Die IHK f?r M?nchen und Oberbayern war im Projekt Digiscouts?, sowohl regionaler Partner als auch teilnehmendes Ausbildungsunternehmen ? mit dem Ziel als Vorbild f?r Digitalisierungsprojekte voranzugehen. ?Man muss solche Projekte selbst ausprobieren, um zu sehen, ob das Ganze auch funktioniert?, so Armin Barbalata, CDO und Mitglied der Hauptgesch?ftsf?hrung der IHK f?r M?nchen und Oberbayern.
Im Interview mit den IHK-Digiscouts Tobias Geier, Viktoriia Shuliak und Paul Moser ? alle drei Auszubildende f?r B?romanagement ? sowie ihrer Betreuerin Corinna Bruder, Digitalisierungsexpertin, haben wir ?ber das Projekt ?digitaler Raumkatalog? gesprochen.
Ideensuche und Digitalisierungspotential
Die erste Herausforderung war herauszufinden, was die Kolleginnen und Kollegen brauchen. Um das festzustellen, verschickten die Azubis E-Mails und fragten alle Ausbildungsbeauftragten nach ihren Meinungen bzw. nach ihren W?nschen. Gleichzeitig nahm das Azubi-Team Kontakt mit den Bereichsleitern auf und stellte ihnen das Projekt Digiscouts? vor. Nachdem das Team alle R?ckmeldungen erhielt, blickten sie pr?fend und detailliert auf jede einzelne Idee. Einige mussten sie verwerfen, da sie entweder zu kompliziert und damit spezifische Fachkenntnisse in bestimmten Themen voraussetzten, zeitlich zu umfangreich waren oder die internen Voraussetzungen noch fehlten. Nach einigen Gespr?chen ergaben sich zwei Favoriten und das Team entschied sich f?r die Idee eines digitalen 360 Grad Raumkatalogs, erz?hlt Azubi Tobias.
Die Idee und Ziele hinter dem Projekt ?Digitaler Raumkatalog?
Das Augenmerk im Projekt des Azubi-Teams lag vor allem auf der Erweiterung des bereits bestehenden Veranstaltungsraumkataloges, durch die Integration von 360 Grad Bilder. Vor dem Projekt existierte bereits ein Katalog, aber nur im PDF-Format, erkl?rt Viktoriia. ?Dieser wurde den Interessenten per Mail zur Verf?gung gestellt. Dadurch ergab sich zwischen dem Veranstaltungsmanagement und dem Kunden eine aufwendige und komplizierte Kommunikation. Zudem waren Besichtigungen der Veranstaltungsr?ume fr?her nur vor Ort m?glich. Die derzeitige Situation (aufgrund von Corona) verdeutlichte den umst?ndlichen Charakter des Buchungsvorgangs.? erl?utert Viktoriia.
Ziel des Projektes war, das Online-Angebot f?r Interessenten auszubauen und somit mehr Informationen bereitzustellen und gleichzeitig den Buchungsvorgang der Veranstaltungsr?ume f?r ? Interessenten und Mitarbeitende ? zu vereinfachen. Die Bereitstellung des Raumkataloges wird zuk?nftig digital und mit der Erg?nzung durch 360 Grad Bilder erfolgen.
Die Projektorganisation ? in einer Krisenzeit
Das Interesse der Gesch?ftsf?hrung freute uns sehr und zeigte klar, dass der Nutzen des Projekts erkannt und unsere Arbeit wertgesch?tzt wurde. (?) Durch unser Projekt haben wir uns innerhalb des Hauses den Ruf von Experten in diesem Bereich erarbeitet und gelten jetzt intern als erste Ansprechpartner zu diesem Sachverhalt, so das Azubi-Team.
Nach dem ersten Treffen im Rahmen des Azubiprojektes wurde ein Projektleiter ausgew?hlt. ?Das ging bei uns problemlos ? wir wussten, dass wir alle Entscheidungen, trotz dieser ?Hierarchie?, zusammen treffen werden?, erz?hlt Paul. ?Einzelne Aufgaben wurden im Team verteilt und bei Unstimmigkeiten wurde gemeinsam ein Kompromiss gefunden. Die Gesch?ftsf?hrung stand von Anfang an hinter dem Projekt Digiscouts? und sp?ter auch hinter der Projektidee. So hatten wir die Gelegenheit, die Digiscouts? als Azubiprojekt in der w?chentlichen Bereichsleiterrunde vorzustellen, wo es auf reges Interesse gesto?en ist.?
Kurz nachdem die finale Entscheidung f?r die Projektidee eines digitalen Raumkatalogs gefallen war, begann die Covid Pandemie und der interne Fokus der IHK verlagerte sich pl?tzlich ? aber zugleich auch verst?ndlich, so Paul. ?Das Ausma? von Covid-19 konnten wir vor allem durch die versch?rften Kontaktbeschr?nkungen und im Zeitmanagement sp?ren. Was uns gleichzeitig wohl vor unsere gr??te Herausforderung stellte.?
Dem konnte das Azubi-Team allerdings durch Telefonkonferenzen und genauer Planung sowie effizienter Arbeitsweisen entgegenwirken. Trotz dieser pl?tzlichen Herausforderung wurde von Seiten der Gesch?ftsf?hrung sich f?r das Azubi-Projekt Zeit genommen, diesem zugestimmt und sogar noch eigene erg?nzende Vorschl?ge gemacht, betont Paul. ?Das Interesse der Gesch?ftsf?hrung freute uns sehr und zeigte uns klar, dass der Nutzen des Projekts erkannt und unsere Arbeit wertgesch?tzt wurde.? Die urspr?ngliche Idee externe Dienstleister in das Azubi-Projekt miteinzubeziehen, erschwerte sich aufgrund dieser besonderen Lage, weshalb das Azubi-Team umplanen musste. Im Umkehrschluss stellte sich dies sogar als Vorteil f?r die Azubis heraus, da sie die Gelegenheit erhielten, sich intensiver in das Projekt einzubringen, so Paul. ?Durch unser Projekt haben wir uns innerhalb des Hauses den Ruf von Experten in diesem Bereich erarbeitet und gelten jetzt intern als erste Ansprechpartner zu diesem Sachverhalt.?
Fazit
Der frische Wind ? durch teils kritische Impulse von unseren Azubis, die uns sehr willkommen waren ? waren ein sehr hilfreiches Element, unsere ?Organisation weiter zu bringen! Nicht nur digital, sondern grunds?tzlich! Sie haben einfach einen anderen Blickwinkel auf die Prozesse im Unternehmen und das ist auch gut so?
? res?miert Corinna Bruder im Interview. Ihre Azubis hatten viele Digitalisierungsideen und haben offen ?ber diese gesprochen. Dadurch haben sie neue Perspektiven aufgezeigt, vor allem aber auch gute Impulse f?r Digitalisierungsm?glichkeiten gegeben. Mit dem Projekt eines digitalen Raumkatalogs ist es ihren Azubis gelungen, die Veranstaltungsr?ume online noch ansprechender zu pr?sentieren. ?Das ist f?r uns insofern bedeutsam, da wir diese R?ume auch als ?eine wichtige Begegnungsst?tte f?r die regionale Wirtschaft ansehen?, betont Corinna Bruder. Durch das eigene Digiscouts?-Projekt haben die Azubis dazu beigetragen, das eigene Angebote ? und damit auch die IHK f?r M?nchen und Oberbayern ? ?digitaler zu pr?sentieren.