Digitalisierung des Dokumentationsprozesses

Im Rahmen des Projektes Digiscouts? nahmen wir als Digiscouts?-Team der DuPont Uentrop GmbH, eines produzierenden Chemie-Unternehmens, teil. 

Die Suche nach der Nadel im Heuhaufen

Nach der Auftaktveranstaltung im Herbst 2020 f?hrten wir eine erste Rasterbefragung im Unternehmen durch. Das Ziel war es Digitalisierungspotentiale zu lokalisieren und Projektideen zu sammeln. Aufgrund der gro?en Resonanz war die Liste der Themenvorschl?ge, mit insgesamt 20 gefilterten Ideen, lang.

Kriterien zur Bewertung der gesammelten Projektideen

Im weiteren Verlauf f?hrten wir die gesammelten Themen weiter aus und informierten uns ?ber Ans?tze und Ideen zur Umsetzung. Aufgrund der vielen Ideen wurde nach den Kriterien Zeitaufwand, Umsetzbarkeit und Nutzen kategorisiert und bewertet. So konnten wir im Rahmen der Themensuche eine Vorauswahl von drei Themen treffen, welche das Anforderungsprofil der Digitalisierung in Kombination mit dem Zeitaufwand f?r das Projektteam erf?llten. Letztendlich viel die Entscheidung auf das Projekt zur Digitalisierung des Dokumentationsprozesses.

Projektidee gefunden: Digitalisierung des Dokumentationsprozesses

Der Dokumentationsprozess beschreibt einen Vorgang zur Ablage, Bearbeitung und Genehmigung von Zeichnungen und technischen Unterlagen in einer Datenbank. Jeder Dokumentation ist eine eindeutige Identifikationsnummer zugeordnet. Diese Nummer konnte von nur einer Person im Werk vergeben werden. Die Verwaltung der Nummern erfolgte ?ber einen handschriftlichen Ordner ohne Sicherungskopie. Aufgrund der aus dem analogen Prozess resultierenden Herausforderungen hat sich das Team entschieden den Nummernvergabeprozess durch ein Self-Service-System personenunabh?ngig zu gestalten.

Unverzichtbar: die Zusammenarbeit mit erfahrenen Kollegen

Nach dem GO der Gesch?ftsleitung zur Umsetzung unseres Themenvorschlags war die erste Priorit?t den Prozess zu definieren und Meilensteine mit Terminierung festzulegen. Zur Definition des Prozesses zogen wir Mitarbeiter hinzu, welche langj?hrige Erfahrung mit der Nummernvergabe und dem Dokumentationsprozess haben und t?glich damit arbeiten. So erstellten wir ein genaues Profil zum Ablauf des Prozesses um ein Grundverst?ndnis der Abl?ufe zu erhalten. Die gewonnenen Erkenntnisse waren sp?ter f?r die Umsetzung in ein Programm von gro?er Bedeutung.

Programmierung des Systems mithilfe von PowerApps

Im weiteren Verlauf des Projekts wurde mit der Programmierung des Systems begonnen. So entwickelten wir mit Hilfe von PowerApps und Sharepoint ein Programm zur einfachen digitalen Eingabe von Zeichnungs- und Dokumentationsangaben, zur automatischen Vergabe von Nummern, sowie zur Genehmigung der Nummernanfrage durch das zust?ndige Team. Zus?tzlich zu dem Programm wurde eine Datenbank angelegt um Nummern und hinterlegte Angaben zu speichern. Desweiteren mussten Listen erstellt werden, welche f?r die Auswahl von Daten im User-Interface notwendig sind.

Nach Abschluss der Programmierarbeiten ging das Projekt in die Testphase. So wurden die zust?ndigen Mitarbeiter gebeten mit dem Programm zu arbeiten. In dem Zusammenhang konnten wir Fehler im System schnell erkennen und ausbessern.

Vorteile des neuen Systems

Mit dem System ist es nun m?glich mit Hilfe eines Formulars schnell und kompakt Informationen in den Antrag zu ?berf?hren. Zudem wird mit jedem Antrag eine eindeutige fortlaufende Nummer generiert und zugeteilt. Der zust?ndige Mitarbeitende kann nach Beantragung einer Nummer dem Antrag stattgeben oder ablehnen. Der Status dieses Prozesses ist f?r den Antragsteller jederzeit einsehbar.

Was wir aus dem Digiscouts? Projekt mitnehmen?

Abschlie?end m?ssen wir zugeben, dass uns das Digitalisierungsprojekt viel Spa? bereitet hat. Die Durchf?hrung einer Projektarbeit hat uns wichtige Erfahrungen sammeln lassen, welche wir in unserer beruflichen Laufbahn weiter anwenden k?nnen. Die Arbeit am Projekt hat uns gezeigt, dass sowohl die exakte Festlegung des Ziels und die strikte Terminierung, als auch die Teamarbeit und Koordination wichtige Bausteine zur Erreichung des gemeinsamen Ziels sind.

Digiscouts?-Autoren:

Serhat, Nico, Marvin, Leon, Niklas