Interner Firmenchat: vereinfachte Kommunikation f?r alle Mitarbeiter

?E-Mails sind oftmals zeitintensiv und formal?, sagt Arne Jacob, der bei der Wirtschaftsf?rderung Bremen seine Ausbildung zum Fachinformatiker f?r Systemintegration im zweiten Lehrjahr absolviert. Deswegen haben wir uns dritt zu Beginn des Digiscouts?-Projektes Gedanken gemacht, wie wir eine schnellere und ?bersichtlichere Kommunikation f?r alle Mitarbeiter im Unternehmen einf?hren k?nnten.? Mit seinen zwei Azubi-Kollegen Mirko Gohlisch und Nicole Rautenhaus einigten sich alle darauf, dass es ein Tool mit Messengerfunktion werden sollte und datenschutzrechtlich abgesichert ist. Schlie?lich sollten ?ber den internen Chat auch sensible Daten verschickt werden k?nnen.

Sicherheit und Datenschutz gehen vor

Innerhalb des Digiscouts?-Projektes haben die Azubis die M?glichkeit ?ber eine E-Learning-Plattform Kurse zu absolvieren, wie beispielsweise den ?ber ?Datenschutz und Datensicherheit?. Als Digiscout ist es wichtig zu wissen, wie man mit firmeninternen Daten umgehen soll und darf. ?Die Module helfen den Azubis, das Wichtigste in K?rze zu verstehen und folgerichtig zu Handeln. So lernen die Azubis beispielsweise, wie sie ein sicheres Passwort anlegen k?nnen und versiert mit E-Mails und Datentr?gern umgehen sollen?, wei? Oksana Beresina, Referentin der Digiscouts? im RKW Kompetenzzentrum.
?Der Moodle-Kurs war f?r uns sehr hilfreich, und hat uns gerade, was die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) betrifft, noch ein bisschen mehr sensibilisiert?, erz?hlt Jacob. Die Auswahl des passenden Tools begrenzte sich auch dadurch, dass die Daten auf dem eigenen Server liegen sollten.

Auf der Suche nach dem passenden Tool

Mit einem Kriterienkatalog machten sich die drei Azubis auf die Suche nach einer passenden Plattform. ?Wir testeten verschiedene Tools von diversen Anbietern, wir haben uns dann letztendlich f?r einen Chat entschieden, den wir sogar kostenlos nutzen k?nnen?, erz?hlt Nicole Rautenhaus, Auszubildende zur Immobilienkauffrau im ersten Lehrjahr.

Was mit dem internen Firmenchat m?glich ist

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Wirtschaftsf?rderung Bremen k?nnen mit dem internen Chatprogramm direkte Nachrichten und Dateien ?ber einem Messenger verschicken, aber auch themenspezifische Gruppen gr?nden. ?Wenn ein Kollege eine kurzfristige Besprechung planen m?chte, kann er so zum Beispiel schnell alle Teilnehmer erreichen?, erz?hlt Jacob. ?Au?erdem macht es nat?rlich Spa?, auch mal ganz formlos und schnell nur mit ein paar Emojis zu antworten.?
Neben Gastzug?ngen und einer Suchfunktion f?r Dateien und Nachrichten, gibt es noch die M?glichkeit via Audio- oder Videochat zu kommunizieren. ?Das ist vor allem f?r Kollegen im Home Office oder auf einer Dienstreise von Vorteil. Zus?tzlich kann das Tool eben auf dem Smartphone oder dem Tablet genutzt werden?, sagt Rautenhaus.

Weiterempfehlung des Digiscouts?-Projektes

?Wir sind besonders stolz auf unsere gute fach?bergreifende Teamarbeit und w?rden so ein Digiscouts?-Projekt auch neuen Azubis empfehlen, weil wir viel gelernt haben?, sagt Jacob. ?Die richtige Zeiteinteilung ist wohl mit das Wichtigste f?r die Umsetzung, das man ber?cksichtigen sollte?, erg?nzt Rautenhaus.