Einen Beitrag zum nachhaltigen Umgang mit Ressourcen zu leisten, das war der Leitgedanke im Digiscouts-Projekt der Proline Systems GmbH, ein Hersteller von Fliesen- und Bodenprofilen sowie Terrassensystemen. Die Projektidee der beiden Azubis zu Gro?- und Au?enhandelskaufleuten war, die vollst?ndige Umstellung des Archivierungsprozesses aller Dokumente, also von analog auf digital. Mithilfe einer digitalen Archivierungssoftware wird die Aufbewahrung in Papierform von Auftragsbest?tigungen, Rechnungen, Lieferscheinen usw. nicht mehr notwendig sein. Das ist ressourcenorientiert und effizient: Denn so lassen sich Kosten f?r Lager, Papier und Druckertinte sparen, gleichzeitig wird die Suchzeit nach bestimmen Dokumenten verk?rzt.
Durch eine Mitarbeiterbefragung zur Projektidee
Auf diese Idee kamen die beiden Azubis durch eine Mitarbeiterbefragung. In einer Pr?sentation stellten sie diese der Gesch?ftsleitung, der IT-Abteilung und ihrem Ausbildungsleiter, Herrn Peter Frech, vor. Das ?Go? f?r die Projektumsetzung gab es direkt im Anschluss. So konnten die Azubis zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen: Die Projektidee vorstellen und danach gleich noch alle wichtigen offenen Fragen zur Umsetzung stellen sowie Deadlines abkl?ren. Die Aufgaben- und Rollenverteilung waren somit schnell gekl?rt und der Meilensteinplan fix geschrieben.
Schritt f?r Schritt zum Projekterfolg
Als erstes galt es die passende Softwarel?sung f?r das Vorhaben zu finden. Es musste sowohl mit dem eigenen Betriebssystem kompatibel sein, als auch entsprechende Richtlinien, hinsichtlich des Datenschutzes und der Archivierungsanforderungen, erf?llen. Nachdem die Wahl getroffen war, musste noch das Finanzielle gekl?rt werden. Wenige Tage sp?ter lag die Freigabe seitens der Gesch?ftsleitung bei den Azubis auf dem Tisch. Nun stand der tats?chlichen Projektumsetzung nichts mehr im Wege. Die beiden Azubis absolvierten eine Einf?hrung in die Software und richteten diese gemeinsam mit ihrem Ausbilder und der IT-Abteilung ein. In Folge dessen erstellten die beiden angehenden Kaufleute zwei Konzepte zur Implementierung und Schulung zusammen. Bevor jedoch beide Konzepte offiziell verabschiedet werden konnten, musste noch ein Testlauf her. Wenige ?berarbeitungen sp?ter wurden beide Konzepte offiziell verabschiedet und damit auch das zweik?pfige Azubi-Team zu Experten f?r den digitalen Archivierungsprozess erkl?rt. Auf der regionalen Abschlussveranstaltung stellten die beiden ihre Ergebnisse und Erkenntnisse aus dem Testlauf vor. Mittlerweile haben fast alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff auf die Software und k?nnen die Dokumente vollst?ndig digital verwalten.