Im oberbayerischen Mammendorf suchten drei Azubis nach Digitalisierungspotenzial und nahmen dabei die t?glichen Arbeitsprozesse des Familienunternehmens MIPM GmbH genauer unter die Lupe. Einem Entwickler und Produzent von Patienten?berwachungsmonitore TeslaDUO und TeslaM3 sowie Zubeh?r, das auch unter extremen Bedingungen eines Kernspintomographen zuverl?ssig Vitalparameter wie etwa Blutdruck, Elektrokardiogramm, Sauerstoffs?ttigung etc. misst und anzeigt.
Das Ziel hinter der Projektidee ?Digitalisierung der Auftragsbearbeitung?
Zentrales Ziel des Projektvorhabens war die vollst?ndige Digitalisierung des Dokumententenmanagements. Dokumente, wie Auftragsbest?tigung, Lieferschein, Packzettel, Rechnung usw. sollten zuk?nftig nicht mehr ausgedruckt und im Haus ?umherwandern?, sondern mithilfe einer DMS-Softwarel?sung verwaltet werden.
Das Team MIPM-Digiscouts
Johanna, Auszubildende zur Elektronikerin f?r Ger?te und Systeme, ?bernahm die Projektleitung im Team und wurde dabei von Lukas, Auszubildender zum Gro?- und Au?enhandelskaufmann unterst?tzt. Hannes, als Auszubildender zum Fachinformatiker, war der Ansprechpartner rund um das Gebiet ?IT?. Phillip Gr?bl, B?roleiter bei der MIPM GmbH, unterst?tzte seinen Azubi-Nachwuchs in den abteilungs?bergreifenden Absprachen und Abstimmungen.
Das analoge Dokumentenmanagement am Beispiel der Auftragsbearbeitung von Bestellungen
Die Auftragsbest?tigung: Mit dem Bestellungseingang beginnt die Auftragsbearbeitung. Das hei?t, eine Auftragsbest?tigung wird von einer Sachbearbeiterin oder einem Sachbearbeiter, die am Empfang arbeiten erstellt, ausgef?llt, ausgedruckt, unterschrieben und an die zust?ndigen Kollegen aus der Administration zur Freigabe des Bestellungsauftrags weitergegeben ? diese erfolgt dann in Form einer zweiten Unterschrift. Gepr?ft und unterschrieben wandert die Auftragsbest?tigung wieder zur?ck in die H?nde des Sachbearbeitenden und die Kundin bzw. der Kunde erh?lt eine Auftragsbest?tigung per Mail. Ist die Auftragsbest?tigung jedoch fehlerhaft, wird diese vernichtet und der Vorgang mit einer korrigierten Version erneut gestartet. Kommissionierung versus Produktionsauftrag: Nach dem die Auftragsbest?tigung an die Kundin bzw. den Kunden verschickt wurde, wird die Bestellung in die Produktion gebracht, direkt kommissioniert oder als Produktionsauftrag aufgenommen. Kommissioniert wird, wenn es sich um die Bestellung vorr?tiger Artikel handelt, wie beispielsweise Fingeradapter. Der Produktionsauftrag erfolgt, wenn MRT-taugliche Ger?te bestellt werden ? die erst produziert werden m?ssen, wie zum Beispiel ein Tesla M3.Im Falle einer Kommissionierung, holt die Sachbearbeiterin bzw. der Sachbearbeiter die Artikel direkt aus dem Regal, schreibt den Lieferschein (Papierform) und ?bergibt die Bestellung an das Team aus dem Warenausgang. Sobald die Bestellung versendet ist, werden alle Dokumente (Auftragsbest?tigung, Lieferschein, Packzettel usw.) eingescannt und abgeheftet. Handelt es sich umeinen Produktionsauftrag von MRT-tauglichen Ger?ten erh?lt das Produktionsteam die Auftragsbest?tigung, indem die Sachbearbeiterin bzw. der Sachbearbeiter diese in das Fach ?Neue Auftr?ge? legt. Das Produktionsteam pr?ft die vereinbarten Zahlungskondition auf der Auftragsbest?tigung und legt diese physisch ab ? entsprechend dem Fach Rechnung oder Vorkasse. Ist die Zahlung eingetroffen geht eine Kollegin oder ein Kollege aus der Buchhaltung in die Produktion, sucht sich die Auftragsbest?tigung raus, stempelt diese mit ?Bezahlt? und gibt damit dem Team vom Warenausgang den Versand frei.
Das Projekt ?Digitalisierung der Auftragsbearbeitung?
Im Zuge des Azubi-Projekts wurde die interne Ablauforganisation (die Verbindung von Einkauf, Produktion und Verkauf) sowie der Customer Contract Process? (Vertragsmanagement) ?berarbeitet. Zweifellos stellte diese ?Umstrukturierung? die MIPM-Digiscouts und die Belegschaft vor viele Herausforderungen, doch hatte sie letztlich auch zu mehr Transparenz und Effizienz beigetragen. ?Das Projekt vereinfacht die internen Abl?ufe ungemein und als netter Nebeneffekt wird durch den geringeren Verbrauch an Papier die Umwelt auch noch gesch?tzt. Aktuelle befindet sich der Aufbau des DMS noch in den Startl?chern, doch es werden noch viele digitale Projekte ? mit den Azubis ? folgen?, so Phillip Gr?bl, B?roleiter und Betreuer.
Statements aus dem Team ?ber ihre Erfahrungen im Digiscouts?-Projekt
Wir hatten sofort viele Ideen...
Johanna: Wir hatten sofort viele Ideen, an welchen Stellen in unserer Firma noch Digitalisierungspotential besteht. Deshalb haben wir der Gesch?ftsf?hrung mehrere Projekte vorgestellt. Auch die Zusammenarbeit im Team ist hervorragend gelaufen. Wir haben uns alle drei super verstanden und jeder ist seinen auferlegten Aufgaben zeitnahe nachgekommen.
Die gr??ten Herausforderungen hat die aktuelle Corona-Krise mit sich gebracht.
Lukas: Die gr??ten Herausforderungen hat die aktuelle Corona-Krise mit sich gebracht. Zum Schutz der Mitarbeitenden wurden die einzelnen Bereiche getrennt, sodass kein direkter Austausch mehr stattfinden konnte. Ganz ?digital? verlief die Kommunikation ?ber Textnachrichten oder Sprachanrufe. Da ?fters von zu Hause aus an dem Projekt gearbeitet wurde, ging eine gewisse Flexibilit?t verloren. Mal schnell nach nebenan gehen und etwas fragen, war nicht m?glich. Aufgrund des Schichtmodells waren wir zu unterschiedlichen Zeiten in der Firma bzw. im Homeoffice, das war ebenfalls ein Hindernis.
Was am meisten Spa? gemacht hat, ist schwer zu sagen. Es waren viele Dinge.
Hannes: Was am meisten Spa? gemacht hat, ist schwer zu sagen. Es waren viele Dinge. Wie etwa, dass wir Azubis bereichs?bergreifend an einem gemeinsamen Projekt arbeiten konnten. So lernten wir uns noch besser kennen ? ein sehr positiver Nebeneffekt. Es hat Spa? gemacht sich intensiv mit den t?glichen Arbeitsabl?ufen zu besch?ftigen und diese genauer unter die Lupe zu nehmen. Wir sind jetzt mit Arbeitsabl?ufen vertraut, die uns vorher unbekannt waren. Der hohe Anteil an Selbstst?ndigkeit, also als Azubis komplett frei zu agieren.
Durch das Projekt haben wir unser Wissen im Projektmanagement erweitert.
Lukas: Durch das Projekt haben wir unser Wissen im Projektmanagement erweitert. In der Ausbildung selbst ist man wenig, so konkret, in Projekte integriert. Durch Digiscouts? wurde uns die M?glichkeit gegeben, selbst ein Projekt zu planen und durchzuf?hren ? was uns viel Freude bereitet hat. Dabei merkten wir auch, wie anspruchsvoll es ist ein Projekt zielf?hrend zu planen und welchen Herausforderungen man sich stellen muss. Dank der intensiven Besch?ftigung mit dem Thema Digitalisierung und der Projektarbeit haben wir gelernt, wie wir sinnhaft Problemen begegnen sowie daf?r bestm?gliche L?sungen erarbeiten und umsetzen k?nnen. Diese neue Erfahrung bringt uns Vorteile in unserer weiteren beruflichen Laufbahn.
Man kann sagen, wir sind jetzt Experten in der Auftragsbearbeitung.
Johanna: Zu Beginn des Projektes war nur Lukas mit der Auftragsabwicklung vertraut. Hannes und ich mussten uns erst in den komplexen Ablauf der Auftragsbearbeitung einarbeiten. Wenn man uns heute nach dem Ablauf fragt, k?nnen wir diesen selbstsicher erkl?ren. Bei der Einarbeitung hat uns der Austausch mit der Belegschaft sehr geholfen. Man kann sagen, wir sind jetzt Experten in der Auftragsbearbeitung. Au?erdem sind wir alle drei Experten im DMS geworden. Innerhalb des Projektes ist uns aufgefallen, dass das DMS mehr M?glichkeiten bietet, als zuerst vermutet. Dadurch ergab sich mehr Spielraum f?r die zuk?nftige digitale Ausgestaltung unseres DMS.
Wir h?tten am liebsten gleich mehrere Projekte in Auftrag gegeben. Das ein oder andere Projekt wird vielleicht in Zukunft au?erhalb des Digiscouts?-Projekt auch noch umgesetzt.
Phillip Gr?bl, B?roleiter und Betreuer: Unsere Digiscouts hatten von Anfang an viele interessante und gute Ideen. Wir h?tten am liebsten gleich mehrere Projekte in Auftrag gegeben. Das ein oder andere Projekt wird vielleicht in Zukunft au?erhalb des Digiscouts?-Projekt noch umgesetzt. Unsere Auszubildenden haben in dieser Zeit viel ?ber das Leiten und Arbeiten in einem Projektteam gelernt was Ihnen ? und auch der Firma ? in Zukunft noch viel nutzen wird.
Bildnachweise: Hier klicken, um zur Übersicht zu gelangen