DS2: Die Digiscouts? bekommen eine neue Plattform

Digitalisierung. Eine Herausforderung, aber gleichzeitig die Chance f?r Betriebe, um sich in der zunehmend digitalisierten Welt zu behaupten. Insbesondere im Rahmen der strategischen Personalarbeit und des Ausbildungsmarketings er?ffnen sich durch die Digitalisierung neue M?glichkeiten, um die Attraktivit?t als Ausbildungsbetrieb zu steigern und durch einen h?heren Grad der Digitalisierung betriebsinterne Prozesse und Abl?ufe effizienter, schneller und kosteng?nstiger zu gestalten.

Das Tool ?DS2? (Digiscouts 2.0)

Um diese betriebliche Digitalisierung zu unterst?tzen, wurde 2018 das Projekt Digiscouts? ins Leben gerufen, welches Azubis bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten in ihrem Ausbildungsbetrieb unterst?tzt. Doch das Projekt Digiscouts? wirkte sich nicht nur positiv auf die Betriebsabl?ufe der Ausbildungsbetriebe und die digitalen Kompetenzen der Auszubildenden aus. Auch das Digiscouts?-Team im RKW verzeichnete einen Erkenntnisgewinn in Hinblick auf die genutzten Projektmanagement- und Kommunikationstools und inwiefern noch funktionales Verbesserungspotenzial hinsichtlich des RKW-spezifischen Anforderungsprofils existiert.

Im Zuge einer n?heren Pr?fung der Vor- und Nachteile bereits existierender Tools, wurde zunehmend deutlich, dass ein zentrales System, ?ber welches sowohl die Projektanmeldung als auch die gesamte Organisation und Kommunikation der einzelnen Betriebsprojekte abgewickelt werden kann, eine Bereicherung f?r das Digiscouts?-Projekt darstellen w?rde.

Um diese Komponenten zu vereinen, wurde RKW-intern das Tool ?DS2? (Digiscouts 2.0) entwickelt und im September 2020 in Betrieb genommen. Somit kann auch das RKW ein eigenes Digitalisierungsprojekt vorweisen, welches die Abl?ufe und Kommunikationskan?le vereinfacht. Bereits w?hrend der Anlaufphase des Tools lie?en sich deutliche Verbesserungen in den Bereichen Transparenz, ?bersichtlichkeit und effizientes Arbeiten erkennen. Durch das Zusammenf?hren der verschiedenen Elemente Projektmanagement, Kommunikationskanal und Lerninhalte, wurde ein zentrales System geschaffen, welches aufgrund des facettenreichen Funktionsumfangs hervorsticht.

Ein entscheidender Vorteil zur Ausgangssituation ist der erheblich leichtere Anmeldeprozess f?r das Projekt Digiscouts?. Durch die Digitalisierung des Vorgangs profitieren interessierte Betriebe von einer ?bersicht ?ber die teilnehmenden Regionen und die in dieser Region noch verf?gbaren Pl?tze, welche zu jeder Zeit auf der Webseite von DS2 einsehbar sind. Innerhalb k?rzester Zeit und durch wenige Klicks kann direkt eine Anmeldung f?r die Digiscouts? erfolgen, sodass weder ein redundantes Ausdrucken und Einscannen von Dokumenten noch ein postalisches Einreichen der Bewerbung erforderlich sind. Dar?ber hinaus wird auch im weiteren Anmeldeprozess jederzeit der aktuelle Status der jeweiligen Bewerbung angezeigt, sodass zu jedem Zeitpunkt die Transparenz der Vorg?nge gew?hrleistet werden kann. Die papierlose und damit ressourcenschonende und zeitgleich schnelle Abwicklung des gesamten Prozesses, ist in einem Zeitalter der Nachhaltigkeit, Schnelligkeit und Transparenz das Fundament einer modernen Organisation.

Ein Projektmanagementtool

Im Rahmen seiner Funktion als Projektmanagementtool ist ein wesentlicher Bestandteil von DS2 die Komponente Projektplanung, mit der die schrittweise Umsetzung des Betriebsprojekts durch das Erstellen und Abschlie?en von Aufgaben bestm?glich strukturiert und der Projektfortschritt konstant ?berpr?ft werden kann. Zudem erhalten Nutzerinnen und Nutzer entsprechende Benachrichtigungen, beispielsweise wenn gewisse Aufgaben ihr F?lligkeitsdatum ?berschritten haben. Auf diese Weise erm?glicht DS2 ein strukturiertes Arbeiten innerhalb des eigens aufgestellten Zeitplans, ohne dass gro?e Meilensteine oder kleinere Aufgaben in Vergessenheit geraten. Insgesamt erm?glicht DS2 demnach eine unkomplizierte zeitliche sowie inhaltliche Planung des jeweiligen Betriebsprojekts.

Kommunikation

Eine weitere zentrale Komponente von DS2 ist die integrierte Kommunikationsfunktion. Dieser Kanal gestattet einen einfachen und nachvollziehbaren Austausch zwischen den einzelnen Azubis, den Betreuenden im Betrieb und auch dem RKW-Team. Durch die Gestaltung als offenes Forum zu selbsterstellten Themen kann von jedem Projektmitglied zu jeder Zeit eine Diskussion oder Unterhaltung rekonstruiert werden, sodass ein hohes Ma? von Transparenz gew?hrleistet ist. Der umst?ndliche Austausch per E-Mail zwischen Einzelpersonen konnte somit von einem von allen Beteiligten einsehbaren Kanal abgel?st werden. Alle Beteiligten sind somit zu jeder Zeit auf dem aktuellen Stand.   

Lerninhalte

Um den Azubis zu einer einheitlichen Wissensgrundlage f?r die Umsetzung ihres Projekts zu verhelfen, enth?lt DS2 eine weitere Rubrik f?r Lerninhalte, ?ber die Azubis entsprechendes Material abrufen k?nnen. Insbesondere die Suche nach Digitalisierungspotenzialen im Ausbildungsbetrieb und die Kernaspekte des Projektmanagements stehen hierbei im Mittelpunkt, da die Erfahrungen mit diesen Themen individuell stark variieren k?nnen und es somit f?r die Projektumsetzung f?rderlich ist, den Azubis Wissen zur Verf?gung zu stellen, welches ihnen gegebenenfalls den Einstieg in die Thematik erleichtert. 

Mit dem Ziel ein m?glichst ganzheitliches Tool zu kreieren, wurden ?ber die Kernfunktionen des Tools hinaus auch ein Veranstaltungskalender und eine Zeitschiene in DS2 integriert. Als Resultat ist eine umfassende ?bersicht ?ber die gesamten Termine, Aufgaben und Veranstaltungen verf?gbar, sodass die Zeitplanung des Betriebsprojekts zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar ist. Abschlie?end vervollst?ndigt noch eine Sektion f?r Frageb?gen den Funktionsumfang des Tools, um im Nachhinein die Erfolge und Herausforderungen des jeweiligen Betriebsprojekts n?her analysieren zu k?nnen. Hiervon profitiert nicht nur das Digiscouts?-Team des RKW, welches kontinuierlich daran arbeitet, die Rahmenbedingungen und Unterst?tzung f?r das Projekt Digiscouts? zu verbessern, sondern auch die Betriebe selbst, denn auch aus den Herausforderungen des Projekts lassen sich f?r die Zukunft Erkenntnisse gewinnen, welche das Unternehmen weiter voranbringen k?nnen.

Abschlie?end l?sst sich bereits drei Monate nach Inbetriebnahme des Tools erkennen, dass sich DS2 mit seinem au?erordentlichen Funktionsumfang bew?hrt hat. W?hrend die Prozesse in der ?alten Welt? papierlastig und teilweise un?bersichtlich waren, erm?glicht DS2 in der ?neuen Welt? transparente und effiziente Arbeitsprozesse.

Insgesamt lohnt es sich also die Digitalisierung als Chance zu betrachten und sich den Herausforderungen zu stellen!