Produktivit?ts- und Kreativit?tskiller E-Mail

Viele kennen das Problem st?ndiger St?rungen am Arbeitsplatz. Ein wichtiger Grund: E-Mails. Insgesamt haben moderne Kommunikationsmittel die Produktivit?t deutlich gesteigert. Dennoch lassen sie sich an vielen Stellen bewusster einsetzen. Denn unter den unn?tigen Unterbrechungen leiden Produktivit?t und Kreativit?t.

Volle Konzentration bitte!

Endlich Olympia! Aber nicht f?r zahlreiche Angestellte in der Schweiz. Dort blockierten einige Unternehmen Live-Streams. Die Sorge der Arbeitgeber liegt auf der Hand:

Wenn sich die Mitarbeiter am Arbeitsplatz mit Privatangelegenheiten besch?ftigen, leidet ihre Produktivit?t und damit die Wettbewerbsf?higkeit des gesamten Unternehmens.

Viel allt?glicher und gravierender wirken sich aber "hausgemachte" St?rungen im Arbeitsalltag aus. So zu Beispiel n?tige und insbesonders unn?tige E-Mails. Denn st?ndige Unterbrechungen st?ren die Belegschaft zunehmend. Das ist zumindest das Ergebnis der Workplace-Survey, die 250 Personalmanager in Deutschland und der Schweiz befragte:

• Immerhin 65 Prozent der Betroffenen in Deutschland gaben an, die meisten Mitarbeiter w?rden sich ?ber solche unn?tigen Nachrichten beschweren.
• 37 Prozent sehen negative Auswirkungen auf die Produktivit?t.

Wenngleich das genaue Ausma? schwer zu ermitteln ist: Die zunehmende Flut teils unwichtiger E-Mails und Einladungen unterbricht immer wieder den Arbeitsfluss und senkt dadurch die Produktivit?t. Denn die moderne Hirnforschung hat ermittelt:

Um nach einer St?rung wieder die volle Konzentrationsf?higkeit zu erlangen, ben?tigt das Gehirn ca. acht Minuten.

?berpr?fen Sie selbst, wie viel Zeit Sie demnach selber t?glich wirklich produktiv arbeiten. Die E-Mails sp?ter am Abend abzuarbeiten, schadet der Produktivit?t ?brigens ebenso: Forscher der Universit?t Michigan fanden heraus, dass der berufliche Gebrauch von Smartphones nach 21 Uhr am n?chsten Tag durch mehr M?digkeit und ein geringeres Engagement bestraft wird, da man nicht mehr in der Lage ist abzuschalten.

St?rungen sind Kreativit?tskiller

Laut dem renommierte St. Gallener Professor Oliver Gassmann hat dieses Ph?nomen nicht nur negative Auswirkungen auf die Produktivit?t und Qualit?t, sondern dar?ber hinaus auch auf die F?higkeit der Mitarbeiter, kreative L?sungen zu erarbeiten und konzeptionell zu denken.

Schlimmer noch, vor allem die F?hrungskr?fte von KMU sind seiner Ansicht nach von dem damit zusammenh?ngenden Kreativit?tskiller der Realtime-Illusion betroffen: Dem Druck, alles sofort und parallel erledigen zu m?ssen.

Um keine Missverst?ndnisse aufkommen zu lassen: Der Zeitdruck l?sst sich nicht einfach wegdiskutieren. Er muss sich aber nicht zwingend negativ auf die Kreativit?t auswirken. Oft ist er sogar f?rderlich. Vorausgesetzt es besteht die Chance sich auf diese Aufgabe ungest?rt konzentrieren zu k?nnen.

Was ist zu tun?

Um dem zu begegnen r?t Gassmann dazu:

• "Dringendes" von "Wichtigem" unterscheiden lernen. Sonst l?uft man Gefahr, dass Letzteres systematisch liegenbleibt.
• Informationsqualit?t vor -quantit?t zu stellen und 
• sich m?glichst nur auf eine Aufgabe gleichzeitig zu konzentrieren.

Daf?r lassen sich beispielsweise?

• tats?chlich erforderliche Reaktionszeiten feststellen und entsprechend handeln,
• wenn m?glich Zeitbl?cke f?r die E-Mail-Beantwortung oder E-Mail-freie Tage einrichten,
• Kollegen dagegen h?ufiger pers?nlich ansprechen,
• unn?tige in "cc" versendete E-Mails vermeiden oder
• bei Sitzungen Handys und Notebooks abschalten.

Einige dieser Ma?nahmen kann jeder Mitarbeiter f?r sich selbst ber?cksichtigen. Andere ben?tigen dagegen verbindlich festzulegende Standards. Eine wichtige Rolle bei der Umsetzung haben die F?hrungskr?fte selbst durch ihre Vorbildfunktion.

Am Rande bemerkt: Ob und wie stark sich das Verfolgen von Olympia auf die Arbeitsproduktivit?t im Betrieb auswirkt ist selbst unter Experten umstritten. Das Beratungsunternehmen KPMG beispielsweise hebt eher den positiven Beitrag des gemeinsamen Erlebnisses f?r den Team-Geist hervor und bef?rchtet keine negativen Folgen.