Schl?sselverwaltung digital gedacht: Softwaregest?tzte Ordnung statt langem Suchen

Nicht nur f?r Unternehmen ist das Thema Digitalisierung zentral, auch f?r die ?ffentliche Verwaltung ist es relevant mit der Zeit zu gehen. Aus diesem Grund hat sich das sechsk?pfige Azubi-Team der Gemeinde Senden im M?nsterland im Rahmen des Digiscouts?-Projekts mit der Digitalisierung der Schl?sselverwaltung auseinandergesetzt. Die kommunale Verwaltung der Gemeinde Senden sah das ganz genauso und gab ihren Azubis das ?Go? ein Digitalisierungsprojekt umzusetzen. ?ber eine Zeitspanne von sechs Monaten widmeten sich Nadine Schulte, Florian Schwibbe, Lara Holz, Jegor Gudzenko, Nico Trahe und Nadine Walaszek diesem Unterfangen.

Die Ideensuche und Entscheidungsfindung

Um ein geeignetes Projekt zu finden, starteten die Auszubildenden zu Verwaltungsfachangestellten und Fachinformatikern mit einem Brainstorming. Mit insgesamt vier Ideen setzte sich das Projektteam n?her auseinander und entschied sich schlussendlich f?r die Digitalisierung der Schl?sselverwaltung. Nachdem eine passende Software gefunden war, war der n?chste Schritt der Gang zum Verwaltungsvorstand. Dort wurde ihnen begeistert das ?Go? f?r die Software und die weitere Umsetzung gegeben.

Die Ausgangslage

Vom Rathaus aus werden 845 Schl?ssel in 470 Schl?sselb?nden f?r 80 Geb?ude verwaltet. Auf Anfrage k?nnen Mitarbeitende des Rathauses, Handwerker/innen und auch Vereinsmitglieder Schl?ssel zu den jeweiligen R?umlichkeiten ausleihen. Hierf?r wird die Schl?sselnummer, der Name des Empf?ngers, der Abholzeitpunkt und der voraussichtliche R?ckgabezeitpunkt in einer Liste am Empfang eingetragen. Bisher ist allerdings wiederholt das Problem aufgekommen, dass ein ben?tigter Schl?ssel im Schl?sselschrank nicht auffindbar war. Dementsprechend konnte er nicht ausgeliehen werden. Fehlende Ordnung im Schl?sselschrank und ein unklarer Aufenthaltsort der Schl?ssel waren also zentrale Problematiken. Dieser Umstand stellt ein Problem dar, wenn Handwerker/innen und Rathaus-Mitarbeitende Zugang zu Geb?uden ben?tigen oder Vereinsmitglieder gewisse R?umlichkeiten f?r eine Veranstaltung nutzen m?chten.

Dar?ber hinaus ist unklar, welche Schl?ssel noch regelm??ig genutzt werden und bei welchen die dazugeh?rigen Schl?sser bereits veraltet waren und durch neuere ersetzt wurden.

Die digitale Schl?sselverwaltung als L?sung

Das Ziel ist es, dass der ungeordnete Schl?sselschrank bald der Vergangenheit angeh?rt. Die Azubis der Gemeinde Senden wollen hierf?r eine digitale Schl?sselverwaltung einf?hren und den gesamten Bestand an Schl?sseln in eine Datenbank aufnehmen. In dieser soll nicht nur nachvollziehbar sein, welcher Schl?ssel f?r welches Geb?ude ist. Im System soll auch vermerkt werden, ob und von wem ein Schl?ssel bereits ausgeliehen wurde und bis wann dieser wieder zur?ckgegeben werden soll. Mit Hilfe der Datenbank sollen die Schl?ssel zuk?nftig auch f?r einen bestimmten Zeitpunkt gebucht werden k?nnen, sodass fr?hzeitig vor einer Veranstaltung der ben?tigte Schl?ssel reserviert werden kann. Auf diese Weise kann verhindert werden, dass der Schl?ssel bereits von einer anderen Person ausgeliehen wurde oder der ben?tigte Schl?ssel erst aufw?ndig gesucht werden muss.

Vorteile der digitalen Schl?sselverwaltung

Durch die Einf?hrung der digitalen Schl?sselverwaltung wird einerseits eine enorme Zeitersparnis f?r die Mitarbeitenden erzielt und andererseits eine wichtige Transparenz ?ber den Aufenthaltsort der Schl?ssel geschaffen. Die M?glichkeit einen ben?tigten Schl?ssel im Vorfeld reservieren zu k?nnen, schafft Struktur und effizientere Abl?ufe, von denen alle Beteiligten profitieren. Dar?ber hinaus wird durch die Digitalisierung der Schl?sselverwaltung der Papierverbrauch verringert, da keine physische Liste mehr ben?tigt wird.

Die Herausforderung und das weitere Vorgehen

Bei 845 Schl?sseln ergibt sich ein zeitintensiver Prozess die einzelnen Schl?ssel darauf zu ?berpr?fen, ob sie noch genutzt werden oder ob die dazugeh?rigen Schl?sser bereits veraltet sind. Da auch das Alltagsgesch?ft und die Pr?fungen der Azubis Zeit in Anspruch genommen haben, hat sich der mit dem Projekt verbundene Zeitaufwand als Herausforderung dargestellt.

Daher ist die umfangreiche analoge Arbeit die Schl?ssel zu ?berpr?fen aktuell noch nicht abgeschlossen. Aufgrund dessen konnte die Digitalisierung aller Schl?ssel noch nicht durchgef?hrt werden. Die ersten Schl?ssel sind allerdings bereits digital erfasst.

Das Fazit

Auch die Azubis selbst haben von der Durchf?hrung des Projekts profitiert. Durch die eigenverantwortliche Umsetzung konnten sie ihre Selbstorganisation und ihre F?higkeit Probleme zu l?sen verbessern. Auch von den neuen Erkenntnissen ?ber das Implementieren von Anwendungssoftware werden sie auch in Zukunft noch profitieren. Aus den Digiscouts konnten die Azubis der Gemeinde Senden unterschiedlichste Erfahrungen mitnehmen.

Anderen Digiscouts w?rden sie bei der Projektumsetzung klar empfehlen:

Tauscht euch oft ?ber Ideen aus und bringt Kritik mit ein.

Denn auf diese Weise konnten die Azubis der Gemeinde Senden ein Projekt auf den Weg bringen, welches langfristig die Prozesse verbessern und das Alltagsgesch?ft erleichtern wird.