Das Telefon klingelt im Minutentakt, da ist es schwer, konzentriert eine Aufgabe von Anfang bis Ende zu erledigen, denn Kunden haben bei der Immobilienverwaltung R?pke & Behring GmbH und Co. KG oberste Priorit?t. ?Die Arbeit alle paar Minuten zu unterbrechen, das kostet letztendlich mehr Zeit und schr?nkt die Produktivit?t ein?, sagt Alicia Denker, Auszubildende zur Immobilienkauffrau im zweiten Lehrjahr. Des Weiteren muss das Anliegen des Kunden an den Sachbearbeiter zugewiesen, die vielen E-Mails in der Zentrale beantwortet sowie Ordner und Dokumente per Post an betreffende Personen geschickt werden.
Problem erkannt! Wie sieht die L?sung aus?
Das f?nfk?pfige Azubi-Team von R?pke & Behring hat die Probleme sofort erkannt, als sie nach Digitalisierungspotenzial im Unternehmen suchten. Aber nicht nur das ? sie haben auch einen Weg gefunden, wie sie all diese Probleme digital l?sen k?nnten: mit einem Online-Portal f?r moderne Hausverwaltung, das die Bed?rfnisse von Kunden und Belegschaft gleicherma?en abdeckt.
?Wir haben einige Wochen verschiedene Anbieter getestet und miteinander verglichen und haben eine Software gefunden, die f?r alle Beteiligten hilfreich ist?, erz?hlt der Auszubildende Sandro Nie?en.
Moderne Hausverwaltung digital: so funktioniert?s
Mit dem Online-Portal ist es m?glich, dass sich Mitarbeiter als auch Kunden jederzeit einloggen k?nnen und Daten wie beispielsweise Blankovordrucke, Abrechnungen oder Mietvertr?ge einsehen, bearbeiten und herunterladen k?nnen. ?Sollte uns ein Eigent?mer oder Mieter eines bestimmten Objektes ?ber das Portal etwas mitteilen, wird es dem zust?ndigen Sachbearbeiter direkt zugewiesen?, wei? der angehende Immobilienkaufmann. ?Standardfragen k?nnen die Nutzer direkt auf der FAQ-Seite nachlesen?.
Das neue Online-Portal: Win-Win-Situation f?r alle Beteiligten
Das Portal erleichtert auch die direkte Kommunikation und den Datenaustausch zwischen dritten Beteiligten wie beispielsweise Handwerkern. Missverst?ndnisse im Informationsaustausch vermeiden die Mitarbeiter im Kunden- als auch Kollegenkontakt durch Transparenz: ?Der zust?ndige Kollege kann seinen aktuellen Stand der Arbeit notieren. Diese Daten k?nnen von jedem eingesehen werden und erleichtern die Vertretung im Krankheitsfall?, erl?utert Denker. ?Auch externe Dienstleister haben Zugriff auf das Programm und k?nnen ihren aktuellen Stand der Arbeit an uns schicken.?
Da das Portal von ?berall abrufbar ist, sind zum Beispiel bei Wohnungsbesichtigungen die Energieausweise immer einsehbar. ?Unsere Kollegen m?ssen keine Dokumente mehr suchen, das spart Zeit ? auch auf Kundenseite, da sie online alle ben?tigten Unterlagen schnell und direkt finden?, sagt Nie?en. Auch f?r die Umwelt ist das Digiscouts?-Projekt ein Gewinn: Der Papierverbrauch sinkt erheblich, ebenso bekommen die Kunden weniger Post auf dem konventionellen Weg.
Die Zukunft liegt in der App
Die Azubis haben in den letzte Wochen ganze Arbeit geleistet: Die Digiscouts? haben Mitarbeiter, Kunden und Eigent?mer vom Immobilien geschult und Daten ins Programm eingepflegt. ?Was uns jetzt noch fehlt ist eine App, die das Online-Portal abbildet, dann ist das Digiscouts? komplett abgeschlossen und wir Azubis finden, dass sich das Ergebnis wirklich sehen lassen kann?, erz?hlt Veronika Sojka, angehende Kauffrau f?r Versicherungen und Finanzen.
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