Digitalisierungsfortschritt und Kompetenzgewinn

Das Azubiprojekt, das an dieser Stelle dargestellt wird, wurde in der Firma Runge Pharma aus L?rrach durchgef?hrt. Das Familienunternehmen hat 50 Mitarbeitende und handelt mit Medikamenten. Daf?r gibt es strenge Vorschriften, deren Einhaltung das Unternehmen mit Zertifikaten nachweisen muss. Die Digiscouts?, drei angehende Kaufleute f?r Gro?- und Einzelhandel, entwickelten eine App f?r Versandprozesse. Die App stellt klar strukturierte Informationen f?r die sichere Verpackung der Medikamente bereit. Mit Blick auf die Systematik der Handlungsfelder und Sto?richtungen von Digitalisierung handelt es sich dementsprechend um ein wertsch?pfendes Projekt, das in der Ausgangslogistik angesiedelt ist und Abl?ufe optimiert und unterst?tzt.

Ausgangspunkt und Durchf?hrung des Projekts

Die Beteiligung von Runge Pharma an Digiscouts? ging darauf zur?ck, dass der Gesch?ftsf?hrer von der RKW Landesorganisation auf das Projektangebot angesprochen worden war. Der Entscheidung f?r die Teilnahme lag laut Angaben auf dem Eingangsfragebogen ein breites Spektrum von Motiven zugrunde. Es beinhaltete die Erschlie?ung weiterer Digitalisierungsm?glichkeiten im Unternehmen, Motive der Kompetenzentwicklung und das Anliegen, den Azubis eine eigenst?ndige Aufgabe zu geben.

Ankn?pfen konnte das Projekt an ein in der Einsch?tzung der Unternehmensf?hrung gehobenes Niveau der Digitalisierung: Hinsichtlich der digitalen Durchdringung der Prozesse, der Nutzung digitaler Technologien und vor allem im Hinblick auf den Beitrag digitaler Technologien zum Gesch?ftserfolg sah man sich mit Werten von 60 bis 80 Prozent bei der digitalen Reife schon recht weit fortgeschritten.

Die drei Auszubildenden gingen engagiert und zielstrebig an die Arbeit, indem sie Prozessanalysen durchf?hrten und Digitalisierungsbedarf ermittelten. In diesem Zusammenhang griffen sie auf das Brainstorming nach der Vorlage ?alte Welt / neue Welt? zur?ck, und sie h?rten sich im Betrieb bei ihren Kolleginnen und Kollegen um. Sie f?hrten kurze Interviews mit Mitarbeitenden und hospitierten in den Arbeitsbereichen. Das Ergebnis war eine Projektidee, die der Strukturierung eines hochgradig sicherheitsrelevanten und komplexen Prozesses im Handel mit Medikamenten dient.

Damit die Produkte auf dem Versandweg nicht verderben, darf die K?hlkette nicht unterbrochen werden. Einer der Azubis schilderte die Ausgangslage:

?Die pharmazeutischen Fachkr?fte, die den Versand vorbereiten, mussten in einer Liste heraussuchen, welche Verpackung f?r welches Medikament verwendet und welche K?hlakkus ben?tigt werden. Das h?ngt nat?rlich vom Zielort, der Jahreszeit ab und auch vom jeweiligen Produkt.?

Das hei?t beispielsweise, dass man die Temperatur am Zielort kennen muss, um aus dem Unterschied zum Versandort zu berechnen, wie kalt die Akkus sein m?ssen.

Dann fragte sich, ob gen?gend Akkus entsprechend gek?hlt sind und ob die passende Transportbox zu Verf?gung steht. Diese Boxen wurden zwar zur?ckgeschickt, aber vielleicht nicht rechtzeitig f?r die n?chste Verwendung. Insgesamt waren die Vorarbeiten ziemlich aufw?ndig, bevor tats?chlich ein Medikament auf die Reise ging. Weil die Fachkr?fte eine hohe Verantwortung haben, haben sie sich oft auch noch einmal r?ckversichert, ehe sie entschieden haben, was Zeitverzug mit sich brachte.

Um diese Probleme und Herausforderungen in der Prozessgestaltung zu bew?ltigen, sollte, so die Idee der Auszubildenden, eine App entwickelt werden, die die daf?r relevanten Daten und Informationen zusammenf?hrt, digital aufbereitet und f?r die Versandmitarbeitenden zum Abruf bereitstellt.

Aufgrund des hohen Nutzenpotenzials einer solchen App f?r effiziente und vor allem sichere Prozesse, noch dazu an einem neuralgischen Punkt des Alltagsgesch?fts, fiel die Resonanz des Gesch?ftsf?hrers auf die Digitalisierungsidee sehr positiv aus. Sie versprach eine Prozessoptimierung, erleichterte das Tagesgesch?ft und diente dem langfristigen wirtschaftlichen Erfolg. Vor diesem Hintergrund vereinbarte die Gesch?ftsf?hrung mit den Azubis die Umsetzung der Idee. Der Gesch?ftsf?hrer ?bernahm es sogar selbst, die App nach den Angaben der Azubis zu programmieren.

Bei der Umsetzung der Idee erfuhren die Azubis, dass die Gestaltung des Pflichtenhefts f?r die App recht anspruchsvoll und aufwendig war. Zun?chst begannen die Beteiligten damit, die App mit den erforderlichen Daten ?ber Verpackungen etc. zu ?f?ttern?. Dabei sollte auf einem Tablet f?r jedes Medikament angezeigt werden, wie es verpackt werden muss. Mit der jeweils aktuellen Anzeige der Temperatur am Zielort errechnet das Programm die ben?tigten Akkus und wei? auch, ob diese gek?hlt sind und ob die entsprechende Box bereitsteht. Der gesamte Prozess wird dadurch transparenter. Die Verantwortlichen sparen viel Zeit f?r Recherchen und k?nnen sicherer entscheiden.

Die Redensart ?das ist den Schwei? der Edlen wert? trifft offensichtlich auf dieses Digitalisierungsprojekt in besonders hohem Ma?e zu. In Anbetracht der hohen Komplexit?t des Projekts zum einen und des Drucks des Alltagsgesch?fts zum anderen kam es bei der Realisierung der Idee zu zeitlichen Engp?ssen. Kommunikation und Abstimmungsprozesse liefen nicht immer ganz reibungslos. Es gab Schwierigkeiten der Terminfindung im Team, auch die Sommerferien erschwerten die Organisation. Nicht alle selbstgesetzten Meilensteine, aber immerhin die meisten, konnten eingehalten werden. So war das Projekt bis zum Zeitpunkt der Befragung noch nicht ganz abgeschlossen.

Es wurde aber von den Azubis weiter an der Fertigstellung des Projekts gearbeitet. Sie sollen das System weiterhin betreuen, die Kolleginnen und Kollegen anleiten und die App aktuell halten. Folgerichtig konnten sich die Azubis mit ihrer Projektidee eine Position als Expertinnen und Experten erarbeiten.

Bewertung des Projekts

Die Res?mees der Azubis, des Gesch?ftsf?hrers und des Coaches fielen durchg?ngig positiv aus: Die Digiscouts lobten, dass sie im Projekt eigenst?ndig arbeiten konnten und sich weder die Ausbilderin noch andere st?ndig eingemischt h?tten. Auf ihrem Fragebogen gaben die Azubis an, dass sie besonders stolz darauf seien, dass ?die Teamarbeit sehr gut funktioniert (hat). Die Arbeitsaufteilung trotz wenig Zeit geschafft wurde. Dass unser Projekt in der Firma von allen Mitarbeitenden genutzt wird und die Arbeit somit erleichtert wird.?

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht sahen die Unternehmensverantwortlichen wie auch der Coach einige Erfolge. Ausgehend von dem bereits recht hohen Niveau der Digitalisierung konnte Runge Pharma dennoch bei allen drei Aspekten ?digitale Durchdringung unternehmensinterner Prozesse?, ?Nutzung digitaler Technologien und Dienste? sowie ?Einfluss der Digitalisierung auf den Gesch?ftserfolg? etwas zulegen. Die Ziele des sehr ambitionierten Projekts wurden zwar nicht vollst?ndig, aber weitgehend erreicht. Der wirtschaftliche Nutzen war als sehr hoch zu veranschlagen.