Strategische Personalplanung f?r kleine und mittlere Unternehmen

Was k?nnen Sie von diesem Leitfaden erwarten?

Dieser Leitfaden beschreibt Ihnen, dem Personalverantwortlichen eines mittelst?ndischen Unternehmens, eine einfache und erprobte Methode, die es Ihnen mit vertretbarem Aufwand erm?glicht, gemeinsam mit dem Management eine strategische Personalplanung durchzuf?hren.

Das hei?t genau: In einem gut vorbereiteten halbt?gigen Workshop mit Gesch?ftsf?hrung und Personalleitung erarbeiten Sie die Vorrausetzungen f?r ein Portfolio an personalwirtschaftlichen Ma?nahmen, die der Umsetzung der Unternehmensziele in der Personalarbeit dienen. Im Anschluss daran arbeiten Sie dieses Portfolio aus und k?nnen entsprechende Umsetzungsprojekte bzw. -aktivit?ten starten. Alle daf?r notwendigen Schritte und Instrumente finden Sie in Kapitel 4. 

Eine Personalplanung, die den jeweils aktuellen Personalbestand einfach nur fortschreibt, also f?r Ersatz der Abg?nge sorgt, kann durchaus strategisch sinnvoll sein: n?mlich dann, wenn Sie festgestellt haben, dass sich in Ihrem Gesch?ft in absehbarer Zeit nichts ?ndert. Das ist heutzutage die Ausnahme.

Die meisten Unternehmen rechnen mit gesch?ftlichen Ver?nderungen und planen diese auch ein. Ob sie das systematisch in Strategieprozessen tun, oder ob die strategischen Gesch?ftsziele eher im Kopf des Gesch?ftsf?hrers bleiben, ist nicht entscheidend. Wichtig ist vielmehr: Strategische Personalplanung nimmt darauf Bezug und schafft damit die Voraussetzungen daf?r, dass Ihnen k?nftig die Personalressourcen zur Verf?gung stehen, die Sie zur Realisierung Ihrer Gesch?ftsziele brauchen. Anders formuliert, gibt sie Antworten auf die Frage: Was m?ssen Sie heute im Hinblick auf Ihr Personal entscheiden und beginnen, damit Sie auch morgen noch erfolgreich im Gesch?ft sind? Und damit ist sie der Ausgangspunkt des Personalmanagements.

Der Zeithorizont einer strategischen Personalplanung bewegt sich erfahrungsgem?? zwischen einem und f?nf Jahren. In sehr turbulenten Zeiten muss man sie m?glicherweise sogar im halbj?hrlichen Abstand wiederholen.

Die wenigsten Unternehmen k?nnen damit rechnen, dass alles so bleibt wie es ist ? egal, wie gro? sie sind. In Spanien wird eine neue Vertriebsniederlassung er?ffnet, ein neues Produkt wird entwickelt, der Umsatz in Marktsegment X soll erheblich gesteigert werden, usw. F?r solche gesch?ftlichen Ver?nderungen brauchen Sie immer auch das entsprechende Personal.

Eine strategische Personalplanung hilft Ihnen dabei, heute zu erkennen, welche Mitarbeiter Sie brauchen, um auch morgen noch erfolgreich im Gesch?ft zu sein. So haben Sie die Chance, sich personalwirtschaftlich rechtzeitig aufzustellen.

Denn auch wenn wir weder heute noch in Zukunft von einem absoluten Fachkr?ftemangel sprechen k?nnen, bewirken die Ver?nderungen des Arbeitsmarktes zumindest eines: Es wird f?r immer mehr Unternehmen schwieriger, die f?r sie passenden Mitarbeiter und Auszubildenden zu finden und zu halten. Ein Werkzeugmacher oder ein Monteur steht beispielsweise fr?hestens nach 3,5 Jahren Berufsausbildung zur Verf?gung. Und bis man aus ihm dann einen vollwertigen Servicetechniker gemacht hat, der auch im Ausland einsetzbar ist, gehen noch einmal drei bis f?nf Jahre ins Land. Ob er dann schlie?lich bleibt oder aber das Unternehmen verl?sst, ist heutzutage ungewisser denn je.

Das hei?t: Der Aufbau Ihrer Personalpotenziale kostet nicht nur Geld, sondern vor allem auch immer mehr Zeit. Und wenn Sie die passenden Leute gefunden, aufgebaut und die Voraussetzungen geschaffen haben, dass sie im Unternehmen bleiben ? werden diese dann ?berhaupt noch gebraucht? Woher nehmen Sie die Sicherheit, dass sich Ihre Investitionen lohnen?

Blo?e Personalverwaltung hilft dabei nicht weiter, denn mit diesem Dilemma k?nnen Sie sinnvoll nur strategisch umgehen: zum Beispiel mit einer strategischen Personalplanung, die Ihnen hilft, Ihre Unternehmens- und Personalplanung so zu verkn?pfen, dass Sie heute entscheiden k?nnen, welche personalwirtschaftlichen Ma?nahmen es braucht, um die absehbaren gesch?ftlichen Ver?nderungen m?glich zu machen.

Dabei gilt nat?rlich, was f?r jede Entscheidung gilt: Sie kann sich im Nachhinein als falsch erweisen, denn auch die beste Planung ?ndert nichts an der Ungewissheit der Zukunft. Es geht also um Risikominimierung. Das kann strategische Personalplanung leisten ? egal, wie gro? Ihr Unternehmen ist.

Der Aufwand der hier vorgeschlagenen strategischen Personalplanung ist ?berschaubar. Bei einer guten Vorbereitung durch die Personalleitung entsteht in einem halbt?gigen Workshop mit der Gesch?ftsf?hrung, den wichtigsten Bereichsleitern und ggf. einem Vertreter des Betriebsrats die Basis f?r ein Portfolio an personalwirtschaftlichen Ma?nahmen, die f?r den Unternehmenserfolg der n?chsten Jahre notwendig sind: Man wei?, was zu tun ist und auch, was man getrost lassen kann. Alle daf?r notwendigen Schritte und zugeh?rigen Instrumente finden Sie auf den folgenden Seiten. Eine ausformulierte Unternehmensstrategie ist nicht n?tig.

Auch wenn f?r die hier vorgeschlagene Personalplanung kein Strategieprozess notwendig ist, sind doch die Rahmenbedingungen der Unternehmensplanung zu beachten. Deshalb m?ssen die Gesch?ftsf?hrung, die wichtigsten Bereichsleiter und ggf. auch der Betriebsrat mitwirken. F?r die Vorbereitung und Gestaltung des Planungsprozesses sowie die Umsetzung der entwickelten Ma?nahmen ist die Personalleitung verantwortlich. Die Runde der Beteiligten wird im Folgenden F?hrungskreis genannt.

Dieses Konzept schaut auf die Personalplanung mit der "Brille der Unternehmensstrategie", d. h. aus der Perspektive der Wettbewerbs- oder, wenn man so will, auch ?berlebensf?higkeit Ihres Unternehmens. Wichtig f?r die vorgeschlagenen Schritte ist, dass Sie es schaffen, sich diese Brille aufzusetzen und sie auch aufzubehalten. Die Versuchungen, die Dinge aus anderen Perspektiven (z. B. aus der Perspektive der Wertsch?tzung Ihrer Mitarbeiter) zu betrachten, sind m?glicherweise gro?. In einer strategischen Planung geht es aber zun?chst nur darum, wen Sie brauchen, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen. Weiterhin sollten Sie bei der Vorbereitung des Workshops und der Zusammensetzung des F?hrungskreises darauf hinwirken, dass die Beteiligten ? und besonders die Gesch?ftsleitung ? offen sprechen k?nnen. Schlie?lich brauchen Sie belastbare Informationen zur Unternehmensplanung und eine ergebnisorientierte Diskussion ?ber die personalwirtschaftlichen Konsequenzen.

Nicht die Betriebsgr??e ist daf?r entscheidend, ob Sie eine strategische Personalplanung durchf?hren k?nnen, sondern vielmehr die Frage: Gibt es mindestens eine Person, die f?r Personalthemen verantwortlich zeichnet und entsprechend autorisiert ist? Dann k?nnen Sie diesen Leitfaden gut nutzen.

Ist das in Ihrem Unternehmen (noch) nicht der Fall, passt unser Leitfaden "Strategische (Personal-)Planung f?r Kleinstunternehmen" (Arbeitstitel) wahrscheinlich besser zu Ihrer Arbeitsweise.