Digiscouts-Duo digitalisieren den analogen Prozess der Raumbuchung und Dienstfahrzeugreservierung.
Die gkk DialogGroup GmbH inkl. der iPremium Service M?nchen GmbH ist eine Fullservice-Agentur f?r Dialogmarketing ? ?ber das gesamte Spektrum der Customer Journey und in allen Kan?len. Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung bietet die gkk DialogGroup GmbH an mehreren Standorten in Deutschland individuelle Dialogmarketing-L?sungen f?r ihre Kunden an ? ganz nach dem Unternehmens-Motto: ?Menschen verstehen - Menschen gewinnen - Menschen begleiten?.
Am Projekt Digiscouts? haben Ariane Quillery und Leonie Str?hr, beide Auszubildende im 2. Lehrjahr zur Kauffrau f?r Marketingkommunikation bei iPremium Service M?nchen GmbH, teilgenommen und so ihren Ausbildungsbetrieb ein St?ckchen digitaler gemacht.
Ich habe mit beiden im Interview ?ber ihr Projekt, ein digitales Buchungssystem von (Meeting-)R?umen und Poolfahrzeugen, gesprochen.
Wie seid ihr als Team an das Projekt ?Azubis als Digiscouts?? herangegangen?
Ariane Quillery: ?In erster Linie haben wir uns mit der Ideenfindung besch?ftigt. Das hei?t, nach potenziellen Digitalisierungsm?glichkeiten im Unternehmen gesucht. Als zus?tzliche Hilfe haben wir die anderen Azubis zu Rate gezogen und mittels Brainstorming erste Projektideen gesammelt. So kamen wir schlie?lich zu unserer Projektidee, dem digitalen Buchungssystem. Schon zu Beginn ? als wir uns mit dieser Idee auseinandersetzten ? fiel uns auf, dass an unserem Standort jegliche Raumbuchung nur in enger Abstimmung mit unseren Kolleginnen und Kollegen aus dem Sekretariat erfolgte.
Was waren f?r euch zentrale Auswahl- bzw. Entscheidungskriterien f?r das Projekt digitales Buchungssystem?
Leonie Str?hr: ?Weil diese Projektidee im Vergleich zu den anderen gro?es Digitalisierungspotenzial und einen hohen Mehrwert f?r unser Unternehmen darstellt. Das hei?t, Verf?gbarkeiten sowie Umbuchungen von R?umen mussten vorher stets schriftlich oder telefonisch im Sekretariat angefragt werden. Da wir viele R?ume in verschiedenen Geb?uden haben, sahen wir hier einen Prozess, den wir komplett von analog in digital umwandeln konnten. Zudem bot die Umstellung zus?tzlich die Chance die Reservierung der Firmenfahrzeuge als weitere Ressource ins digitale Buchungssystem zu integrieren.
Die Kostenfrage war ein weiteres Kriterium, welches uns bei unserer Entscheidung stark beeinflusst hatte. Dieses Projektvorhaben war auch hier, im Vergleich zu den anderen, am wirtschaftlichsten. Letzten Endes war auch der zeitliche Faktor von Bedeutung. In der Phase der Ideensuche fiel uns auf, dass die anderen Projektideen im vorgegebenen Zeitrahmen von sechs Monaten nicht rechtzeitig umgesetzt h?tten werden k?nnen. Zusammengefasst kann man sagen, dass der gr??te Nutzen unseres Projekts in der Zeitersparnis lag. Gleichzeitig erm?glichte es aber auch die Kolleginnen und Kollegen im Sekretariat zu entlasten.?
Wie ging es f?r euch nach der Entscheidung f?r das Projekt digitales Buchungssystem weiter?
Ariane Quillery: ?Nachdem die Projektidee von unserer Gesch?ftsf?hrung abgesegnet war, begannen wir mit der Umsetzung. Diese bestand in erster Linie daraus, einen konkreten Zeitplan zu erstellen. Im n?chsten Schritt setzten wir uns mit der IT-Abteilung unseres Unternehmens in Verbindung. In Abstimmung mit dieser beschlossen wir das digitale Buchungssystem als eine Erweiterung in Outlook Office zu integrieren, sodass jeder schnell und digital die R?ume vom eigenen Computer oder Laptop buchen konnte. Nachdem die Konferenzr?ume als Erweiterung von Outlook Office integriert wurden, haben wir ein How-To verfasst, worin beschrieben wurde, wie zuk?nftig die R?ume ? digital ? gebucht und storniert werden k?nnen. Zus?tzlich schulten wir das Sekretariat, da diese Abteilung von diesem Digitalisierungsprozess am meisten betroffen war bzw. davon profitierte. Das Sekretariat sollte weiterhin auf alle Buchungen Zugriff haben, da sie den Gesamt?berblick und damit zugleich den reibungslosen Ablauf, wie zuvor auch, wahren sollten.?
Wie haben die Kolleginnen und Kollegen auf eure Projektidee reagiert?
Leonie Str?hr: ?Die meisten Arbeitskollegen reagierten positiv auf unser Projekt, da sie einen praktischen Nutzen erkannten, welcher vor allem den Arbeitsalltag erleichtern w?rde. Infolgedessen reagierten sie mit Interesse und Hilfsbereitschaft. Das Sekretariat selbst zeigte sich hingegen zun?chst etwas skeptisch. Die Umstellung w?rde schlie?lich dazu f?hren, dass sich ?ber lange Zeit eingespielte Arbeitsprozesse ver?ndern w?rden. Nach genauerer Erkl?rung und einem pers?nlichen Austausch konnten sie jedoch ?berzeugt und von dem Nutzen begeistert werden.?
Was war f?r euch die gr??te Herausforderung im Projekt?
Ariane Quillery: ?Die f?r uns gr??te Herausforderung war das Erstellen eines KVA?s (Kostenvoranschlag), da wir beide mit dieser Thematik zuvor wenig in Ber?hrung gekommen waren. Hier haben wir sehr lange gebraucht, um zu verstehen was ein KVA denn genau zu beinhalten hat und welche Punkte wir genau beachten m?ssen. In Folge dessen war dann der erste KVA, welcher an unsere Gesch?ftsf?hrung rausging, ziemlich ungenau und f?hrte dazu, dass eine Neuerstellung gew?nscht wurde. Im Team haben wir uns gegenseitig aufgebaut und nach l?ngerer interner Recherche und Abstimmungen einen f?r die Gesch?ftsf?hrung zufriedenstellenden KVA erstellt und letzten Endes auch den Projektauftrag unterschrieben bekommen.?
Was ist eurer Meinung nach besonders gut gelaufen?
Leonie Str?hr: ?Das war die Zusammenarbeit innerhalb des Teams. Die Kommunikation und Arbeitsaufteilung haben wir sehr gut hinbekommen und uns auch bei jeglichen Hindernissen immer gut unterst?tzt. Bei der Ideensammlung haben wir uns beide als sehr kreativ erwiesen und waren meist derselben Meinung, was die gemeinsame Projektarbeit sehr angenehm und produktiv machte.?
Was hat am meisten Spa? und Freude w?hrend des Projekts bereitet?
Ariane Quillery: ?Eines der Dinge, die uns am meisten Spa? gemacht haben, war die Ideenfindung am Anfang unseres Projekts. Das Kreativ-Sein und die Zusammenarbeit mit den anderen Azubis hat uns gro?e Freude bereitet. Des Weiteren waren wir beide sehr enthusiastisch dar?ber, den Besuch unseres RKW Coaches vorzubereiten, wie auch die finale Ausarbeitung unserer Projektidee am Anfang. Unter anderem waren wir beide sehr dankbar daf?r zu erfahren, was es bedeutet in einem Team zu arbeiten und gemeinsam ein Projekt, ?ber eine so lange Zeit, auf die Beine zu stellen. Wir empfanden es als ein tolles Erlebnis. Zu sehen, wie aus einer simplen Idee etwas entsteht, dass zu einer Erleichterung im Arbeitsalltag unseres Unternehmens f?hrt.?
Was habt ihr durch das Projekt Digiscouts? am meisten gelernt?
Leonie Str?hr: ?Durch die Teilnahme an den Digiscouts? 2020 durften wir z.B. lernen, was es bedeutet aus einer eigenen Idee ein Projekt zu entwickeln. Des Weiteren bekamen wir als Auszubildende die Gelegenheit in die Rolle eines Projektmanagers zu schl?pfen. Auch sind wir durch unser Projekt an Aufgaben geraten, welche uns davor noch unbekannt waren und deren Umsetzung uns noch fremd war. Wir durften ebenfalls erfahren, was es bedeutet seine Zeit gut und vorteilhaft einzuteilen und wie man im Arbeitsalltag Priorit?ten setzt. Schlussendlich war es f?r uns auch sehr lehrreich zu erfahren wie man mit Hindernissen umgeht und sie zusammen beseitigt.?
Inwiefern seid ihr mit eurem Projekt zu Expertinnen geworden?
Ariane Quillery: ?Dadurch, dass unser Projekt das digitale Buchungssystem war, haben wir uns intensiv mit den Buchungsprozessen besch?ftigt. Dazu kam eine Testphase unserer vollendeten Projektidee, in der wir verschiedene Szenarien bez?glich der Raumbuchung durchgespielt haben. So haben wir neues Wissen etwa in Bezug auf Digitalisierung im Arbeitsalltag erworben. Des Weiteren werden wir in Zukunft in Kooperation mit unserem Sekretariat die offiziellen Ansprechpartner sein, wenn Fragen bez?glich des Prozesses zur Buchung oder Stornierung von R?umlichkeiten aufkommen sollten. Letzten Endes k?nnen wir also nur dankbar daf?r sein, dass wir schon so fr?h in der Ausbildung die M?glichkeit hatten, Experten in so vielen Bereichen, die ein Unternehmen ausmacht, zu werden.
Fazit der Ausbilder
Alexandra Schaller und Andreas Brinkmann: ?Die Idee der Digitalisierungsscouts ist sehr gut und idealerweise auszubauen. Die Begleitung des Projekts durch das RKW, wie etwa durch die Bereitstellung eines Projektmanagement-Tools, digitale Kurse zum Thema Projektmanagement und festgelegten Meilensteinen, war unterst?tzend. Dies gab unseren Auszubildenden Struktur und einen roten Faden im Projekt. Grunds?tzlich ist festzuhalten: Das Programm Digitalisierungsscouts hilft allen Azubis den Blick ?ber den jeweils eingesetzten Bereich hinaus zu werfen, Verantwortung zu ?bernehmen und sich mit den Herausforderungen des t?glichen Gesch?ftslebens auseinander zu setzen. Zur?ckgespielt wurde an uns, dass es allen am Projekt beteiligten Freude gemacht hat ? und wenn nachhaltige Optimierungsma?nahmen umgesetzt werden k?nnen, dann ist dies eine Win-Win-Situation f?r Azubis, Ausbildende und Betrieb. F?r eine Weiterentwicklung von Auszubildenden, pers?nlich und fachlich, ist dieses Programm auch in Zukunft w?nschenswert.?.