Manchmal greifen Digiscouts? eine Idee auf, die schon l?nger im Unternehmen existiert, f?r deren Umsetzung sich bislang aber keiner Zeit nehmen konnte. So war es auch bei der WFL Wirtschaftsf?rderung L?rrach GmbH. Die Arbeitszeiten per Chip bzw. per App zu erfassen, w?rde dem Team einige Zeit ersparen und eine medienbruchfreie Dokumentation erm?glichen. Rechtlich war die WFL zwar auf der ?sicheren? Seite, was das Urteil des Europ?ischen Gerichtshofs zur Arbeitszeiterfassung vom Mai 2019 betraf, aber das neue System bietet erhebliche Vorteile ,wie den Workflow f?r die Genehmigung von Urlaub, eine App zur externen Buchung bei Au?enterminen, die sichere Einhaltung der maximalen Tagesarbeitszeit und der Pausenregelungen, welche durch den Restpausenabzug im System automatisiert werden k?nnen. Auch die Ber?cksichtigung der DSGVO spielte bei der Auswahl eine gro?e Rolle, um den Schutz personenbezogener Daten zu gew?hrleisten. Melisa, Auszubildende zur Kauffrau f?r B?romanagement nahm sich des Themas an, nachdem ihre Gespr?che mit der Gesch?ftsf?hrung und den Kolleginnen und Kollegen best?tigten, dass auch sie sich dadurch einen Mehrwert versprechen.
Zun?chst einmal informierte sich Melisa im Internet ?ber die auf dem Markt verf?gbaren Systeme. Auch Unternehmen aus dem Innocel Innovations-Center L?rrach, in dem auch die WFL ihren Sitz hat, gaben ihr gerne Auskunft ?ber ihre Vorgehensweise bei der Zeiterfassung. W?hrend ihrer Praxisphase im Rathaus informierte sich Melisa bei der EDV-Abteilung ?ber technische und organisatorische Fragen. So entwickelte sich ein Bild davon, wie das System aussehen k?nnte. Auf dieser Basis erstellte sie ein Pflichtenheft.
Ein passendes Tool zu finden, ist das eine, die Zust?ndigkeiten und Berechtigungen zu kl?ren das andere. Wie ist das mit dem Datenschutz? Wer darf sehen, was im System eingegeben wurde? Wer kontrolliert und korrigiert bei Bedarf? Wie tr?gt man Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheitszeiten ein? Wo soll das Terminal angebracht werden, und wie sieht die Datenverbindung aus? Auch diese Fragen konnte Melisa kl?ren. Weil es so viele verschiedene Aspekte zu ber?cksichtigen gab, die Ausbildung weiterlief und der Termin f?r die Abschlusspr?sentation ihres Projekts anstand, nutzte sie sehr intensiv das Tool Active Collab. Sie legte ihren Projektplan Schritt f?r Schritt an. Beim Abarbeiten und Abhaken der Aufgaben plante sie die n?chsten Schritte ein und notierte neue Aufgaben, welche sie mit einem Termin versah. So kam sie z?gig voran.
Da alle Fragen bzgl. der Arbeitszeit mitbestimmungspflichtig sind, musste sich Melisa die Zustimmung des Personalrates der Stadt L?rrach einholen, bei der alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der WFL angestellt sind. Die Einbindung des Personalrates und des Datenschutzbeauftragten erforderte Zeit. Doch als die Freigabe des Personalrates vorlag, konnte rasch der Auftrag an den Dienstleister erteilt werden. Inzwischen l?uft die Implementierung der digitalen Zeiterfassung zur Freude aller 15 Mitarbeiter bei der Wirtschaftsf?rderung.
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