Auch im produzierenden Gewerbe nimmt die Digitalisierung einen hohen Stellenwert ein. Mit dem Ziel, die Abl?ufe effizienter zu gestalten, nahm die Parador GmbH aus Coesfeld am Digiscouts?-Projekt teil und digitalisierte die Unterschrift im Versand. Als Hersteller von Produkten zur Boden- und Wandgestaltung fertigt das Unternehmen seit 1977 Laminat, Parkett und elastische Bodenbel?ge sowie Dekorpaneele f?r Wand und Decke an und exportiert in ?ber 80 L?nder. Die reibungslose und schnelle Abwicklung im Versand ist daher besonders wichtig.
Das vierk?pfige Azubi-Team ? bestehend aus Tabea, Niklas, Mick und Tobias ? hat sich der Herausforderung gestellt, eigenverantwortlich die Digitalisierung in ihrem Ausbildungsbetrieb voranzutreiben.
Ideenfindung und Ausgangssituation
Nach ein paar Gespr?chen mit anderen Mitarbeitenden stand fest: der Versand hat noch Digitalisierungspotential. Dort wurden Ablieferscheine bisher in zweifacher Ausf?hrung ausgedruckt und vom Versanddienstleister unterschrieben. W?hrend der Versanddienstleister den Ablieferschein in ausgedruckter Form mitnimmt, scannt ein Mitarbeitender das unterschriebene Exemplar des Unternehmens ein, woraufhin das Dokument per E-Mail an einen PC gesendet wird und nun digital abgelegt werden kann. Das papierbasierte Original wird anschlie?end abgeheftet.
Nicht nur der hohe Zeitaufwand und Papierverbrauch waren bei diesem Prozess eindeutige Nachteile, auch das redundante Ausdrucken und Einscannen war nicht mehr zeitgem??.
Die digitale Unterschrift und ihre Vorteile
Die Azubis sahen hier Verbesserungspotential und beschlossen, die digitale Unterschrift einzuf?hren. Hierf?r ruft ein Mitarbeitender den Ablieferschein ?ber ein Tablet ab. Der Versanddienstleister kann das Dokument nun digital per App unterschreiben. Das als ?unterschrieben? gekennzeichnete Dokument wird anschlie?end automatisch einmal f?r den Versanddienstleister zur Mitnahme ausgedruckt, w?hrend das Exemplar des Unternehmens medienbruchfrei digital abgelegt werden kann. Ausdrucken und Einscannen geh?rt nun der Vergangenheit an.
Dank der Zeitersparnis von etwa einer Stunde haben Azubis und Mitarbeitenden nun mehr Zeit, sich anderen Themen zu widmen. Dar?ber hinaus ist der digitale Prozess ?bersichtlicher und durch den geringeren Papierverbrauch nachhaltiger.
Das Fazit
Obwohl das Projekt der digitalen Unterschrift die Azubis auch vor einige Herausforderungen im Hinblick auf die Zeitplanung und Unterst?tzung durch externe Ansprechpartner stellte, konnten sie das Unterfangen erfolgreich umsetzen und gleichzeitig F?higkeiten im Projektmanagement und der Probleml?sung gewinnen. Die Azubis k?nnen zu Recht stolz darauf sein, selbstst?ndig einen Prozess digitalisiert zu haben, der einen gro?en positiven Einfluss auf das Alltagsgesch?ft im Unternehmen haben wird.
Bildnachweise: Hier klicken, um zur Übersicht zu gelangen