Das Immobilienunternehmen Wullkopf & Eckelmann GmbH & Co.KG aus Hamburg, vermietet, verkauft und verwaltet Immobilien. F?r die zwei Azubis war es etwas schwierig ein Projekt zu finden, da schon sehr viel digital abl?uft. Was den beiden aber sofort aufgefallen ist: Bei Wohnungsbesichtigungen sind sie immer noch mit Zetteln unterwegs. Also haben sie sich ?berlegt, was sie da machen k?nnen.
?Unsere L?sung sieht nun so aus, dass alles vom Tablet von unterwegs aus abrufbar sein soll. Um unsere M?glichkeiten abzukl?ren, haben wir erstmal Gespr?che mit der IT-Abteilung gef?hrt ?, erz?hlt Katja Helbig, Auszubildende zur Immobilienkauffrau im zweiten Lehrjahr.
Vom Papier zur digitalen Wohnungsabnahme
Der zust?ndige Mitarbeiter hat das Mietobjekt, den Namen des Mieters und das ?bergabedatum in das Wohnungs?bergabeprotokoll noch im B?ro eingetragen. Zum Termin ging es dann mit dem ausgedruckten Protokoll auf dem Klemmbrett und einem Kugelschreiber. Das Protokoll ist vor Ort handschriftlich ausgef?llt und unterschrieben worden. Zur?ck im B?ro hat der Zust?ndige das Protokoll dann kopiert und eingescannt. Die eingescannte Version wurde intern im System und die Kopie im Ordner abgelegt und per Post an den Mieter verschickt. Das Original ging in die Mieterakte.
?Unsere Gespr?che mit der Gesch?ftsf?hrung, den Mitarbeitern und der IT liefen zielf?hrend und wir sind schnell vorangekommen. Mit unserem neuen Programm sollen die Wohnungsabnahmen jetzt komplett digital ablaufen. Wir haben nach passenden Systemen gesucht und haben seit Dezember ein Programm getestet. Damit wurde dann die erste Wohnungsabnahme komplett online gemacht?, berichtet Nadine Berka, Auszubildende zur Immobilienkauffrau im dritten Lehrjahr.
Ab sofort wird das Wohnungs?bergabeprotokoll im B?ro vorbereitet. Zum Termin wird nun aber nur noch das Tablet mitgenommen. Vor Ort kann dann direkt auf das Dokument zugegriffen und die PDF-Datei bearbeitet und unterschrieben werden. Der Mieter erh?lt es im Anschluss per E-Mail. Im B?ro wird die Datei dann nur noch im System abgespeichert. Bis jetzt sind f?nf Tablets im Einsatz, aber es soll noch auf acht oder neun aufgestockt werden.
?Jeder Mitarbeiter profitiert von unserem Projekt. Wir konnten unsere Prozesse optimieren und das Tagesgesch?ft somit erleichtern und vor allem Papier und Zeit sparen. Au?erdem ist das neue Arbeiten nachhaltiger. Wir sind stolz darauf, dass das Projekt doch schneller umgesetzt werden konnte, als wir es erwartet haben. Insbesondere durch die Unterst?tzung unserer Gesch?ftsinhaber, die uns voll vertraut haben, war die Umsetzung schnell m?glich. Wir sind jetzt auch die Anzusprechenden f?r die Kollegschaft und haben ihnen alles erkl?rt?, sagt Katja Helbig.
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