeinverbindlich festzuhalten und damit f?r alle Besch?ftigten einheitlich sichtbar zu machen. Das hilft sowohl dem Arbeitgeber als auch den Besch?ftigten, einen ?berblick zu behalten ?ber Regelungen und Angebote. Der Aspekt der Attraktivit?t: So manches Unternehmen merkt erst beim Zusammenstellen eine Willkommensmappe, was es alles zu bieten hat, und geht danach mit deutlich mehr Selbstbewusstsein auf die Mitarbeitersuche. Insofern kann eine Willkommensmappe auch eine Art ,Standortbestimmung? f?r Arbeitgeberleistungen sein.?
Inhalte der Mappe
F?r Elke Habig sind die Inhalte von Willkommensmappen individuell abh?ngig von der Branche. Sie f?hrt als Beispiel an, dass in ihrer Mappe auch das Verhalten bei Raub?berf?llen thematisiert werden m?sse. Doch was geh?rt in jede Willkommensmappe? F?r die Gesch?ftsf?hrerin beginnt es mit der Unternehmensstruktur und den grundlegenden Informationen zum Unternehmen, damit das neue Umfeld noch schneller vertraut wird. Wichtig sind Antworten auf die Fragen, wer f?r was zust?ndig und wer wof?r Ansprechpartner ist. Nicht fehlen d?rfen ebenfalls Betriebs- und Verhaltensregeln, besondere Vorschriften, die es zu beachten gilt, aber auch Informationen ?ber Pausenregelungen, den besonderen Leistungen, die dem Arbeitnehmer geboten werden, oder die wichtigsten Kontaktdaten der Vorgesetzten oder im Falle der Krankmeldung beispielsweise. Je vollst?ndiger die gegebenen Informationen sind, desto leichter f?llt es dem neuen Mitarbeiter, sich zurechtzufinden und wohlf?hlen zu k?nnen.
Zur Willkommenskultur
Der erste Tag am neuen Arbeitsplatz ist ma?geblich daf?r, wie sich der neue Mitarbeiter aufgenommen f?hlt. Elke Habig legt viel Wert auf eine pers?nliche Begr??ung und die Vorstellung der direkten Vorgesetzten. Diese ?bernehmen es anschlie?end, die neuen Kollegen mit ihren jeweiligen Funktionen vorzustellen. Die Willkommensmappe ist letztlich ein wichtiges Instrument ? und wie Anke Tattusch es formulierte ? eine ?freundliche Geste?, neuen Mitarbeitern den Einstieg ins Unternehmen so leicht und angenehm wie m?glich zu gestalten. Diese Chance sollten Unternehmen nutzen.