Ausgetauscht! Papierakten werden digital
?Unsere Mieterakten bestehen aus bis zu 100 Blatt Papier pro Akte. Bei rund 7.000 Akten ist das eine Menge Papier. Au?erdem sollen Fehlerquellen mit der digitalisierten Akte minimiert werden?, erz?hlt Caspar Reimers, Auszubildender zum Immobilienkaufmann im zweiten Lehrjahr.
Ein m?hsames Hin- und Her von Papier
Bei derKarl Gladigau GmbH, ein Immobilienmakler aus Hamburg, m?ssen alle Wohnungen bei Auszug der Mietenden auf M?ngel ?berpr?ft werden. Dies ?bernehmen Technikerinnen und Techniker, die das Pr?fprotokoll/M?ngelprotokoll handschriftlich ausf?llen. Anschlie?end erh?lt es das Sekretariat. Dort ?bertragen Mitarbeitende das Protokoll in das System. Die Handschrift der Technikerinnen und Techniker ist aber nicht immer leserlich und deshalb muss das Sekretariat ?fter nachfragen, was gemeint ist. Erst danach verschickt das Sekretariat das Protokoll an den Mietenden. F?nf bis zehn Pr?fungen finden in der Woche statt und die jeweiligen schweren Papierakten m?ssen daf?r immer mitgenommen werden.
Digitale Mieterakten l?sen Papiermengen ab
Zwei Azubis haben sich f?r das Digiscouts-Projekt begeistert und sind durch ein Brainstorming auf ihre Idee gekommen. Aus insgesamt f?nf Ideen hat der Gesch?ftsf?hrer sich f?r eine entschieden: digitale Mieterakten. Trotz anf?nglichen Schwierigkeiten mit der Organisation des Projekts sind die beiden gut vorangekommen und die Belegschaft hat sie unterst?tzt.
Die Papierakte wird nun abgeschafft und durch eine digitale Akte ersetzt. Der Nutzen: der Papierverbrauch sinkt, nachhaltigeres Arbeiten ist m?glich und es profitiert vor allem das Sekretariat und die Technikerinnen und Techniker von der digitalen Mieterakte. Der Informationsablauf ist besser und die Fehlerquote sinkt. Ein passendes Programm daf?r zu finden war f?r die beiden Azubis allerdings schwierig, da viele Angebote zu umfangreich waren. Nachdem aber etwas Passendes gefunden wurde, konnte es von Technikerinnen und Techniker getestet werden. Die beiden Azubis sind auch mit ihnen zu Wohnungs?berpr?fungen gegangen, um selbst das Programm testen zu k?nnen. Die Reaktionen der Technikerinnen und Techniker sind unterschiedlich. Die ?lteren wollen nicht auf den Tablets ?rumtippen?, die J?ngeren finden es in Ordnung. Alle m?ssen es aber ab sofort nutzen und ihre Eingaben vor Ort machen. Jeder der sieben soll sein eigenes Tablet bekommen. Die Kosten f?r das Unternehmen bleiben bei einem Tabletpreis von ca. 450 Euro pro St?ck im Rahmen.
Azubis sind stolz auf digitale Mieterakte
Heute erhalten neue Mietende sofort eine digitale und kein Papierakte mehr. Ihnen werden alle wichtigen Dokumente sofort per Mail ?bermittelt. Die Dokumente m?ssen trotzdem noch ihren Weg von der Verwaltung an die Technikerinnen und Techniker, von ihnen an das Sekretariat und von dort aus an die Vermietungsabteilung gehen.
?Wir sind stolz darauf, dass wir selbstst?ndig etwas Wichtiges f?r unseren Betrieb erarbeiten konnten, allerdings ist es nun auch unsere Aufgabe, die 7.000 Akten nach und nach zu digitalisieren?, berichtet Niklas Berkau schmunzelnd, Auszubildender zum Immobilienkaufmann im zweiten Lehrjahr.