Die Mitarbeitenden von LearnBiz.com vermitteln Sprachreisen, High-School-Aufenthalte und Freiwilligenarbeit auf der ganzen Welt. Au?erdem verwaltet man ein Poolprojekt f?r Auslandspraktika mit Erasmus+ F?rdermitteln.
Da kommen viele Anmeldungen und Informationsabfragen auf den kleinen Betrieb mit acht Mitarbeitenden zu. Aus diesem Grund fiel die Projektentscheidung nach der Digitalisierungssuche im Unternehmen auf die Digitalisierung der Anmeldung f?r Erasmus+. Ziel des Projektes war es, dass interessierte Auszubildende sich f?r ein Auslandspraktikum bei ihnen online anmelden k?nnen.
Online spart Zeit und Papier
Vor dem Projekt gab es f?r das Auslandspraktikum ein Anmeldeformular in Papierform, dass die Mitarbeitenden interessierten Auszubildenden zusendeten. Die Anmeldedaten mussten die Mitarbeitenden manuell in die Datenbanken Mobility Tool und Europass ?bertragen. Zus?tzlich f?hrt das Unternehmen eine weitere Datenbank, um einen besseren ?berblick ?ber deren Kundschaft zu haben. Die Erasmus+-Anmeldung in Papierform kostete viel Zeit. Ein weiterer positiver Effekt ist, dass ?bertragungsfehler in mehreren Datenbanken der Vergangenheit angeh?ren. Jetzt sparen sie Zeit und Papier.
Hochmotiviert an die Projektumsetzung
Informationen f?r eine leichtere Handhabung der Datenbanken (Mobility Tool und Europass) haben die Azubis sich von der nationalen Agentur eingeholt, die diese zur Verf?gung stellt. Dort erfuhren sie, dass es m?glich sei, ?ber eine genau definierte Excel-Tabelle Kundenangaben in die Datenbanken zu importieren. ?Als wir diese Information erhalten hatten, fiel uns ein Stein vom Herzen. Wir waren hochmotiviert dieses Projekt umzusetzen und uns allen dadurch die Arbeit zu erleichtern?, sagt Carina Richter, Auszubildende zur Kauffrau f?r B?romanagement im zweiten Ausbildungsjahr.
Jetzt war es wichtig herauszufinden, welche Felder bei der Onlineanmeldung verpflichtend ausgef?llt werden m?ssen und welche Feldbeschreibungen f?r die Programmierung ben?tigt werden. Dies testete das Trio mit fiktiven Teilnehmenden. Anschlie?end wurden alle Informationen an die Programmiererin weitergeben, die ihnen ihre Idee der Kundendatenbank und des Onlineformulars umsetzte.
Fr?hzeitige Planung und Organisation ist das A und O in einer Projektumsetzung
?Wir haben durch das Projekt viel ?ber Projektmanagement und Datenbanken gelernt und werden k?nftig die Expertinnen im Unternehmen sein, was die Erasmus+-Anmeldungen betreffen. Zudem war es f?r mich eine tolle Erfahrung die Position der Projektleitung zu ?bernehmen. Dadurch habe ich mir au?erdem Fertigkeiten zum Thema Planung und Aufgabenkoordination angeeignet. Fr?hzeitige Planung und Organisation ist das A und O in einer Projektumsetzung?, berichtet Carina Richter. Aktrina Bytyci, Auszubildende zur Kauffrau f?r B?romanagement im dritten Ausbildungsjahr, erg?nzt: ?Das Digiscouts?-Projekt hat uns geholfen zu erkennen, was wir in unserem Gesch?ftsalltag digitalisieren k?nnen, wodurch uns eine schnellere Bearbeitung der Anmeldungen m?glich ist und wir uns somit dem restlichen wichtigen Alltagsgesch?ft widmen k?nnen.?