Einsatz ordentlich geplant ? mit einer App f?r die Personaleinsatzplanung

Gemeinsam mit einem Kollegen aus der IT entwickelte die Auszubildende Yssra Chahine der K&K Industriebau und Personalbetreuungs GmbH, im Rahmen der Digiscouts?, eine App f?r die Personaleinsatzplanung. Im Interview erz?hlt die angehende Personalkauffrau, welche Schritte n?tig waren, um das aufwendige Projekt umzusetzen.

Was genau verbirgt sich hinter eurer App f?r Personaleinsatzplanung?

Wir haben eine Personal-App entwickelt, um die Arbeitsprozesse zu verk?rzen. Mit dieser Software-Schnittstelle, auf Basis von Android- & iOS, k?nnen wir Mitarbeitereins?tze planen, bereits geleistete Arbeitsstunden einsehen und ?ber ein Kontaktformular besondere Anliegen wie Urlaubsantr?ge, Ausf?lle durch Krankheit oder Sonstiges an die Disponenten ?bermitteln.

Wie sah der Arbeitsalltag bei K&K ohne App aus?

Unsere Mitarbeiter wurden per E-Mail, SMS oder Zettel ?ber ihre Arbeitseins?tze informiert. Es kam durchaus vor, dass E-Mails bzw. SMS aber nicht ankamen.
Bei einigen Kunden mussten unsere Mitarbeiter Stundenzettel ausf?llen, unterschreiben lassen und anschlie?end in unser B?ro bringen, um die Stunden ins System zu ?bertragen ? f?r die Buchhaltung oft ein langer Warteprozess.
Fiel ein Mitarbeiter beispielsweise durch Krankheit aus, rief der Mitarbeiter im B?ro an oder schickte eine E-Mail an die Personalabteilung. Auch hier kam es vor, dass der kurzfristige Ausfall f?r Probleme sorgte und nicht immer schnell ein Ersatz gefunden werden konnte.
Und zuletzt kam noch hinzu, dass W?nsche, Probleme oder Anregungen der Mitarbeiter nicht beim richtigen Ansprechpartner landeten oder ?berhaupt nicht angesprochen werde konnten.

Wie habt ihr es geschafft, all das bei eurer Planung und Umsetzung f?r das Projekt zu ber?cksichtigen?

Wir, also mein Kollege David Izaguirre, der die App programmiert hat, und ich, haben vor Projektbeginn ein Pflichtenheft mit Muss- und Wunsch-Kriterien ausgearbeitet.
Muss-Kritierien waren beispielsweise, dass jeder Mitarbeiter seinen Wocheneinsatzplan und die bisher geleisteten Stunden einsehen, die Arbeitsstunden vom Mitarbeiter eingetragen und durch den Kunden quittiert werden konnte. Zudem wollten wir die Kommunikation zwischen dem B?ro und dem Mitarbeiter verbessern (Urlaubswunsch stellen, Krankmeldung, W?nsche etc.). Neuigkeiten aus dem Unternehmen sollten auf der Startseite der App erscheinen. Benachrichtigungen ?ber ?nderungen im Dienstplan oder Neuigkeiten im Unternehmen sollen per Push-Nachricht an die App gesendet werden. Bei der Planung ber?cksichtigten wir zudem die unterschiedlichen Handy-Plattformen von Andriod & iOS. Au?erdem sollte der Datenschutz an oberster Stelle stehen, in dem wir einen passwortgesch?tzten Bereich durch Benutzerauthentifizierung erstellten.
Auf unserer Wunschliste stand au?erdem, dass wir die App den Mitarbeitern in mehreren Sprachen zur Verf?gung stellen wollten. Anfangs zun?chst auf Deutsch und Englisch. Zus?tzlich fanden wir es gut, wenn wir Animationen im Programm f?r die Benutzerf?hrung einbinden k?nnten.

Das klingt nach einer Menge Arbeit. Wie habt ihr das als Team gemeistert?

Von Anfang bis Ende gab es so eine gro?e Dynamik im Team, dass es mir sehr viel Freude bereitet hat, als Projektleitung mitgewirkt zu haben. Es gab nichts, was wir im Nachhinein anders machen w?rden.

Was hat euch bei der Umsetzung des Projektes besonders Spa? gemacht?

Es war ein sch?nes Gef?hl, als wir unsere Zwischenschritte der App unseren Kollegen pr?sentierten ? die haben ordentlich gestaunt. Ebenso viel Freude hatten wir, als wir die Effekte und Animationen getestet haben. Besonders stolz bin ich auf den Mehrwert des Projektes, f?r unsere Mitarbeiter ein sehr hilfreiches Tool entwickelt zu haben, um die allgemeine Zufriedenheit im Unternehmen zu steigern. 

Seid ihr auf Probleme oder Hindernisse gesto?en?

Ein paar kleine Anlaufprobleme gab es nur in der Programmierung.

Was w?rdest du anderen Digiscouts? mit auf den Weg geben?

Wichtig ist, dass man sich genaue Gedanken ?ber sein Projekt machen sollte. Dazu geh?rt, dass man alle wichtigen Meilensteine des Projektes von Anfang genau plant, um die Zielvorgaben w?hrend der Projektdurchf?hrung nicht aus den Augen zu verlieren.

Vielen Dank f?r das Interview.