Wer richtig plant, hat quasi schon die halbe Miete beim Projektmanagement. Das k?nnen auch die beiden Auszubildenden zur Kauffrau f?r B?romanagement Karlotta Primke und Luisa Skrzipczyk der temps GmbH best?tigen. Sie haben ganze Arbeit geleistet, auch k?rperlich, um das Projekt erfolgreich umsetzen. Innerhalb von einem halben Jahr haben die beiden Azubis das Lager des Malereibetriebes fast komplett digitalisiert. Doch was hei?t das konkret?
?Wir haben das Lager aufger?umt ? im Teamwork mit anderen Kollegen, einen Scanner angeschafft, das Lager mit WLAN ausstatten lassen, ein System f?r die Software festgelegt, die Regale beschriftet und mit Scan-Codes versehen, die Materialentnahmezettel mit dem System verkn?pft, die Mitarbeiter geschult und eingewiesen und vieles dar?ber hinaus und ?es gibt immer noch was tun?, erz?hlt Luisa Skrzipczyk.
Projektplanung ? mit Meilensteinen und Checkliste vorausgedacht
Bevor das komplette Lager umgekrempelt wurde, stand ganz klar die Planung im Fokus. Bei der Planung geholfen haben vor allem die Meilensteine, die sich die Digiscouts? f?r den gesamten Projektzeitraum gesetzt haben. Daf?r haben die Azubis ein digitales Projektmanagementtool genutzt und unter anderem eine Checkliste mit SMART (spezifisch, messbar, ambitioniert, realistisch und terminiert)-Zielen erstellt. Die Ergebnisziele wie ?Den Lagerbestand digital mit Scan-Codes erfassen? und die Vorgehensziele, also wie das Ergebnis erreicht werden kann, haben die beiden schriftlich festgehalten. ?Diese Vorgehensweise hat uns die gesamte Projektphase ?ber geholfen, den ?berblick ?ber die vielen einzelnen Aufgaben zu bewahren?, erkl?rt Karlotta Primke.
Digitalisierung des Lagers: ?Was brauchen wir??
Fragen wie: ?Wie erleichtern wir den Mitarbeitern durch die Digitalisierung die Arbeit?? und ?Was genau m?ssen wir alles bei der Umsetzung ber?cksichtigen?? mussten vorher mit allen Beteiligten wie den Malermeistern oder Lagermitarbeitern gekl?rt werden.
Klar war zun?chst: Es sollte ein Mindestbestand von Materialien von beispielsweise Farbeimern und Werkzeugen eingef?hrt werden, auch der Warenein- und -ausgang sollte elektronisch erfassbar sein. ?Keiner der Kollegen wusste, ob und wie viel Farbe ?berhaupt im Lager war. So konnte es durchaus sein, dass bestimmte Artikel im Lager nicht vorr?tig waren und es somit auf einigen Baustellen zu zeitlichen Verz?gerungen kam, da eben diese Artikel zum Arbeiten ben?tigt wurden?, sagt Primke. Au?erdem war es den beiden Azubis wichtig, dass die Materialbestellungen digital durchgef?hrt werden k?nnen.
Den wirtschaftlichen Nutzen immer im Blick
Wozu eigentlich das Lager digitalisieren? Das fragten sich die Kollegen im Lager. Schlie?lich laufe doch mit den Listen auf Papier alles sehr schnell und routiniert ab. ?Die Arbeitserleichterung f?r die Buchhaltung ist nur ein Vorteil, die die Kollegen im Lager nicht immer im Blick haben?, erz?hlt Skrzipczyk. ?Wir sparen durch die gesamte Umstrukturierung auch Zeit im Lager, beispielsweise bei der Ausgabe von Materialien, bevor es auf die Baustelle geht. Alles ist jetzt in Regalen geordnet, ordentlich beschriftet und mit Scan-Codes versehen.? Zudem hat jeder Mitarbeiter so einen genauen ?berblick ?ber den aktuellen Warenbestand und es sind Statistiken zum Lagerbestand verf?gbar. Und nicht ganz unerheblich: die Kosteneinsparung! ?Wenn wir beispielsweise eine Wasserwaage an einen Mitarbeiter f?r die Baustelle ausgeben, wird der Artikel gescannt und im System der Baustelle zugeordnet. Bleibt das Werkzeug auf der Baustelle liegen, so entstehen Kosten, die jetzt f?r den Meister sichtbar werden. Dieser kann auf seine Kollegen einwirken und einen kostensparenden Umgang mit den Werkzeugen erzielen. Sch?tzungsweise k?nnen so mehr als 30.000 Euro pro Jahr eingespart werden?, erkl?rt Peter Brock, kaufm?nnischer Leiter bei der temps GmbH.
Die Digitalisierung des Lagers war erst der Anfang: ein Ausblick
?Ende diesen Jahres steht die Inventur an, da wird sich zeigen, wie viel Zeit wir durch die neue Ordnung im Lager einsparen k?nnen. Inventur von Hand? Gibt es dann zum Gl?ck nicht mehr, weil der aktuelle Lagerbestand mit Hilfe des Scanners erfasst werden kann?, erkl?rt Primke.
Momentan ist es noch nicht m?glich, dass die Mitarbeiter eine automatische Mitteilung vom System erhalten, sollte der Materialvorrat zur Neige gehen. ?Bis zum n?chsten Jahr sollten wir aber die Aufgabe mit dem Mindestbestand umgesetzt haben?, so Skrzipczyk. Und ein weiteres Ziel haben sich die Azubis gesetzt: Auch das Lager f?r die Maschinen soll digitalisiert werden. ?Wenn das alles geschafft ist, dann w?rden wir gerne die Ressourcenplanung auf den Baustellen angehen?, sagt Skrzipczyk. Und bei all den Stunden, die die beiden in das Digiscouts?-Projekt investiert haben, sollte eines nicht vergessen werden: ?Wir sind stolz auf uns, was wir in dieser kurzen Zeit geleistet haben!?, erg?nzt die 24-J?hrige.
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