Ein Strichm?nnchen bringt ?bervolle Ablagef?cher mit Formularen vom Lager zur Projektleitung zur Fachabteilung und wieder zur?ck. So anschaulich visualisierten drei Digiscouts? die langen Prozesszeiten und eine Formularflut im bei der Fertigungsmeldung. Das wollten sie ?ndern: Mit der digitalen Bearbeitung von Formularen sollen Prozesszeiten um die H?lfte reduziert und das Freigabeverfahren transparenter werden.
Die Gesch?ftsf?hrung der MUNK GmbH beauftragte die beiden angehenden Industriekauffrauen im 2. und 3. Lehrjahr und den Fachinformatiker im 2. Lehrjahr mit der detaillierten Analyse des Fertigungsprozesses, der Verkn?pfung mit der bestehenden Datenbank und einem transparenten Freigabeverfahren. Anschlie?end schulten sie die Belegschaft zu den ?nderungen im Arbeitsablauf und betreuten die Einf?hrungsphase.
Bei dem hohen Arbeitsaufkommen ist es ein echter Luxus sich die Zeit zu nehmen und einen Betriebsprozess vollst?ndig zu durchleuchten. Es freut mich sehr, dass den Azubis diese verantwortungsvolle Aufgabe ?bertragen wurde.
so der Ausbilder Mathias Schwenke.
Um den Prozess zu verstehen, sprachen die Digiscouts? mit Mitarbeitenden in der Versandabteilung. Sie erfuhren, dass zum Beispiel auf den Formularen zu jedem Packst?ck die Verpackungsart, Gr??e und Versandtag dokumentiert wurden. Der Mitarbeitende, der f?r die Verpackung zust?ndig war unterschreibt das Formular. Der Prozesskette r?ckw?rts folgend f?hrten die Digiscouts? Gespr?che in den verschiedenen Fachabteilungen bis hin zum Auftragseingang. Hier fanden sie die Ausl?ser, die den Fertigungsprozess ansto?en: eine Neubestellung, eine Ersatzteilanforderung oder ein Reparaturauftrag.
Das entstandene Schaubild des Fertigungsprozesses brachte 160 Arbeitspakete und f?nf Dokumente zu Tage; sechs Fachabteilungen sind involviert. Dieses Ergebnis ?berraschte selbst die Gesch?ftsf?hrung.
Der Auftrag f?r die Digiscouts? wurde dahin pr?zisiert, dass sie einen Teil des Gesamtkomplexes umsetzen und zwar den Prozess im Bereich Versand und Lager. Jetzt bestand die Aufgabe der Industriekauffrauen in der Beschreibung der Funktionalit?ten der Software. Der Fachinformatiker programmierte diese anschlie?end.
Die Digiscouts? steuerten ihr Projekt gut organisiert und selbst?ndig. Ihre Ziele waren, Zeiten einzusparen und papierlos zu arbeiten. Selbst ein Auslandspraktikum konnte die Projektarbeit nicht unterbrechen. Die Kommunikation fand online statt. Es wurde geskypt und per E-Mail kommuniziert.
Die Teilnahme am Digiscouts?-Projekt war der Impuls, den wir brauchten. Interdisziplin?re Arbeiten in der Ausbildung war f?r das Unternehmen neu und eine wertvolle Erfahrung die weiter fortgef?hrt werden wird ? mit R?ckendeckung durch die Gesch?ftsf?hrung.
res?miert Mathias Schwenke.