Bildungscontrolling f?r kleine und mittlere Unternehmen

Der RKW-Bildungscontrolling-Leitfaden unterst?tzt nicht nur den Controlling-Prozess durch Instrumente, sondern ? ebenfalls instrumentell ?, auch dessen Institutionalisierung im Unternehmen. Dies geschieht durch das Muster einer Verfahrensanweisung sowie durch einen Musterbericht des Personalleiters. Beide Muster formulieren Referenzen, auf die sich das Personalmanagement eines Unternehmens beziehen kann, entweder, indem es diese annimmt, oder aber, indem es sich davon unterscheidet.

Jetzt wird's ernst

Die Verfahrensanweisung ist das Systemelement, welches Bildungscontrolling im Unternehmen institutionalisiert und in dessen Qualit?tsmanagement-System integriert. Sie ist Resultat der Entscheidung ?ber all die Entscheidungsvoraussetzungen, die f?r eine reibungslose Durchf?hrung von Bildungscontrolling ben?tigt werden. Die Verfahrensanweisung folgt der im Qualit?tsmanagement ?blichen Form.

Falls ein Betriebsrat im Unternehmen vorhanden ist, sollte die Gesch?ftsf?hrung ?ber die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensanweisung mit ihm in einen Beratungsprozess eintreten.

Das Instrument U 6 ?Verfahrensanweisung Bildungscontrolling (Muster)?⁵¹ bietet eine Referenz, die die wichtigsten Regelungspunkte enth?lt:

^{51 Vgl. RKW Baden-W?rttemberg (2013) S. 112 ff.}

U6 Verfahrensanweisung Bildungscontrolling (Muster)

LEITTEXT

1. Was f?r Investitionen generell gilt, gilt auch f?r Weiterbildungsinvestitionen: Ein Controllingaufwand lohnt sich erst ab einer bestimmten Summe und ab einem bestimmten Relevanzniveau. Man schie?t nicht mit Kanonen auf Spatzen.
2. Entsprechende Schwellen k?nnen in einer Verfahrensanweisung des Qualit?tsmanagements festgelegt werden. Dies kann auf einfache Weise (nur eine Schwelle, die f?r den Controllingeinsatz eine einfache ja/nein-Entscheidung festlegt) oder auch differenzierter geschehen durch mehrere Schwellen, die Zust?ndigkeiten und Instrumenteneinsatz unterscheiden. ?ber Controlling niedriger Weiterbildungsinvestitionen entscheidet der Abteilungsleiter und ?ber das Controlling bei h?heren Investitionssummen der Gesch?ftsf?hrer. Bei f?r das Unternehmen weniger bedeutsamen Weiterbildungen reicht ein Minimum an Controllinginstrumenten.
3. Rollenklarheit ist f?r jedes Controlling wichtig. Die Verfahrensanweisung Bildungscontrolling sorgt daf?r, indem sie die Zust?ndigkeiten der jeweiligen F?hrungskraft, der beteiligten Mitarbeiter, des Personalwesens und der Gesch?ftsf?hrung festlegt. Au?erdem kann die Beteiligung des Betriebsrates gem?? Betriebsverfassungsgesetz aufgenommen werden.

Verfahrensanweisung

1. Ziel und Zweck
   1.1. Diese Verfahrensanweisung (VA) bezieht sich auf die Planung, Steuerung und Kontrolle von organisierten Weiterbildungen/Qualifizierungen im Unternehmen. Es geht darum, die Wirtschaftlichkeit von Weiterbildung/Qualifizierung zu sichern. Diesem Zweck dient der Gesch?ftsprozess ?Bildungscontrolling?. Er ist in einem Handbuch beschrieben.
2. Geltungsbereich
   2.1. Die VA gilt f?r alle organisierten Weiterbildungen/Qualifizierungen, die mehr als ?? Kosten verursachen und/oder eine mittlere bis hohe strategische Wirkung haben. Sie umfasst alle Formen der Weiterbildung/Qualifizierung f?r alle Mitarbeiter im Unternehmen.
   
   2.2. Bildungscontrolling erfasst jede einzelne Weiterbildung/Qualifizierung in diesem Sinne und in Gesamtheit alle Weiterbildungen/Qualifizierungen eines Jahres.
   
   2.3. Bildungscontrolling ist Bestandteil des Unternehmenscontrollings.
    
3. Begriffe
   3.1. Bildungscontrolling (BiCo) ist der Gesch?ftsprozess, der eine organisierte Weiterbildung/Qualifizierung bewusst systematisch plant, steuert und kontrolliert und daf?r einige/alle Instrumente des Handbuches einsetzt.
   
   3.2. Eine organisierte Weiterbildung/Qualifizierung ist das Ergebnis einer Entscheidung. Sie hat das Ziel, die F?higkeiten/Kenntnisse/Fertigkeiten der Mitarbeiter den Erfordernissen der Aufgabe anzupassen und/oder sie auf kommende Erfordernisse vorzubereiten.
   
   3.3. Eine organisierte Weiterbildung/Qualifizierung kann verschiedene Formen annehmen; z. B.: Unterweisung am Arbeitsplatz, Seminar (intern/extern), Workshop, Lehrgang, Lieferantenschulung, Projektlernen.
   
   3.4. Die Kosten einer organisierten Weiterbildung/Qualifizierung umfassen die fixen(internen) und variablen (externen) Kosten. In Abstimmung mit der Gesch?ftsleitung legt das Controlling die anzusetzenden Stundens?tze der Mitarbeiter f?r die Kalkulation fest.
    
4. Zust?ndigkeit

Aufgabe	Entscheidung	Verantwortung	Mitwirkung	Information
Weiterbildung/ Qualifizierung	Gesch?ftsf?hrung* F?hrungskraft ggf. Betriebsrat	F?hrungskraft	Personalwesen Mitarbeiter ggf. Betriebsrat	Mitarbeiter ggf. Betriebsrat
Anwendung des Gesch?ftsprozesses BiCo	F?hrungskraft Personalwesen	Personalwesen	F?hrungskraft Mitarbeiter	Gesch?ftsf?hrung* Mitarbeiter ggf. Betriebsrat
Dokumentation der einzelnen Ma?nahmen	F?hrungskraft Personalwesen	Personalwesen	F?hrungskraft Mitarbeiter	Gesch?ftsf?hrung* Mitarbeiter ggf. Betriebsrat
Jahresbericht	Gesch?ftsf?hrung	Personalwesen	Controlling	Gesch?ftsf?hrung Mitarbeiter ggf. Betriebsrat

*Bei Kosten > .... ( z.B. 10.000 EUR/WB ) und bei F?hrungsqualifizierungen
 

5. Verfahrensablauf
   5.1. Jede organisierte Weiterbildung mit mehr als ?.? Kosten ist im Sinne des Gesch?ftsprozesses Bildungscontrolling zu gestalten. ?bersteigen die Kosten 10.000 ?, ist die Freigabe der Gesch?ftsf?hrung erforderlich.
   
   5.2. Im Anwendungsfall m?ssen ohne Ausnahme mindestens die Instrumente E1.1, E4 und E8 des Handbuches eingesetzt werden. Die verantwortliche F?hrungskraft und das Personalwesen legen dar?ber hinaus fest, ob und wenn ja, welche weiteren Instrumente sie im jeweiligen Einzelfall einsetzen.
   
   5.3. Die Planung, Steuerung und Kontrolle der einzelnen Weiterbildungen/Qualifizierungen wird mit den Instrumenten durchgef?hrt und dokumentiert, auf die man sich festlegt. Die Leittexte des Handbuches unterst?tzen die Anwendung.
   
   5.4. Das Personalwesen koordiniert und ?berwacht den Prozess.
   
   5.5. Das Personalwesen fasst s?mtliche organisierte Weiterbildungen/Qualifizierungen, f?r die diese Verfahrensanweisung gilt, in einem Jahresbericht zusammen. F?r den Jahresbericht sind Vorlagen des Handbuches zu verwenden. Die Wahl der Vorlagen (Instrumente) trifft das Personalwesen in Absprache mit dem Controlling.
    
6. Dokumentation
   F?r die Dokumentation stehen die Instrumente des Handbuches Bildungscontrolling zur Verf?gung. Im Einzelfall sind die entsprechenden (siehe Punkt 5.3) Instrumente zu verwenden. Mit Hilfe der Instrumente sind die Informationen (Zahlen, Daten, Fakten) zu dokumentieren, die zweckdienlich sind. Vollst?ndigkeit ist nicht n?tig. F?r den Jahresbericht sind die im Handbuch gekennzeichneten Instrumente zu benutzen (siehe Punkt 5.5).
    
7. Mitgeltende Unterlagen
   Arbeitsanweisung ?Handbuch Bildungscontrolling?.

BILDUNGSCONTROLLING?BERICHT DES PERSONALLEITERS

Der Bericht des Personalleiters hat die Funktion, der Gesch?ftsf?hrung all die f?r die Bewertung (Vergangenheit), Ausrichtung und Steuerung (Zukunft) der Weiterbildung im Unternehmen relevanten Informationen in komprimierter Form zur Verf?gung zu stellen⁵²:

^{52 Vgl. RKW Baden-W?rttemberg (2013), S. 110 ff..} 

U5 Bericht des Personalleiters (Muster)

LEITTEXT

1. Der Controllingbericht des Personalleiters an die Gesch?ftsf?hrung beschreibt den Beitrag der Weiterbildung beziehungsweise der einzelnen Weiterbildungsma?nahmen zur Realisierung der Ziele des Unternehmens, der Gesch?ftsfelder und gegebenenfalls der Funktionsbereiche.
2. Unter dem Gliederungspunkt Nr. 3 des Musterberichts werden die Ergebnisse des Bildungscontrollings zusammengefasst.
   Dazu k?nnen die ausgef?llten Instrumente U1 - U4 genutzt werden.

Bericht
Bildungs-Controlling 20..
Muster GmbH 
F?higkeitsallee 100
70173 Stuttgart

Vorbemerkung
(Aufgabe des Berichtes, Aufbau, Inhalt)

1. Charakterisierung des Gesch?ftsjahres
   (Besonderheiten, Schwerpunkte, Beschreibung des Planungsumfeldes: Strategievorgaben, Projekte, Initiativen aus den Funktionen/Abteilungen)
2. Das Weiterbildungsjahr 20.. im ?berblick
   - Wirkungstableau
   - Portfolio(s)
   - Kennzahlen
   -
3. Zusammenarbeit mit den Funktionen/Abteilungen
4. Kommentar