Noch vor wenigen Wochen hat die MundingDrifthaus Steuerberatungsgesellschaft mbH Steuerbescheide f?r ihre Mandanten per Post erhalten, die dann von einem Mitarbeiter ?berpr?ft, manuell ins System eingepflegt und anschlie?end eingescannt und abgelegt wurden. Im letzten Schritt musste noch ein Anschreiben f?r die Mandanten aufgesetzt und per Post an sie versendet werden. Diesen Prozess haben Daniel Krusic und Kevin Leinweber, beide Azubis zum Steuerfachangestellten, mit einer Softwarel?sung digitalisiert.
Steuerbescheide digitalisieren, klingt einfach und doch komplex. Was steckt eigentlich hinter dem ganzen Prozess?
?ber das Software-Programm werden alle Steuerbescheide jeden Morgen automatisch vom Finanzamt ?bermittelt. Nachdem auch der physische Steuerbescheid in unsere Kanzlei (meist ein bis zwei Tage sp?ter) angekommen ist, wird dieser dann in unser Post-, Fristen- und Bescheidebuch eingetragen und an unsere Mandantenmanager ?bergeben. Diese pr?fen den Bescheid auf seine Richtigkeit und ob dieser mit unserer Erkl?rung ?bereinstimmt. Stimmt der Bescheid nicht mit unserer Erkl?rung ?berein, so wird dieser mit einem Einspruch zur?ck ans Finanzamt versendet. Falls der Bescheid in Ordnung ist, geht er zur?ck ans Sekretariat. Dort wird dann automatisch aus den digitalen Daten des Steuerbescheides und des Mandanten ein Anschreiben verfasst. Der Brief wird dann noch von unserem Chef Korrektur gelesen, bei Fehlern manuell ge?ndert und dann an unseren Mandanten versendet ? gemeinsam mit dem physischen Steuerbescheid.
Welche(n) Vorteile bzw. Nutzen hat eure Kanzlei letztendlich von der Digitalisierung der Steuerbescheide?
Durch die Digitalisierung der Steuerbescheide ersparen wir uns die Zeit bei der Eintragung und ?berpr?fung der Steuerbescheide. Auch die Fehlerquote sinkt rapide. Denn durch die automatische ?bernahme der Daten, muss man die Daten der Mandanten nicht mehr manuell eintragen und verhindert dadurch Lesefehler. Auch die Auswertung der Steuerbescheide wird f?r unsere Mandantenmanager erleichtert. Die Steuererkl?rung und der Steuerbescheid k?nnen direkt nebeneinandergestellt werden. Dadurch wird die Differenz (falls eine vorhanden ist) angezeigt und man findet sofort den jeweiligen Unterschied. Durch die automatische Erstellung der Anschreiben f?r die Mandanten wird ebenfalls die Fehlerquote rapide gesenkt, da sich das System die Daten einfach aus unserer Datenbank zieht.
Hat die Digitalisierung der Steuerbescheide auch Auswirkungen auf eure Aufgaben in der Ausbildung?
Ja, auf jeden Fall. F?r uns Azubis ist es ein enormer Zeitgewinn, da sich anstatt vier Azubis jetzt nur noch einer um die Anschreiben k?mmern muss. Durch die ganze Digitalisierung der Steuerbescheide wird auch unser Papierverbrauch gesenkt. Denn durch die automatische Erstellung m?ssen wir unsere Chefs die Anschreiben nicht nochmal zu Korrektur vorlegen ? die k?nnen sie sofort selbst unterschreiben.
Gibt es dar?ber hinaus noch etwas, wodurch ihr als Azubis durch die Teilnahme am Digiscouts-Projekt profitiert?
Wir haben unser Standing vor den Kollegen ausgebaut, vor allem bei der Gesch?ftsf?hrung. Das macht uns sehr stolz. Nebenbei haben wir auch noch Kompetenzen erworben, wie beispielsweise im Bereich Probleml?sef?higkeit oder der Umgang mit neuen Anwendungsprogrammen.
Dar?ber hinaus haben wir durch den Umgang mit dem Projektmanagementtool Active Collab festgestellt, dass wir das auch in unseren Alltag integrieren und ?bertragen k?nnen. Die terminierten Aufgaben und Meilensteine helfen den ?berblick zu bewahren und setzen einen in gewisser Weise auch unter Zeitdruck ? nat?rlich im positiven Sinne.
Sch?n ist nat?rlich auch, dass wir mit allen Mitarbeitern auf einer Ebene zusammenarbeiten konnten und unser Ausbilder uns die ganze Projektphase ?ber den R?cken freigehalten hat.