Informationsfluss im Unternehmen - das digitale "schwarze Brett" macht's m?glich!

Das Digiscouts-Team

Wir, Sandra, Tim und Fabian absolvieren unsere Ausbildung bei der Firma FLYERALARM Dienstleistungs GmbH. 

Unser Unternehmen

FLYERALARM wurde im Jahr 2002 gegr?ndet und z?hlt zu den gr??ten deutschen E-Commerce-Unternehmen. Im Laufe der Jahre wurde eine Vielzahl von neuen Gesch?ftsbereichen erschlossen. Heute liefert FLYERALARM nicht nur Druckprodukte, sondern auch Werbeartikel, Werbetechnik, Kleidung & Textilien, Digitales Marketing und Services.

Ideensuche und Entscheidungsfindung

Nach der Auftaktveranstaltung machten wir uns auf die Suche nach Digitalisierungspotential in unserem Unternehmen. Dazu befragten wir unsere Kolleginnen und Kollegen aus den verschiedenen Abteilungen nach Projektvorschl?gen oder -w?nschen. Insgesamt wurden uns drei m?gliche Projekte genannt. Unter den Vorschl?gen befand sich auch die Idee eines digitalen schwarzen Bretts. Diese Projektidee bestand schon seit l?ngerer Zeit, konnte aber bisher aus Kapazit?tsgr?nden noch nicht weiterverfolgt werden. Als wir von diesem Projekt geh?rt haben, waren wir sofort begeistert und wussten, dass es das perfekte Digitalisierungsprojekt f?r uns ist.

Ein entscheidendes Auswahlkriterium war, dass die Digitalisierung des schwarzen Bretts die Kommunikation zwischen der Gesch?ftsf?hrung und den Produktionsmitarbeitenden vereinfacht. Wir fanden dieses Projekt am sinnvollsten, weil alle Besch?ftigten von einem guten Informationsfluss profitieren.

Das Digiscouts-Projekt

In der Abteilung Large Format Printing wurden die Produktionsmitarbeitenden bisher ?ber Aush?nge an den verschiedenen schwarzen Brettern informiert. Hierbei ging es um verschiedene Informationen, wie zum Beispiel neue Mitarbeitende, allgemeine Neuigkeiten und ?nderungen, Sicherheitsdatenbl?tter und weitere Hinweise. Die vorhandenen schwarzen Bretter befanden sich auf mehreren Stockwerken und mussten bei ?nderungen oder neuen Informationen alle abgelaufen werden. Unser Ziel war es, die schwarzen Bretter zu digitalisieren und die bisherige Zettelwirtschaft damit abzul?sen. Dadurch entf?llt der Aufwand f?r das Drucken der Aush?nge, f?r das manuelle Austauschen der Zettel und f?r die Laufwege zu den einzelnen Brettern auf den verschiedenen Stockwerken. Zus?tzlich sollte die Aufmerksamkeit der Mitarbeitenden durch Animationen auf die schwarzen Bretter gelenkt werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Informationen zuk?nftig immer aktuell und auf jedem digitalen schwarzen Brett gleich sind und keine wichtigen Informationen mehr verloren gehen. Dar?ber hinaus wird durch die Digitalisierung des schwarzen Brettes Zeit eingespart, da die Laufwege f?r das Verteilen der Informationen wegfallen. 

Unser Projektmanagement

Um das Projekt umzusetzen, haben wir unsere Rollen von vornherein verteilt und alles durchgeplant. In w?chentlichen Teammeetings besprachen wir den Projektstand und verteilten anschlie?end alle Aufgaben, die noch offen waren. Weiterhin k?nnen wir sagen, dass die Arbeit im Projektteam unproblematisch und erfolgreich war. Wir konnten uns immer aufeinander verlassen und haben uns bei Problemen und Unklarheiten gegenseitig unterst?tzt. Durch das Digitalisierungsprojekt haben wir gelernt, wie man am effektivsten im Team zusammenarbeitet, um ein Projekt zu planen, zu organisieren und umzusetzen.

Eine unserer gr??ten Herausforderungen war das Zeitmanagement. Uns ist bei dem Projekt aufgefallen, dass man etwas bis ins kleinste Detail perfekt planen, es jedoch am Ende anders kommen kann. Wir hatten Punkte auf unserer To Do-Liste, wie beispielsweise die Pr?fung der Software, f?r die wir sehr viel mehr Zeit brauchten, als wir eingeplant hatten. Das lag daran, dass wir unsere Rechtsabteilung zur Vertragspr?fung der Software f?r das digitale schwarze Brett hinzuziehen mussten. Dies hat mehr Zeit in Anspruch genommen hat, als wir erwartet hatten.

Besonders gut, ist die Ideenfindung gelaufen, da wir schnell f?ndig wurden und uns f?r das digitale schwarze Brett entschieden haben. Auch die Gesch?ftsf?hrung war begeistert von unserem Projekt und sehr gespannt, wie das Ergebnis am Ende aussehen w?rde. Unsere Projektbetreuende der Fachabteilungen haben w?hrend der Durchf?hrung des Projektes eine unterst?tzende Rolle eingenommen. Wir wussten, dass wir bei Fragen und Problemen immer auf diese zugehen k?nnen.

Ich bin wirklich sehr stolz auf die drei! Sie haben sich um die Umsetzung des Projektes fast komplett alleine gek?mmert und es ist toll geworden! Ich bin mir sicher, dass es einen gro?en Mehrwert f?r unsere Produktionsmitarbeiter bringt. 

Madeleine Gre?er, Ausbildungsmanagement

Digiscouts?-Autoren:

Sandra Jungmann, Tim Hofmann, Fabian Gerhard