Die beiden Digiscouts Ronja Fischer (Auszubildende zur Kauffrau f?r Marketingkommunikation) und David Schiffelholz (Auszubildender zum Mediengestalter Digital und Print) machten sich bei ihrem Ausbildungsbetrieb agromindderAgentur f?r ganzheitliches Agrarmarketing? einem Kleinstunternehmen mit sechs festen Angestellten und einigen freien Mitarbeitenden ? auf die Suche nach Digitalisierungspotenzial. Unter dem Motto: ?Wir verbinden Menschen M?rkte und Medien? ist die Agentur ein Full-Service-Dienstleister f?r regionale M?rkte entlang der Wertsch?pfungskette. Marion Hofmeier, Gr?nderin und Inhaberin der Agentur, begleitete ihre beiden Azubis bei der Umsetzung der Projektidee, einem Projektmanagement-System.
Ich habe mit den beiden Azubis Ronja und David und der Inhaberin Marion Hofmeier im Interview ?ber die Projektidee gesprochen.
Das "Projektmanagement-System" - ?ber die Idee, Nutzen und Ziele
Wie entstand die Projektidee?
Ronja: In einer Azubi-Brainstorming-Session sammelten und erarbeiteten wir im Team m?gliche Projektideen, die umsetzbar erschienen. Au?erdem befragten wir die Kollegschaft von welchen Ideen sie am meisten profitieren w?rden. So stellten wir fest, dass eine einheitliche Projekt?bersicht, die den Mitwirkenden erm?glichte, den aktuellen Stand von Kundenprojekten einzusehen bzw. zu dokumentieren, noch fehlte. H?ufige Absprachen zwischen den Mitarbeitenden ?ber den Projektstand waren meist unumg?nglich und zugleich zentraler Bestandteil des Arbeitsalltags ? was wiederrum sehr zeitintensiv war. So kamen wir schlie?lich auf das Projekt zur Einf?hrung von einem ?Projektmanagement-System?. Unsere Idee: ein Projektstatusprogramm zu entwickeln, das den jeweiligen Stand aller Projekte ?bersichtlich darstellt.
Welche Ziele und welcher Nutzen waren f?r euch mit der Projektidee verbunden?
David: Im ?Projektmanagement-System? sollten die Projektst?nde sowie die anfallenden und erledigten Aufgaben angezeigt werden. Au?erdem sollten die Aufgaben den einzelnen Mitarbeitern zuteilbar sein.
Wir erhofften uns:
- Ein Digiscouts?-Projekt, das wir als Auszubildende umsetzen konnten
- Keine stagnierenden Projekte
- Die Notwendigkeit von Absprachen zu verringern
- Zeitersparnisse zu generieren
- Personalkosten (weniger Zeit f?r Absprachen) zu verringern
- Allen Mitarbeitenden eine einheitliche Projekt?bersicht zu geben
Was waren die entscheidenden Auswahlkriterien f?r das Projekt ?Projektmanagement-System??
Ronja: Im Grunde boten alle unsere Projektideen viele Vorteile. Doch hatte die Idee eines ?Projektmanagement-System? den gr??ten Praxismehrwert f?r die Firma. Wir erhofften uns durch dieses die gr??te Zeit- und Kostenersparnis.
Was ist besonders gut gelaufen und welche Hindernisse habt ihr gemeistert?
David: Die Ideensammlung und unsere Brainstorming-Sessions ? die Zusammenarbeit lief hierbei sehr gut. Nach der Ideenfindung wurden die einzelnen Ideen konzeptionell ausgearbeitet und anschlie?end besprochen. Aber auch die sp?tere Projektumsetzung verlief erfolgreich. Gab es mal Probleme, arbeiteten wir stets zusammen an einer L?sung f?r das Problem. Seitens der Kollegen gab es keine Widerst?nde. Alle waren froh, eine ?bersicht ?ber die Status-Updates der einzelnen Kundenprojekte zu bekommen. Die Mitarbeitenden waren allesamt sehr aufgeschlossen gegen?ber der Ver?nderung. Die Handhabung des CRM-Programms, mittels dem das ?Projektmanagement-System? realisiert wurde, b?rgte zu Anfang sehr viele H?rden. Das f?r uns neue Programm war oftmals unverst?ndlich und in der Bedienung nicht sehr intuitiv. Hierbei halfen uns Erkl?rtexte und YouTube-Tutorials zur Anwendung des Programms, die sich in die Praxis direkt ?bertragen lie?en. Zudem stand uns unsere Projektbetreuerin Frau Hofmeier immer zur Seite. Bei Fragen konnten wir stets auf ihre Unterst?tzung z?hlen und w?hrend der Projektumsetzung wurde uns viel Spielraum f?r die eigene Organisation und Herangehensweise gegeben.
Fazit
Was hat euch am meisten Spa? und Freude w?hrend des Projekts bereitet?
Ronja: Am meisten Spa? hatten wir, wenn einzelne Projektschritte, wie von uns im Voraus geplant, umgesetzt werden konnten und in der Projektumsetzung keine Probleme auftraten.
Was habt ihr durch das Projekt Digiscouts? am meisten gelernt?
David: Wir haben gelernt, uns an gesetzte Fristen zu halten und die zu erledigende Arbeiten termingerecht fertig zu stellen. Zudem lernten wir, uns im Team zu organisieren und Aufgaben fair untereinander zu verteilen.
Inwiefern seid ihr durch euer Projekt zu Expertinnen und Experten f?r euer Projektthema geworden?
Ronja: Dadurch, dass wir uns mit dem Programm Suite-CRM sehr viel besch?ftigt hatten, k?nnen wir nun auf dieses Fachwissen zur?ckgreifen. Falls andere Mitarbeiter nun Fragen zum Programm haben, k?nnen wir in Teilbereichen als Expertinnen und Experten dienen.
?Ich war von Anfang an von der Projektidee ?Projektmanagement-System? begeistert. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist es immer sinnvoll jene Unternehmensprozesse zu optimieren, die eine Kosten- und Zeitersparnis, aber auch einen Mehrwert f?r die komplette Kollegschaft mit sich bringen. Die beiden Azubis haben sich eifrig mit ihrem Projektthema auseinandergesetzt und k?nnen aufgrund guter Zusammenarbeit ein anschauliches Ergebnis vorzeigen. Fest steht, dass die beiden auch in weiterer Zukunft gut zusammen arbeiten werden k?nnen?, res?miert Marion Hofmeier, Gr?nderin und Inhaberin von agromind.