Den Papierverbrauch in der Verwaltung drastisch zu senken, Arbeitsabl?ufe zu optimieren und potenzielle Fehlerquellen zu beseitigen ? das waren die Ziele der f?nf Auszubildenden des MEISER-Teams. Im Rahmen des Digiscouts-Projektes ? ?Digitaler Reklamationsworkflow? setzten Greta Jehle, Jannik Goertz und Kai Siegwart, Pascal Diener und Katharina Gimmler als Auszubildende (zu Industriekauffrau, Industriekaufmann, IT-Kauffmann und BA-Studierende) ihre Idee eines vollst?ndig digitalisierten Reklamationsflusses um.
MEISER ist ein traditionsreiches Familienunternehmen. Mittelst?ndisch und inhabergef?hrt mit Stammsitz in Schmelz-Limbach im Herzen S?dwestdeutschlands, liegen die Schwerpunkte dieses stahlverarbeitenden Unternehmens bei Gitterrosten, Blechprofilen, Treppenanlagen und Verzinkungen.
Die folgende Projekte-Geschichte aus der Perspektive der Azubis erlaubt einen Blick hinter die Kulissen des Digiscouts-Projektes ?Digitalisierter Reklamationsworkflow? und verr?t, wie eine simple Idee eine ganze Abteilung digital revolutionierte.
Eine digitale Revolution des Reklamationsablaufs ? und alles begann mit einem Brainstorming
Bevor unsere Projektidee entstand, galt es jedoch ?berhaupt erst einmal einen Anfang zu finden und sich mit dem Projekt vertraut zu machen. In einem Brainstorming suchte unsere Gruppe nach Digitalisierungspotenzial in unserem Unternehmen sowie nach M?glichkeiten, unsere Ideen im Rahmen dieses Projekts umzusetzen. Von Anfang stie?en wir mit unserem Projekt auf reges Interesse, als wir in den einzelnen Abteilungen unsere Ideen vorgestellt haben. Mit der Unterst?tzung unserer IT-Abteilung konnten wir die Projektvorschl?ge konkretisieren und den jeweiligen Zeitbedarf absch?tzen. So mussten einige Projektvorschl?ge verworfen werden, da sie im vorgegebenen Zeitrahmen von sechs Monaten nicht realisierbar waren. Unser Fokus fiel nun relativ schnell auf unser vorgestelltes Projekt: ?Der digitalisierte Reklamationsworkflow?
Der Sinn dieses Projektes stand au?er Frage. Unsere Serviceabteilung ben?tigte zur Bearbeitung der anfallenden Reklamationen eine sehr hohe Menge an Papier. Neben diesem Kostenfaktor f?r unser Unternehmen bestanden weitere Probleme des Status Quo in anfallenden Laufwegen der bearbeitenden Personen oder auch der analogen Daten?bermittlung. Zudem war es f?r unsere Vertriebsmitarbeiter aufwendig, dem Kunden Auskunft ?ber etwaige Fortschritte bei der Reklamationsbearbeitung zu geben, da sie hierf?r erst Kontakt zur Serviceabteilung aufnehmen mussten. Ein digitalisierter Workflow mit verschiedenen Zugriffsrechten f?r die beteiligten Abteilungen w?re die optimale L?sung. Unser Projekt wurde von der Gesch?ftsleitung sehr positiv empfangen und wir bekamen ohne Z?gern gr?nes Licht f?r die Umsetzung. Durch die Implementierung in unser ohnehin schon genutztes Dokumentenmanagementsystem ?Easy? konnten wir den gesamten Prozess rationalisieren, ohne den Workflow wesentlich zu ?ndern und so die Beteiligten in ihrer Arbeit zu beeintr?chtigen. Auch der Vertrieb arbeitet regelm??ig mit dieser Software und kann nun direkt und ohne Verz?gerung die ben?tigten Informationen an den Kunden weitergeben. Ebenso kann die Buchhaltung die Vorg?nge einsehen und entsprechende Ma?nahmen wie z. B. Gutschrifterstellung umsetzen. Viele weitere Features, wie zum Beispiel eine digitale Signatur der jeweiligen Entscheidungstr?ger, haben den Arbeitsablauf weiterhin vereinfacht. Eine Herausforderung in der Umsetzungsphase des Projekts bestand darin, in enger Zusammenarbeit mit unserem externen Dienstleister f?r alle unsere Vorstellungen und Anforderungen an das Programm eine praktikable L?sung zu finden.
Das Ergebnis hat alle ?berzeugt und der digitalisierte Reklamationsworkflow l?uft. Wir sind sehr froh, beim Projekt ?Digiscouts? teilgenommen zu haben, da wir dadurch bereits w?hrend der Ausbildung erste Erfahrungen im Bereich der Projektarbeit sammeln konnten.
