IV.II Das Vorhaben und die Umsetzung kommunizieren
IV.II Das Vorhaben und die Umsetzung kommunizieren
Im Rahmen eines Kommunikationskonzepts gilt es, im Vorfeld erste Antworten auf die im Einf?hrungsprozess typisch aufkommenden Fragen der Mitarbeiter zu entwickeln. Diese Antworten sollten rechtzeitig an alle Betroffenen kommuniziert oder meist noch besser, mit ihnen im Dialog besprochen werden. Die Kommunikation muss bereits vor der eigentlichen Einf?hrung geplant und im Projektfahrplan ber?cksichtigt werden. Wenn man sich vor Augen h?lt, dass wir nicht nur rational unseren Aufgaben im Unternehmen nachgehen, sondern immer als ganzer Mensch mit Emotionen, Unbewusstem, W?nschen und pers?nlichen Absichten beteiligt sind, ist es sinnvoll, diese im Einf?hrungsprozess ? zumindest Ansatzweise ? zu ber?cksichtigen. Projekte und Ver?nderungsvorhaben, die darauf g?nzlich verzichten, haben erfahrungsgem?? deutlich schlechtere "?berlebenschancen" oder m?ssen mit einem hohen Kontrollaufwand realisiert werden.
Die Abbildung 8 verdeutlicht das t?gliche Aufeinandertreffen zweier betrieblicher Realit?ten. Nur das ?ber die eine permanent gesprochen und die andere eher im Verborgenen bleibt.
Die zweite Realit?t wird nicht vor dem Betriebsseingang ablegt ? sie spielt mal mehr und mal weniger in die erste Berufsrealit?t ein und es k?nnen sich "heimliche Spielregeln" entwickeln, die die Einf?hrung und die Nutzung des Wissensmanagements entsprechend beeinflussen k?nnen. Ein Beispiel: Trotz aller sachlicher Informationen und Bekundungen durch die Gesch?ftsf?hrung (erste Berufsrealit?t) bleiben bei einigen Mitarbeitern Angst und Unsicherheit bez?glich ihrer eignen Position bestehen (zweite Berufsrealit?t), was dazu f?hrt, dass die Betroffenen die Einf?hrung blockieren. Ein gutes Kommunikationskonzept spricht daher beide Realit?ten an oder richtet "B?hnen" ein, auf denen beides angesprochen werden darf (z.B. Mitarbeiterforen/-marktpl?tze, Workshops). Es gilt also, sinnvolle und ehrliche Antworten auf die Fragen der Mitarbeiter zu finden und ihre Emotionen, W?nsche und Absichten zu "gewinnen".
Fragen / Emotionen
Fragen, die sofort gestellt werden ? und beantwortet werden wollen
- Wozu das Ganze?
- Warum jetzt? Wie lange dauert es?
- Warum mit mir?
- Was wird konkret verlangt? Welcher Aufwand kommt auf mich zu?
- Warum durch Ihn/Sie?
- Was habe ich davon? Wer gewinnt/ verliert?
Emotionen, die "gewonnen" werden wollen ?
- Einsicht (Stimmt, so m?sste es gehen)
- Gemeinschaft (Wir sitzen in einem Boot)
- Individualit?t (Wir brauchen Sie)
- Faszination an der Aufgabe
- Besser sein als andere Unternehmen
- Anerkennung (Wir sch?tzen Ihre bisherige Arbeit)
- Sicherheit (Mir passiert nichts Schlimmes)
- Stolz (Ich kann mein "(Lebens-)Werk" weitergeben)
Die beispielhaften Fragen und Emotionen lassen sich auf verschiedenen "B?hnen" kommunizieren und/oder auch direkt mit den Betroffenen besprechen, beispielsweise schriftlich in einfachen Mitteilungen oder auch m?ndlich im direkten Austausch mit den Mitarbeitern.
Beteiligung organisieren
Positiver und vor allem wirksamer f?r eine nachhaltige Einf?hrung lassen sich diese Fragen auch im Dialog mit den Mitarbeitern besprechen. Dies steigert zwar den Aufwand am Beginn, gleichzeitig verringert sich jedoch der Aufwand im Verlauf und gegen Ende, des Einf?hrungsprozesses. Die Beteiligung bietet die M?glichkeit, die Einstellung der Mitarbeiter zu den Vorhaben in Erfahrung zu bringen und vor allem auch die M?glichkeit, auf m?gliche Bedenken oder Vorschl?ge reagieren zu k?nnen. Dies kann in einem einzelnen Mitarbeitergespr?ch, im Teamtreffen oder auch in gr??eren Formaten wie beispielsweise einem Mitarbeitermarktplatz geschehen.
Wenn auf den "B?hnen" zus?tzlich noch der fachliche Input von den Mitarbeitern eingeholt wird, k?nnen die ausgew?hlten Tools zur Wissenssicherung und -verteilung besser an den tats?chlichen Bedarf angepasst werden. Das hei?t, die Vorschl?ge und Ideen der Experten lassen sich gewinnbringend in das Wissensmanagement einarbeiten. Dies verbessert nicht nur die Qualit?t der Tools, sondern auch die Akzeptanz der Mitarbeiter, in dem ihr Know-how nachgefragt und gleichzeitig nicht ?ber ihre K?pfe hinweg ver?ndert wird. Die Betroffenen bekommen die Gelegenheit ihre Bed?rfnisse zu formulieren und werden f?r ihre Expertise gesch?tzt. F?r gr??ere Vorhaben und/ oder auch f?r anspruchsvollere Ver?nderungen empfiehlt sich zus?tzlich ein geschulter externer Moderator.
F?r alle Kommunikations- und Beteiligungsma?nahmen ist das richtige Timing zentral. Diese Selbstverst?ndlichkeit wird im hektischen Tagesgesch?ft jedoch oft vergessen und die Mitarbeiter erfahren meist zu sp?t von den Vorhaben, werden nicht einbezogen oder vor vollendete Tatsachen gestellt, was die nachhaltige Umsetzung von Wissensmanagement st?ren kann. Daher sollte die Kommunikation und/oder die ben?tigten Beteiligungsm?glichkeiten bereits im Projektfahrplan von Anfang an fest eingeplant werden.
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