Digiscouts digitalisieren Spesenabrechnung ? mit Erfolg
?Man k?nnte meinen, dass in einem IT-Haus bereits alles digitalisiert ist, doch als Betreuer wurde ich eines Besseren belehrt. Die gesamte Vorbereitung zur Pr?sentation, die Auswahl aus den verschiedenen Anbietern sowie die Abstimmung f?r die Implementierung im Hause verlief reibungslos. Ich bin optimistisch, dass die L?sung der Kollegschaft gut gefallen wird. Die Einf?hrung bei den Mitarbeitenden an den verschiedenen Standorten bedeutet jetzt noch Aufwand, aber ich bin mir sicher, dass die Digiscouts mit der L?sung offene T?ren einrennen werden?, berichtet Marc Hasenbein, Bereichsleiter Vertrieb und Digiscouts-Betreuer.
Projektvorbereitung ist sehr wichtig
Zuerst haben die drei Auszubildenden von der dbh Logistics IT AG aus Bremen, einem Entwickler von Softwarel?sungen f?r Spedition und Logistik, die Bereiche mit dem gr??ten Digitalisierungspotenzial identifiziert. In einem internen Kick-Off haben sie Interviews ?ber m?gliche Digitalisierungs- und Automatisierungsprozesse mit den Mitarbeitenden gef?hrt und dazu noch einen Fragebogen vorbereitet. Alle fanden es gut, gemeinsam an diesem Projekt zu arbeiten. Die Auswahlkriterien f?r das Projekt waren der Nutzen f?r den Betrieb, die Best?ndigkeit und Nachhaltigkeit sowie der Kostenfaktor. Weitere Punkte waren die Breitenwirkung und die Umsetzbarkeit.
?Die Vorteile unseres Projekts sind: Zeitersparnis, Druckerkosten sparen, effizientere Archivierung, und eine bessere Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden und der Buchhaltung. Alle profitieren auch von dem Projekt, das war uns wichtig?, erz?hlt Christian Br?hl, Auszubildender zum IT-Systemkaufmann im zweiten Lehrjahr.
Der Weg von der Idee zum Ziel
Dadurch, dass die Kundschaft in ganz Deutschland verteilt ist, m?ssen die Au?endienstmitarbeitenden und Business Consultants viel herumreisen. Vor dem Projekt wurde die Spesenabrechnung mithilfe von Excel-Vorlagen abgebildet. Wenn ein Mitarbeitender auf Dienstreise f?hrt, dann bewahrt er alle seine Belege bis zum Monatsende auf und tr?gt erst dann all die Kosten in die Excel-Vorlage am PC ein. Anschlie?end wird die Vorlage ausgedruckt und vom Mitarbeitenden und der Teamleitung unterschrieben. Daraufhin wurden die unterschriebene Vorlage und die Belege per Post an die Buchhaltung geschickt. Erst zu diesem Zeitpunkt konnte die Buchhaltung mit der Spesenabrechnung beginnen. Sie wurde erst auf Vollst?ndigkeit und Korrektheit gepr?ft, ggf. handschriftlich korrigiert und dann abgerechnet.
?Heute loggt sich der Au?endienstmitarbeitende einfach ?ber das Internet in das System ein und wird ?ber eine Eingabemaske durch das Programm gef?hrt. Es ist sehr einfach und intuitiv. Es ist nicht unbedingt zeitsparender f?r die Au?endienstmitarbeitenden, aber die Buchhaltung spart enorm viel Zeit ein?, berichtet Felix Struck, Auszubildender zum Fachinformatiker f?r Systemintegration im zweiten Lehrjahr.
Au?endienstmitarbeitende und die Buchhaltung haben das Programm schon einige Zeit getestet und die Testphase l?uft noch bis Mitte April. Danach werden alle Mitarbeitenden von den drei Azubis geschult.
?Wir wollen noch eine App programmieren lassen, sodass wir wirklich von ?berall aus auf das Spesenabrechnungsprogramm zugreifen k?nnen?, erkl?rt Patrick Wehrheim, Auszubildender zum Fachinformatiker f?r Anwendungsentwicklung im zweiten Lehrjahr.