Die Personalbestandsanalyse: Ein Radar f?r personalwirtschaftliche Risiken
Die Personalbestandsanalyse: Ein Radar f?r personalwirtschaftliche Risiken
Welche Stellen m?ssen Sie k?nftig neu besetzen? Wo m?ssen Sie f?r Nachwuchs und Wissenstransfer sorgen? Wo f?r Personal- und F?hrungskr?fteentwicklung? Kurz: Was m?ssen Sie tun, um zum richtigen Zeitpunkt das passende Personal zur Verf?gung zu haben? Je fr?her das klar ist, umso besser. Voraussetzung daf?r ist wiederrum Klarheit ?ber:
- den aktuellen Personalbestand,
- seine Entwicklung, wenn gesch?ftlich sonst nichts weiter passiert, und
- seine Entwicklung, wenn Sie an bestimmten Stellschrauben (Einstellungen, Weiterbildungen etc.) drehen.
Kleine Unternehmen k?nnen diese Aspekte "mit blo?em Auge" betrachten. Mit steigender Unternehmensgr??e steigt allerdings der Nutzen einer systematischen Personalbestandsanalyse. Dabei kann die Technik helfen. Geeignete Programme gibt es viele, mittlerweile sogar kostenlos.
Ein solches Tool ist beispielsweise der DemografieKompass der TBS NRW. Er kann online ?ber den Browser genutzt oder heruntergeladen werden. Die folgenden Ausf?hrungen beziehen sich auf den ExpertenCheck, der eine umfassende Personalbestandsanalyse erm?glicht. Der Kurz-Check betrachtet "nur" die Altersstruktur der Gesamtbelegschaft und ist deshalb weniger aussagekr?ftig. Detaillierte Informationen zur Anwendung beider Versionen finden Sie im dazugeh?rigen Wiki auf der Website.
Der Weg zur Personalbestandsanalyse
1. Kategorien festlegen: Alter, Austrittsdatum, Geschlecht, Unternehmensbereiche / Abteilungen, Qualifikation ? Wie so oft ist auch hier der erste der entscheidende Schritt. Denn Sie m?ssen sich ?berlegen, welche Informationen f?r Sie wichtig sind. Daraus ergibt sich: Welche Kategorien wollen Sie genauer betrachten und miteinander in Beziehung setzen? Zum Beispiel: Wie ist die Qualifikation auf die unterschiedlichen Altersgruppen in einer Abteilung verteilt? Oder welche Altersstruktur habe ich in f?nf Jahren in der Abteilung, wenn ich (nicht) f?r Nachwuchs sorge? Wie ist die Altersstruktur meiner Schl?sselkr?fte?
2. Daten erfassen: ?ber eine Excel-Tabelle k?nnen Sie Ihre Personaldaten importieren. Dabei m?ssen Sie sich an einer Vorlage orientieren, die das Programm mitliefert. Die beiden Kategorien "Geburtsdatum / Alter" und "Austrittsdatum" sind vorgegeben. Weitere optionale Kategorien k?nnen Sie erg?nzen.
3. Standardauswertung erstellen: Der Auswertungsbildschirm ist in drei Bereiche gegliedert: In der rechten Spalte befinden sich die Steuerelemente f?r die Berechnung der aktuellen Situation und der Prognosen. Die Grafik links oben zeigt die aktuelle Auswahl, hier die Altersstruktur des gesamten Unternehmens (Linien) und die Prognose (Balken) f?r drei Jahre. Die Grafik links unten zeigt Personalkennzahlen zu den altersstrukturellen Ver?nderungen. ?ber die Steuerelemente rechts k?nnen die vorher festgelegten Kategorien gefiltert und verkn?pft werden.
Im abgebildeten Beispiel handelt es sich um eine alterszentrierte Belegschaft, und die Prognose zeigt: Die Zahl der ?lteren Mitarbeiter wird in den n?chsten drei Jahren weiter zunehmen, 14 Mitarbeiter werden das Unternehmen altersbedingt verlassen. Dieses Bild k?nnte man jetzt noch nach Abteilungen, Geschlecht, Qualifikation usw. differenzieren.
In dieser Standardauswertung unber?cksichtigt bleiben Neueinstellungen, Fluktuation oder andere Ma?nahmen ? das Programm schreibt einfach die aktuelle Belegschaftsstruktur fort. Die Entwicklung im obigen Beispiel wird also vermutlich nicht so verlaufen, wie prognostiziert. Hier sehen Sie eben, was passiert, wenn sonst nichts passiert ? und das kann schon genug Information sein.
4. Eventuell erweiterte Auswertung erstellen: Mit der "Erweitert"-Funktion am rechten Rand der Anwendung k?nnen Szenarien zur Entwicklung des Personalbestands simuliert werden, die folgende Faktoren ber?cksichtigen: Besch?ftigtenkategorien (z. B. Qualifikation), die Fluktuation, die Nachbesetzung von freien Stellen und schlie?lich den geplanten Personalbedarf. Es k?nnen beliebig viele Szenarien erstellt werden. Hier ergibt sich ein realistischeres Bild, die Auswertung ist aber auch aufwendiger. Das Ergebnis sieht zum Beispiel wie in Abbildung 6 aus.
5. Auswertung dokumentieren: Im Verlauf einer solchen Personalbestandsanalyse entstehen viele Auswertungen. Um den ?berblick nicht zu verlieren, ist es sinnvoll, zentrale Ergebnisse zu dokumentieren. Dazu k?nnen Sie die Ergebnisgrafiken und -tabellen speichern, in Pr?sentationen oder Text-Dokumente einf?gen und erste Ideen zur Analyse festhalten.
6. Analyse der Ergebnisse: Sie haben nun den Personalbestand in Ihrem Unternehmen untersucht und Hinweise auf m?gliche Risiken und Handlungsfelder erhalten. Nun gilt es, die Ergebnisse zu analysieren, in die (m?glichst strategische) Personalplanung einflie?en zu lassen und entsprechende Ma?nahmen abzuleiten. Die Daten, Auswertungen und Interpretationen k?nnen au?erdem Bestandteil von regelm??igen Berichten des Personalbereichs an die Gesch?ftsf?hrung werden und in etwaige Personalkennzahlen einflie?en.
Unterst?tzung bei der Altersstrukturanalyse bieten zum Beispiel die bundesweit qualifizierten Demografie-Lotsen, zu denen auch das RKW Hessen geh?rt, weitere Infos.
Personalbestandsanalyse bei der Arnold AG
Die Arnold AG, ein familiengef?hrtes, hessisches Unternehmen der Metallverarbeitung mit rund 300 Besch?ftigten, hat sich 2008 erstmals die Frage gestellt, wie sich das Unternehmen auf den demografischen Wandel vorbereiten kann. Das Unternehmen produziert Baugruppen f?r Kunden aus der Industrie, anspruchsvolle Designbauteile f?r Geb?ude sowie gro?formatige Kunstwerke aus Metall im Auftrag internationaler K?nstler. Diese Produkte erfordern langj?hrige Erfahrung und echte Leidenschaft f?r das oft au?ergew?hnlich anspruchsvolle Ergebnis. Das Unternehmen legt daher gro?en Wert auf engagierte und zufriedene Mitarbeiter.
Mit Hilfe einer Personalbestandsanalyse verschaffte sich das Unternehmen einen fundierten ?berblick, welcher Handlungsbedarf im Hinblick auf den demografischen Wandel besteht.
F?r die Analyse hat die Arnold AG die Datens?tze aller Mitarbeiter anonymisiert aufbereitet und durch eine Beraterin des RKW Hessen auswerten lassen. Genutzt wurde dabei der DemografieKompass der TBS NRW. Neben den Standardkategorien wurden auch die Fehltage und die Weiterbildungsbeteiligung betrachtet. Die Daten wurden dabei mit den Bev?lkerungs- und Ausbildungsdaten der Region sowie der Unternehmensstrategie f?r die kommenden Jahre abgeglichen.
Die Ergebnisse wurden zun?chst im Personalbereich gesichtet und anschlie?end in einem Workshop im F?hrungskreis diskutiert. F?r die F?hrungskr?fte wurde durch die Analyseergebnisse sichtbar, wie stark das Durchschnittsalter der Besch?ftigten in der Produktion in den kommenden zehn Jahren steigen wird. Ma?nahmen zur Gesunderhaltung der Besch?ftigten gewinnen daher eine zentrale Rolle. Die Nachrekrutierung von Fachkr?ften wird dagegen erst in etwa zehn Jahren eine wesentliche Rolle spielen.
Andere Aspekte wie zum Beispiel die Altersverteilung der F?hrungskr?fte und Nachfolgeregelungen waren dagegen bereits gut gel?st. Aha-Effekte l?ste auch die Auswertung der Arbeitsunf?higkeitstage nach Alter und Unternehmensbereichen aus. Als Konsequenz aus den Ergebnissen entschied sich die Arnold AG f?r ein Projekt in der Produktion, das unter dem Motto "Gesund arbeiten ? gesund in Rente" f?r eine gesundheitsf?rderliche Arbeitsweise sensibilisiert. Das urspr?nglich im Fokus stehende Thema "Rekrutierung junger Mitarbeiter" wird dabei selbstverst?ndlich weiterhin verfolgt.
Die Analyse wird nun in regelm??igem Abstand wiederholt, um Entwicklungen in der Personalstruktur fr?hzeitig zu erkennen.
F?r Christoph Ebert, Leiter der Produktion und Mitglied des Vorstands der Arnold AG, lag der Nutzen klar auf der Hand: "Durch die Analyse haben wir strategisch wichtige Ma?nahmen fr?hzeitig angepackt".