B?rgerinnen und B?rgern den Weg in die Verwaltung noch b?rgerfreundlicher zu gestalten ? dieser Vorsatz wurden zum Leitgedanken des Digiscouts-Teams der Verbandsgemeinde Wittlich-Land. Im Rahmen des Projektes ? App "Mein.Wittlich-Land" setzten Jasmin Brandt, Anna-Lena Foegen, Bastian Schmitz, Adrian Gr?f und Felix Bros als Auszubildende ihre Idee einer digitalen Verbandgemeinde um und bewiesen, dass B?rgern?he und Digitalisierung sehr wohl zusammengedacht werden k?nnen.
Die folgende Projekte-Geschichte aus der Perspektive der Azubis erlaubt einen Blick hinter die Kulissen und verr?t, wie ma?geblich das individuelle Engagement, das fachliche Know-how und die akribische Organisation der Azubis zum Erfolg des Digiscouts?-Projektes beitrugen.
Once upon a time...
Start unseres Projektes war die Auftaktveranstaltung Anfang Mai 2019 bei der Industrie- und Handelskammer in Koblenz. Mit viel Freude und hohen Erwartungen machten wir uns auf den Weg nach Koblenz, um einen ersten ?berblick und die ersten Informationen zum Projekt zu erfahren. Nach einem spannenden Tag fand im Anschluss unser erster ?Kick-Off-Termin? in unserer Verwaltung in Wittlich statt. Hier besuchte uns der Projektleiter Bruno Pusch vom RKW Kompetenzzentrum und stellte das Analyse-Tool f?r Digitalisierungspotenzial "Discover" sowie das Projektmanagement-Tool vor, mit welchem wir Azubis die M?glichkeit hatten, gemeinsam an unserem Projekt zu arbeiten und uns untereinander auszutauschen.
Doch welche Vorg?nge und Abl?ufe kann man ?berhaupt in einer Verwaltung digitalisieren? Mit dieser Fragestellung machten wir es uns zur Aufgabe, unsere Arbeitskolleginnen und Arbeitskollegen zu m?glichem Digitalisierungspotential zu interviewen und Ideen festzuhalten. Letztlich konnten wir zahlreiche Ideen herausarbeiten und grenzten diese auf eine engere Auswahl ein. Nach mehreren Treffen ?ber die Projektideen, in denen wir miteinander diskutierten, kamen wir auf drei Projektideen, die wir unserem Coach Thomas Fabich ,RKW Hessen, und unserem Chef, B?rgermeister Dennis Junk, vorstellten.
Unsere Favoriten waren:
- Digitale Unterschriften
- Digitale Zustellung des Mitteilungsblattes
- App "Mein.Wittlich-Land"
Im Erstgespr?ch mit unserem Coach stellte sich heraus, dass die Idee der Entwicklung einer App eine spannende, aber auch eine sehr schwierige sei ? vor allem diese im Zeitraum von sechs Monaten zu entwickeln und vorzustellen. Doch f?r uns war dies kein Grund gleich aufzugeben. Im Gegensatz, es gab uns einen pers?nlichen Ansporn, unser Traumprojekt, die App "Mein.Wittlich-Land", zu verwirklichen. Kurze Zeit sp?ter hatten wir unsere Projektidee konkretisieren k?nnen. Die Begleitung von Thomas Fabich war sehr hilfreich, da er uns Gedankenanst??e und Hinweise lieferte, die uns selbst ? zu diesem Zeitpunkt ? noch nicht bewusst waren. Bevor wir mit unserem Traumprojekt so richtig durchstarten konnten, galt es letztlich noch eine entscheidende H?rde zu ?berwinden, n?mlich den Termin mit unserer Beh?rdenleitung zu meistern. Bei diesem Treffen pr?sentierten wir dem B?rgermeister Dennis Junk unsere drei Projektideen sowie ihre jeweiligen Vor- und Nachteile. Nach kurzer ?berlegungs- und Beratungszeit war die Entscheidung getroffen. B?rgermeister Junk war von allen drei M?glichkeiten ?berzeugt. Sie entsprachen genau seiner Vorstellung einer "digitalen Verwaltung". Sieger unserer Ideenpr?sentationen war die App "Mein.Wittlich-Land", was uns nat?rlich sehr gefreut hat.
Hauptentscheidungsgrund f?r die App ?Mein.Wittlich-Land? war nicht nur ihr interner Nutzen f?r die Verwaltung und die Mitarbeitenden, sondern auch, dass B?rgerinnen und B?rger Hauptprofiteure dieser App sind und somit in unserer Region in Sachen Digitalisierung ein Fortschritt in den einzelnen Ortsgemeinden gewonnen werden kann.
? Felix Bros
Hey Ho, Let's Go!
Mit der Unterschrift unseres B?rgermeisters startete die Realisierungsphase. Als erstes holten wir uns von verschiedenen Firmen in unserer Region Angebote ein, die uns bei unserer Entwicklung unterst?tzen k?nnten. Wir entwickelten einen genauen Ablaufplan mit allen Funktionen, die unsere App beinhalten sollte. Unser Augenmerk lag dabei in der Einrichtung einer Online-Terminvereinbarung, Mietoption f?r ?ffentliche R?ume und einem Online-Fundb?ro. Alle B?rgerinnen und B?rger sollten zuk?nftig auch von zuhause aus einen direkten Termin bei der jeweiligen Abteilung vereinbaren k?nnen, um langen Wartezeiten vor Ort zu entgehen. ?ber die App sollte es auch m?glich sein, Schutzh?tten, B?rgerh?user oder sonstige ?ffentliche Geb?ude der Ortsgemeinden in der Verbandgemeinde Wittlich-Land zu reservieren und anmieten zu k?nnen. F?r jede dieser ?ffentlichen Einrichtungen wurde ein digitaler Belegungsplan hinterlegt, um terminliche ?berschneidungen oder versehentliche Doppelbelegungen zuk?nftig zu vermeiden. Im Online-Fundb?ro w?rden B?rgerinnen und B?rger Verlorenes suchen oder Fundsachen melden. ?ber eine Fotofunktion k?nnten zus?tzlich Bilder von Fundsachen hochgeladen und nach der Freigabe durch Mitarbeitende der Verbandsgemeinde ? in einer automatisch-erzeugten standardisierten ? Anzeige ver?ffentlicht werden. Last, but not least sollte unsere App auch ?ber eine News Rubrik verf?gen.
Um eine optimale und vor allem im Handling einfache Realisierung der App zu gew?hrleisten, hie? es f?r uns zu aller erst Informationen zu den einzelnen Abl?ufen zu sammeln. Als n?chstes formulierten wir unsere Arbeitsschritte im Detail aus. Am Ende hatten wir eine Arbeitsmappe, welche alle relevanten Informationen zu den Arbeitsabl?ufen unserer Verwaltung beinhaltete sowie eine Meilensteinplanung. Mithilfe dieser Arbeitsmappe erarbeitete unsere Projektleiterin Jasmin Brandt das Konzept der App mit dem Programmierer aus. Nachdem der Prototyp fertig war, testeten wir die App auf Fehler oder Logikbr?che. Auf einer Sitzung der Ortsb?rgermeisterinnen und Ortsb?rgermeister pr?sentierten wir schlie?lich unsere App "Mein.Wittlich-Land". Die Funktion, ?ffentliche R?ume online zu reservieren oder zu mieten stie? besonders auf Begeisterung. Die ersten Einverst?ndniserkl?rungen einiger Ortsgemeinden kamen schneller als gedacht. Mit dem Neujahr 2020 startete so auch unser gro?artiges Digioscuts?-Projekt App "Mein.Wittlich-Land" als regionales Pilotprojekt durch. Unsere Ziele im Projekt Digiscouts? haben wir erreicht, dennoch ist die App noch lange nicht fertig. Sie soll weiterwachsen, um B?rgerinnen und B?rgern den Weg in die Verwaltung noch b?rgerfreundlicher zu gestalten.
P.S.: An Ideen mangelt es auch nicht. Aktuell planen wir die Integration eines Katastrophenschutzplans.
Es ist ein nachhaltiges Projekt, das durch seine Weiterentwicklung lebt. So k?nnen auch zuk?nftig unsere Azubis an weiteren Funktionen f?r die App feilen. App und Homepage sind bereits miteinander verkn?pft, sodass die B?rgerinnen und B?rger ?ber die unterschiedlichen Kan?le gleich informiert sein werden ? und das ohne Mehraufwand.
? B?rgermeister Dennis Junk
Digiscouts?-Autoren:
Jasmin Brandt, Felix Bros, Anna-Lena Foegen, Adrian Gr?f, Bastian Schmitz