Azubis meistern erfolgreich das Projektmanagement in Krisenzeiten

Einige Wochen mussten die beiden Azubis Jessica Wnendt und Mustafa Alsalloum auf die Unterschrift der Gesch?ftsf?hrung der AWO Landesverband Sachsen-Anhalt e.V. mit Sitz in Magdeburg warten, damit sie ihre Projektidee ?Digitale Abwesenheit? umsetzen konnten. Bedingt durch die Corona-Krise bewiesen die beiden, dass sich Geduld auszahlt und Projekte einiges an Flexibilit?t abverlangen.

Das ABC des Projektmanagements

?Um zu verstehen und zu wissen, wie man ein Projekt aufbaut und bew?ltigt, haben wir uns auf der E-Learning-Plattform Moodle Kurse zum Projektmanagement angeschaut und danach die Rollen verteilt?, erz?hlt Jessica Wnendt. Die Auszubildende ?bernahm die Projektleitung. Sie teilte die Aufgaben im Team auf und passte diese zeitlich an. ?Zudem bezogen wir einzelne Mitarbeitende mit ein. Ohne ihre Hilfe h?tten wir manche Aufgaben nicht bew?ltigen k?nnen. Diese Aufgaben arbeiteten wir nach vorgegebenen Terminen ab und hielten anschlie?end im Team R?cksprachen dazu?, erl?utert die angehende Kauffrau f?r B?romanagement.

Ideensuche: Perspektive der Azubis gefragt

Um eine passende Projektidee zu finden, befragten die Azubis einige Kolleginnen und Kollegen, was noch optimiert und digitalisiert werden k?nnte. ?Au?erdem betrachteten wir den Arbeitsalltag aus unserer Sicht als Auszubildende und hielten unsere Ideen schriftlich fest?, erkl?rt die Auszubildende. ?Schlussendlich hatten wir zwei Ideen entwickelt und hielten R?cksprache mit unseren Ausbildern und unserem Projektcoach, welches der beiden Vorschl?ge auch realisiert werden k?nnte.?

Digitale Abwesenheit

?Dadurch, dass wir im Unternehmen eine elektronische Personalakte f?hren, die noch in Ausarbeitung ist, war es sinnvoll und kosteng?nstig, die Projektidee ?Digitale Abwesenheit? an diesen Prozess anzubinden. Dar?ber hinaus sollte das Projekt in kurzer Zeit zu realisieren sein?, sagt Wnendt. Mit Abwesenheiten sind viele unterschiedliche Arten gemeint: zum Beispiel die Arbeitsunf?higkeitsbescheinigung, Kur, Reha, Elternzeit, Mutterschutz, Pflegezeiten und vieles mehr. Diese wurden vor dem Digiscouts-Projekt in Papierform auf dem Postweg zum Unternehmen geschickt. Ab sofort k?nnen die diversen Abwesenheitsdokumente vom jeweiligen Mitarbeitenden selbst digital via E-Mail direkt an den Vorgesetzten bzw. Verantwortlichen versendet werden: entweder in Form eines Scans oder eines Fotos. ?Die Mitarbeitenden in der Verwaltung erhalten automatisch eine Information ?ber das System der elektronischen Personalakte, dass eine Abwesenheit eingegangen ist. Diese kann der oder die Zust?ndige nun schnell bearbeiten und anschlie?ende Vorg?nge erledigen, ohne auf dem Schreibtisch noch schriftliche Unterlagen zu haben?, erkl?rt Wnendt.

Digiscouts-Projekt ist umweltfreundlich, spart Zeit sowie Kosten ein

Die Azubis haben mit ihrem Digiscouts-Projekt daf?r gesorgt, dass in Zukunft der Umwelt zu Liebe weniger Papier anf?llt, Postwege wegfallen sowie Zeit und Kosten f?r Personal einspart werden. Dar?ber hinaus haben die Azubis gelernt, wie ein Projekt umgesetzt wird und ein gutes Zeitgef?hl f?r die Bearbeitung einzelner Aufgaben entwickelt und das trotz Verz?gerungen durch die Corona-Krise und Einbindung eines externen IT-Dienstleisters. ?Besonders gefreut haben wir uns, wenn eine Aufgabe und ein Meilenstein erfolgreich und vollst?ndig abgeschlossen war und dass unsere Kolleginnen und Kollegen unser Projekt unterst?tzten. Auch die Pr?sentation vor der Gesch?ftsf?hrung und dem Vorstand war ein tolles Erlebnis?, res?miert Wnendt.