Digitalisierte Finanzbuchhaltung

Die beiden Auszubildenden zum Kaufmann f?r Marketingkommunikation im zweiten Lehrjahr bei der novum! Werbemedien GmbH & Co. KG haben den gr??ten Nutzen f?r die Werbeagentur in der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung gesehen. 

? Wir dachten erst, dass ein anderes Projekt nicht so gut ankommt, verglichen mit den anderen Projekten, und einfach zu klein ist. Jetzt haben wir hoch gepokert und uns f?r die digitale Finanzbuchhaltung entschieden. Aber das kriegen wir schon hin?, erz?hlt Jonas Nehrenberg, Auszubildender zum Kaufmann f?r Marketingkommunikation.

Das oberste Ziel: Den Papierkrieg beenden!

Wie auch in vielen anderen betrieben ist der Papierverbrauch bei Novum! hoch. ?Bei uns in der Verwaltung wird fast alles ausgedruckt und in verschiedene Ordner abgeheftet. Das Arbeiten mit diesen Ordnern ist zeitintensiv und auch irgendwie umst?ndlich. Z.B. drucken wir einige Rechnungen nur aus, um sie dann abzustempeln. F?r den Monatsabschluss haben wir auch einen extra Ordner, in dem wir s?mtliche Belege sammeln und dann an das Steuerberatungsb?ro versenden. Damit wir diese Belege aber auch noch vor Ort haben, kopieren wir monatlich ca. 100 Belege nur zum Aufbewahren?, berichtet Denis Habenicht, Auszubildender zum Kaufmann f?r Marketingkommunikation.

Wie wird das Ziel erreicht 

W?hrend der gesamten Projektlaufzeit lief die Teamarbeit richtig gut und die Unterschrift von der Gesch?ftsf?hrung zu bekommen war leicht. Die Pr?sentation haben die beiden sehr gut gemacht und die Idee hat sofort Anklang gefunden. Das Lastenheft f?r die Anforderungen an das neue Programm ist abgeschlossen und w?re fertig zur Umsetzung. ?Wir hatten einen sehr auftragsstarken Sommer und somit wenig Zeit f?r die Umsetzung. Dennoch sind wir zufrieden mit unserem Ergebnis. Erst im n?chsten Jahr kann das Programm eingef?hrt werden?, sagt Nehrenberg.

Der Nutzen des Projekts

?Wir k?nnen auf jeden Fall einfacher und auch effektiver arbeiten?, so Nehrenberg. ?Wir m?ssen uns nicht mehr durch irgendwelche Ordner- und Papierlandschaften w?hlen und wir brauchen keine zwei  oder sogar drei Ordner mehr f?r nur einen Arbeitsschritt.? Den Umweltaspekt haben die beiden dabei nat?rlich auch nicht aus den Augen verloren. ?Es wird einfach weniger Papier und Druckerfarbe ben?tigt und somit brauchen wir auch weniger Ordner. F?r die Kernaufgaben bleibt uns so viel mehr Zeit. Jetzt k?nnen Rechnungen und andere Belege mit wenigen Klicks gefunden und bearbeitet werden, selbst bei Ausfall des Verwaltungsmitarbeiters?, erz?hlt Habenicht.

Digitalisierte Zukunft

Die zwei Azubis hatten nicht nur eine Idee, die sie gerne umsetzen wollten. ?Wir m?chten gerne noch weitere Projekte umsetzten. Zum Beispiel wollen wir noch digitalisierte Auftragsmappen erstellen und versuchen eine digitale Personalakte einzuf?hren. Die darf nat?rlich nur die Gesch?ftsf?hrung und die Verwaltung einsehen?, so Habenicht.